Arxiu Clínic: Gestió i Organització de Documents

Unitat Formativa 2: Arxiu Clínic

Definició de Document

Un document és una font d'informació que permet la comunicació i la transmissió de dades. Es tracta de qualsevol coneixement fixat materialment sobre un suport que pot ser utilitzat per a consulta o treball.

Documentat/Documentada

Significa estar fundat en documents.

• Exemple 1: Ha escrit l'article sense estar gens documentat sobre el cas. (Ús incorrecte)
• Exemple 2: És una tesi molt ben documentada. (Ben informat)

Document (segons l'IEC)

• Escrit original o oficial que serveix de base, de prova o de suport d'alguna cosa.
• Unitat d'informació corresponent a un contingut singular. Exemples: Documents diplomàtics, històrics, textuals, audiovisuals, gràfics.

Característiques d'un Document

• Informació: Text, gràfiques, imatges, so.
• Suport: Pedra, papir, tela, paper, fotografies, ecografies, vídeo, CD, DVD, digital.
• Registre: Gravat, carbó, pintura, tinta, rajos X, àudios, vídeos, làser...

Definició d'Arxiu

El terme arxiu ha evolucionat al llarg de la història, paral·lelament a la ciència arxivística. Actualment, el Consell Internacional d'Arxius el defineix amb tres accepcions:

• Conjunt de documents, de qualsevol data, forma o suport material, produïts o rebuts per tota persona física o jurídica, i per tot servei o organisme públic o privat, en l'exercici de la seva activitat. Aquests documents són conservats pel seu productor o els seus successors per a les seves necessitats, o bé transmesos a la institució arxivística competent, per raó del seu valor arxivístic.
• Institució responsable de la reunió, del tractament, de l'inventari, de la conservació i de la comunicació dels arxius (també anomenat servei d'arxius).
• Edifici o part de l'edifici on són conservats i comunicats els arxius (també anomenat dipòsit d'arxiu).

Definició d'Arxivística

• L'arxivística és la ciència que té per objecte l'estudi de la conservació i organització dels documents per facilitar-ne la consulta administrativa o històrica.
• Estudia els principis i els procediments metodològics i tècnics emprats en la gestió, la conservació, l'organització i la comunicació dels documents d'arxiu, des del moment en què són generats.
• Té l'objectiu de preservar el testimoni dels drets, els interessos i la memòria de les persones jurídiques i físiques, així com de racionalitzar els recursos d'informació en els organismes.