Trámites y Requisitos para Constituir una Empresa en España: Aspectos Fiscales, Laborales y Administrativos

Trámites y Requisitos para Constituir una Empresa en España: Aspectos Fiscales, Laborales y Administrativos

1. Organismos y Trámites Fiscales

1.1. En la Delegación de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria

• 1.1.1. Declaración censal: Es un documento por el que las personas o entidades que van a desarrollar actividades empresariales comunican a Hacienda la fecha de inicio, el tipo de actividad al que se van a dedicar, las características del local y la modalidad tributaria elegida.
• 1.1.2. Alta en el IAE: Todas las personas que inicien actividades empresariales, profesionales o artísticas deben darse de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE), en el epígrafe o epígrafes correspondientes a las actividades que pretenden desarrollar, antes del inicio de su actividad.

2. Trámites en la Seguridad Social

• 2.1. Inscripción de la empresa en la Seguridad Social: Si la empresa pretende contratar trabajadores o trabajadoras por cuenta ajena, debe comunicar a la Seguridad Social esa intención antes del inicio de la actividad.
• 2.2. Afiliación de los trabajadores y las trabajadoras: Una vez inscrita la empresa como empleadora, el paso siguiente es afiliar a los trabajadores y las trabajadoras que ingresan a su servicio y que no hayan trabajado con anterioridad.
• 2.3. Alta de los trabajadores y las trabajadoras: Si la persona trabajadora ya estaba afiliada o se ha procedido a su afiliación por la empresa, el paso siguiente en la Seguridad Social es el de darle de alta.
• 2.4. Alta del empresario o la empresaria en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA): La obligación de afiliarse, darse de alta y cotizar recae también sobre la persona que trabaja para sí misma, el autónomo.

3. Trámites Laborales

3.1. En la Administración laboral:

Los trámites laborales se realizan en la Dirección Provincial de Trabajo o en la Delegación de Trabajo en el caso de que la Comunidad Autónoma tenga transferidas esas competencias y son los siguientes:

1. Comunicación de apertura de centro de trabajo o reanudación de actividad.
2. Adquisición y sellado de libro de matrícula.
3. Adquisición y sellado del libro de visitas, en la Inspección provincial de Trabajo.
4. Presentación del calendario laboral en la Inspección Provincial de Trabajo. Este calendario debe estar expuesto y visible en el centro de trabajo.

3.2. En la oficina de empleo: Notificación y registro de los contactos

Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE). El Servicio Público de Empleo Estatal, antiguo INEM, realiza las siguientes funciones en relación a la contratación laboral:

1. Si la empresa necesita trabajadores o trabajadoras puede solicitarlos en las Oficinas de Empleo (o en las Agencias Privadas de Colocación).
2. Notificación y Registro de los contratos de trabajo formalizados con los trabajadores y las trabajadoras.
3. Comunicar las contrataciones efectuadas que no estén obligadas a realizarse por escrito.

4. Trámites en el Ayuntamiento

• 4.1. Licencia de apertura: Todas las empresas que tengan una sede física, un local, tienen que solicitar al Ayuntamiento una licencia municipal de apertura que acredita la adecuación de las instalaciones proyectadas a la normativa urbanística, ambiental y de seguridad vigente y a la reglamentación técnica que pueda serle aplicable.
• 4.2. Licencia de obras: Si el local necesita reformas, será necesaria la licencia de obras que supone que el Ayuntamiento (Departamento de Urbanismo) reconoce que las obras que se van a realizar están de acuerdo con las normas urbanísticas del municipio.
• 4.3. Tributos locales: La empresa debe darse de alta en tasas o tributos municipales como la basura o el servicio de aguas.

5. Otros Trámites

• 5.1. En el Registro de la Propiedad Industrial: Son derechos de la propiedad industrial:
  • Las patentes de invención.
  • Los modelos de utilidad.
  • Los diseños industriales.
  • Las topografías de productos semiconductores.
  • Las marcas.
  • Los nombres comerciales.
• 5.2. En el Registro Mercantil: Todas las empresas están obligadas a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad. Por ello deben cumplimentar una serie de libros que tienen el carácter de obligatorios.
• 5.3. Solicitud del Libro de Reclamaciones: Antes de comenzar la actividad, todas las empresas que posean una atención al público deben solicitar el Libro de Reclamaciones en el organismo competente en materia de consumo de su Comunidad Autónoma.

Creación Telemática de una Sociedad Limitada Nueva Empresa

Los trámites para crear una Sociedad Limitada Nueva Empresa son básicamente los mismos que para cualquier otro tipo de sociedad con algunas peculiaridades:

• Pueden realizarse por Internet, por vía telemática.
• Se formalizan en un único documento, el Documento Único Electrónico (DUE) que recoge toda la información de la empresa evitando acudir al Registro Mercantil, a Hacienda y a la Seguridad Social.
• Se realizan a través de los Puntos de Asesoramiento e Inicio de Tramitación (PAIT) que son unas oficinas que pueden depender de las Administraciones Públicas, de entidades públicas y privadas, así como de colegios profesionales, organizaciones empresariales y Cámaras de Comercio. También realizan funciones de PAIT los centros de Ventanilla Única Empresariales (VUE).
• El sistema de Tramitación Telemática del Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE) es un sistema informático de tramitación de expedientes electrónicos que, a través del DUE, lleva a cabo el intercambio de la documentación necesaria para la creación de empresas, aunque actualmente sólo se puede utilizar para sociedades limitadas y SLNE.
• El PAIT tiene una doble misión:
  • Prestar servicios presenciales de información y asesoramiento a los emprendedores y las emprendedoras en la definición y tramitación telemática de sus iniciativas empresariales, así como durante los primeros años de actividad de la Sociedad de Responsabilidad Limitada.
  • Iniciar el trámite administrativo de constitución de la sociedad a través del Documento Único Electrónico (DUE).