Tipos de Facturas y su Emisión: Conceptos Clave para Empresas

Cuándo se Debe Emitir la Factura

Si el destinatario no es un empresario o profesional, las facturas deben emitirse y entregarse en el mismo momento de realizarse la operación.

Si el destinatario es un empresario o profesional, la emisión puede realizarse dentro del plazo de los 30 días siguientes a la realización de la operación, y siempre antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que termine el periodo de liquidación del IVA (con el fin de que sea incluida en la correspondiente declaración).

En el caso de las facturas recapitulativas, que son aquellas que incluyen en una sola factura las operaciones realizadas para un mismo destinatario en el plazo máximo de un mes natural, se emitirán el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones.

NIF o Número de Identificación Fiscal

Es el número asignado a cada persona física, jurídica u otro tipo de entidades, compuesto por letras y números.

La composición del NIF depende de:

• El tipo de empresa.
• La provincia, aunque hay algunas excepciones.

Obligación de Emitir Facturas

Están obligados a emitir factura los empresarios o profesionales en los siguientes casos:

• Cuando el destinatario sea un empresario o profesional.
• Cuando el destinatario lo exija en las exportaciones y entregas intracomunitarias exentas de IVA.

No existe obligación de facturar en las operaciones siguientes:

• Las realizadas por comerciantes minoristas, sujetas al recargo de equivalencia.
• Las operaciones exentas.
• Las realizadas por sujetos pasivos acogidos al régimen simplificado.

Factura Proforma

Es un documento que realiza el vendedor para plasmar una oferta detallada de una venta.

Elementos de una Factura Proforma

Para no confundir una factura ordinaria con una proforma, lo primero que debes incluir es un título que especifique ‘Factura Proforma’. El resto son los mismos datos que incluirías al hacer facturas.

¿Se Contabilizan las Facturas Proforma?

Las facturas proforma no se registran. Carecen de valor legal o administrativo. No las puedes contabilizar como ventas al comprador y, por tanto, no forman parte de tu contabilidad.

¿Para Qué se Utilizan las Facturas Proforma?

Puedes enviar la factura proforma al comprador y, de esta manera, le informas de los detalles de la operación. Si tu cliente la acepta, puedes emitir la factura final para su cobro.

¿Quién Emite una Factura Proforma?

Este tipo de facturas las expide el exportador para explicar las condiciones a las que está dispuesto a vender su mercancía; y para que el importador pueda solicitar la licencia de importación, o la obtención de divisas para realizar el pago. Por tanto, como vendedor, eres el que puede emitir facturas proforma.

Factura Recapitulativa, Resumen o Agrupada

Cuando una empresa recibe pedidos frecuentes de un cliente, en lugar de realizar una factura para cada pedido, se pueden agrupar las operaciones realizadas para un mismo destinatario en el plazo máximo de un mes natural en una única factura. Previamente, se puede enviar un albarán valorado en el que se reflejan los precios, descuentos, gastos, etc.

Factura Simplificada

Se aplica desde principios de 2013, y sustituye al tique, permitiendo que cualquier autónomo pueda utilizarla en pequeñas operaciones.

El contenido deberá contener:

• Numeración correlativa (número y serie) y fecha de expedición.
• Nombre o razón social y NIF del expedidor.
• Tipo impositivo aplicado, o la expresión “IVA incluido”.
• Contraprestación total.

Si el destinatario lo exige, puede emitírsele factura completa. En estas facturas se omiten, por ejemplo, los datos de identificación del destinatario.

Factura Rectificativa

Es un documento que se emite para la corrección de una factura original o para alguna devolución de mercancía.

Es obligatorio utilizarla:

• Cuando la factura original no cumple el contenido mínimo.
• Cuando las cuotas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente.
• Cuando se dé alguna circunstancia que dé lugar a la modificación de la base imponible: créditos comerciales incobrables, devoluciones, descuentos y bonificaciones.