Tipos de reuniones: cómo organizar y optimizar reuniones de trabajo eficaces

¿Qué es una reunión?

Una reunión es una instancia de comunicación donde un grupo de personas, unidas en un momento y espacio determinados, tratan un tema común basado en objetivos preestablecidos.

Funciones de las reuniones

• Brindan la posibilidad de acceder a información relevante de forma rápida.
• Favorecen la libre circulación de ideas entre personas que, en otras circunstancias, no se relacionarían.
• Permiten aclarar dudas relativas al tema tratado instantáneamente.
• Facilitan encontrar soluciones a problemas planteados.
• Posibilitan la obtención de resultados concretos.
• Fomentan la comunicación y confianza entre los miembros.
• Promueven la implicación entre los asistentes.

Elementos comunes de una reunión

Moderador/Coordinador

El moderador o coordinador ejerce un rol de animador, coordinador, director o moderador. Sus funciones principales son:

• Planificar
• Facilitar
• Clarificar
• Controlar o moderar
• Dinamizar
• Evaluar

Tema

Es fundamental plantear por qué se organiza una reunión y no se utiliza otro medio. Se deben plantear los objetivos. El moderador debe priorizar los objetivos.

Tipos de objetivos

• Primarios: Deben lograrse sí o sí. Se les debe dedicar tiempo suficiente. Si son numerosos, se pueden necesitar varias reuniones.
• Secundarios: Se pueden lograr después de los primarios. Se pueden tratar por otros medios. Pueden incumbir solo a una parte de los asistentes y no a todos.

Asistentes

Las decisiones más acertadas se toman en grupos pequeños. El número de asistentes a una reunión idealmente no debe superar los 10. Un grupo grande reduce la eficacia en los resultados. La calidad y cantidad de intercambios se ven limitados por el tiempo en grupos grandes.

Criterios para escoger a los participantes

• Puede aportar información útil.
• Posee amplia experiencia y aporta ideas.
• Favorece la acción dinámica dentro del grupo.
• Está involucrado en el tema.
• Tiene capacidad de influir en los resultados finales.

Aspectos a tener en cuenta

• Fecha propuesta de la reunión, siendo flexible a plazos.
• Lugar de celebración.
• Hora de inicio y fin.
• Orden del día o agenda de trabajo.
• Material necesario para poder trabajar.
• Ambiente físico.

Tipos de reuniones

Según el número de participantes

• De grupo pequeño (3-7 personas): Grupo de trabajo eficaz. Se pueden tomar decisiones y lograr resultados en menos tiempo. Todos participan activamente.
• De grupo mediano (8-20 personas): Útiles para informar, consultar, formar o debatir situaciones.
• De gran grupo (20-40 personas): Informar, poner en común o dar a conocer información.
• Asamblea (+40 personas): Fin informativo.

Según el objetivo

• Informativas: La información que tiene la persona que convoca la reunión llega al conocimiento de los participantes. Comunicación unidireccional. La intervención del grupo se limita a pedir aclaraciones sobre el tema tratado.
  • Etapas: Difusión de la información, *feedback* y presentación de aclaraciones por parte del convocante, resolución de dudas.
• Consultivas: Traspaso de información entre personas. La persona que convoca la reunión procura obtener información. El moderador casi no participa: plantea preguntas, da respuestas, hace partícipes a todos.
• Formativas: Objetivo: formación de las personas que constituyen el grupo. Enriquecedora para los integrantes. Sirve para compartir conocimientos y experiencias que ayudan a aprender y progresar individual y grupalmente. El moderador coordina los conocimientos y hace que surjan preguntas.
• Para generar ideas creativas: Estimular a los miembros a descubrir el máximo de ideas posibles que den lugar a nuevos métodos o soluciones originales y eficientes que respondan a una situación concreta.
• Para tomar decisiones: Objetivo: tomar una decisión concreta, un plan de acción. Es conveniente que todos los asistentes sepan con anterioridad su contenido.
  • Etapas: Generación y valoración a través de criterios predeterminados y proceso de toma de decisiones. El coordinador promueve la propuesta de diferentes alternativas, valora los distintos puntos de vista y soluciona los conflictos que aparezcan.