Arxiu i procediments de registre d'informació per empreses

Arxiu i registre d'informació del client

1. Arxiu i registre d'informació del client

Funcions: desar i emmagatzemar informació, suport a la presa de decisions, informació de manera ràpida i eficient, complir les disposicions legals de conservació.

Procés:

1. Selecció: determinar d'on prové la informació, la data i si està en vigor.
2. Registre del document: deixar constància de la recepció; després serà més fàcil trobar la informació a l'empresa.
3. Classificació i ordenació: es divideix en catàlegs ordenats i s'envia al departament corresponent.
4. Codificació: assignar una clau d'accés o identificador per a cada document.
5. Arxivament: un cop complerta la funció, s'arxiva i s'emmagatzema.

Procediments de tractament de la informació

2. Procediments de tractament de la informació

1. Recollida d'informació.
2. Registre de la informació: instantani, manual o computacional (llibres, agendes, sistemes informàtics).
3. Elaboració de la informació: quina informació tenim? Recollir de diferents fonts, analitzar-la, redactar-la i emmagatzemar-la on calgui.
4. Comunicació.
5. Emmagatzematge de la informació: protegir la informació nova, controlar efectius de caixa, tenir al dia assegurances, preservar contractes i informes, controlar sortides de magatzems, etc.

S'han millorat els sistemes d'arxiu perquè hi ha més documents, volem tenir-los immediatament i els processos de comunicació són més complexos.

Fonts d'informació importants per a les empreses

Diari oficial: mitjà on diferents organismes públics publiquen normatives, avisos legals... Ex.: BOE, DOGC.

Entorns virtuals:

1. Mitjans audiovisuals.
2. Telefonia.
3. Internet: xarxa de comunicació a través de connexions d'ordinadors i sistemes de transferència de dades.
4. Correu electrònic.
5. WWW: xarxa conformada per un sistema de funcionament complex amb hipertextos i altres sistemes interrelacionats als quals es pot tenir accés amb Internet.
6. Telnet i serveis similars.
7. Xats o videoconferències.
8. Intranet.
9. Xarxes socials.

Filtrat de la informació de la xarxa: abans s'ha de definir l'objectiu de la recerca, plantejar tàctiques, combinar estratègies, anotar els resultats de la recerca i escollir el resultat més adequat.

Ordenació alfabètica

Ordenació alfabètica de persones: primer cognom; si coincideix, segon cognom; si perdura la coincidència, nom; si continua coincidint: professió o nom i adreça. Si el cognom està precedit per una preposició o article, serà part del cognom o nom.

Empresa: raó social — ex.: Bernadisc SL abans que Girodisc SL.