Unidad de Organización y Métodos: Funciones Esenciales para la Eficiencia Empresarial

La Unidad de Organización y Métodos (OyM): Definición y Alcance

La Unidad de Organización y Métodos (OyM) es la encargada de conocer los problemas organizativos, tanto en sus aspectos estructurales como de procedimientos, que surjan por cambios o adaptación a los objetivos establecidos. Su misión es proponer soluciones para mejorar la eficiencia, apoyándose en técnicas y herramientas específicas. Las técnicas aplicables incluyen el análisis de sistemas y la simplificación del trabajo.

Origen de la Labor de la Unidad OyM

La labor de la unidad de Organización y Métodos nace, fundamentalmente, de las siguientes decisiones:

• Por iniciativa del gerente de la unidad.
• Por solicitud de alguna otra unidad.
• Por la formulación de un plan de trabajo.

Esta última opción es la más recomendable, ya que implica una gestión y planificación proactivas.

Justificación de la Unidad de Organización y Métodos

La existencia y operación de una unidad de OyM se justifica por la necesidad de abordar y resolver diversas problemáticas que afectan la eficiencia y el rendimiento de una organización. Algunos indicadores que señalan la necesidad de su intervención incluyen:

Indicadores de Problemas Organizativos:

• Pérdida de material, tiempo y energía.
• Daño frecuente de la maquinaria.
• Operaciones que generan "cuellos de botella".
• Transportes largos y riesgosos.
• Condiciones de trabajo peligrosas.
• Altos costos de operación.
• Exceso de horas extras.

Procesos Clave de la Unidad OyM:

Para abordar estos problemas, la unidad de OyM se enfoca en:

• Investigar, analizar y proponer planteamientos.
• Solucionar las anomalías detectadas.
• Lograr la eficiencia en las operaciones.

Impacto en la Estructura Organizacional:

La unidad de OyM contribuye a optimizar la estructura organizacional, buscando siempre la solución de anomalías y el logro de la eficiencia operativa.

Estructura Interna de la Unidad OyM

La unidad de OyM está liderada por un gerente, cuya capacitación y experiencia son fundamentales para lograr los objetivos y generar confianza y credibilidad en el personal. Los integrantes de la Unidad de OyM pueden tener diferente grado de preparación y especialización (por ejemplo, juniors o seniors), de acuerdo con el alcance y profundidad que sean propios del plan de trabajo.

Funciones Esenciales de la Unidad de Organización y Métodos

Las principales funciones de la unidad de OyM abarcan diversas áreas clave para la optimización organizacional:

1. Estudio de la Estructura

Consiste en el análisis de la estructura formal oficial de la empresa y la proposición de modificaciones dentro de la misma. Este estudio puede darse en los siguientes aspectos:

• Revisión de la estructura actual.
• Reordenamiento de la estructura actual, total o parcialmente.
• Creación y supresión de unidades administrativas, definiendo su relación con otras unidades.

2. Análisis de Funciones

Esta función busca describir el procedimiento adecuado para lograr los objetivos y, por consiguiente, determinar cuáles son las funciones a cargo de cada área. Comúnmente, abarca estas facetas:

• Análisis y determinación de las funciones de las unidades actuales y por crearse.
• Establecimiento de las labores necesarias para cumplir con esas funciones, midiendo sus exigencias técnicas y el tiempo que demanda su realización.
• Descripción de los cargos que deben desempeñarse para el cumplimiento de las labores.
• Establecimiento de las relaciones que debe mantener cada cargo con los restantes.

3. Estudio de los Procedimientos

La unidad de Organización y Métodos tiene en el análisis de los procedimientos una de las funciones más relevantes, puesto que en ellos debe buscar la máxima eficiencia. El estudio de los procedimientos se centra en:

• Revisión de procedimientos vigentes, proponiendo las modificaciones necesarias para incrementar la eficiencia.
• Estudio de procedimientos nuevos para las unidades que se hayan creado o para cumplir nuevos objetivos y funciones.
• Consideración de las relaciones entre diferentes procedimientos dentro de un sistema general operativo-informativo.

4. Diseño de Formularios

La unidad de Organización y Métodos debe vigilar atentamente todo lo concerniente a los formularios: diseño, información transmitida, cantidad de ejemplares, tramitación, control y archivo. Esta función comprende los siguientes aspectos:

• Establecimiento de reglas para el diseño de formularios.
• Revisión de los formularios vigentes, proponiendo las modificaciones necesarias.
• Diseño de nuevos formularios, requeridos por procedimientos nuevos.
• Consideración de la dinámica de los formularios.
• Determinación de los lugares y métodos de archivo de la documentación procesada.