La Comanda, el Pressupost i el Transport de Mercaderies: Guia Completa
Clasificado en Formación y Orientación Laboral
Escrito el en 
catalán con un tamaño de 11 KB
La Comanda
La comanda és la sol·licitud que fa un empresari a un proveïdor perquè li subministri mercaderies o li presti un servei. Cal que les empreses, subjectes a inscripció en el registre mercantil, facin constar en tota la seva documentació (correspondència, comandes, factures) el domicili i les dades identificadores de la inscripció.
Formalització de la Comanda
Les comandes es tramiten en el departament de compres. Cal fer almenys dues còpies de la comanda: l'original s'envia al proveïdor i ha d'anar signada i segellada. Una de les còpies es queda al departament de compres i l'altra còpia a magatzem.
La comanda es pot formular de 4 formes diferents:
La nota de comanda: És un imprès que ha de contenir totes les dades necessàries perquè s'hi detallen els articles sol·licitats així com les principals condicions de l'operació. En general hi trobem:
La identificació de comprador i venedor: nom de l'empresari o empresa, adreça completa i el NIF.
El número de comanda.
La data d'emissió de la comanda.
Adreça on s'han de lliurar les mercaderies.
Unitats i descripció dels articles sol·licitats.
Els preus unitaris i els impostos parcials i totals.
Data de lliurament, i en el cas que el lliurament sigui fraccionat s'han d'indicar les diferents dates per cada lliurament.
Condicions, forma i termini de pagament.
Descomptes.
Mitjà de transport utilitzat.
La signatura de qui realitza la comanda o del responsable de compres.
Fax, correu electrònic i carta: Es tracta d'establir per escrit les condicions de l'operació.
Per telèfon: Quan es fa una comanda per telèfon és necessari que es confirmi posteriorment per escrit.
Mitjançant agent comercial o representant: L'agent comercial emplena la comanda, el client signa l'original (excepte les condicions de compra i el preu). L'original se'l queda l'agent i el client es queda la còpia, en el revers de la seva còpia hi hauran indicades totes les condicions de la venda.
Classes de Comanda
Les comandes poden ser:
En ferm: Té lloc quan el comprador i el venedor estan d'acord amb les condicions de l'operació i no s'espera que variïn.
Condicional: Té lloc quan el comprador exposa unes condicions al venedor, però cal que aquestes condicions siguin acceptades per part del venedor.
Fins que el venedor no les accepti, la comanda es considera condicional. Si el venedor les accepta, la comanda passa a ser en ferm i si el venedor finalment no accepta la comanda esdevé nul·la.
Organització dels Arxius de Comandes de Clients i Comandes a Proveïdors
A l'empresa hem de disposar d'arxivadors diferents:
Per comandes de clients
Per comandes a proveïdors
Les Incidències
Es poden presentar situacions que provoquin la modificació o l'anul·lació de les comandes que s'han fet:
Modificació: Cal notificar-la al proveïdor amb molta urgència abans que aquest enviï la mercaderia i explicant les causes que han provocat la modificació.
Anul·lació: Pot ser deguda a diferents causes, per una banda al proveïdor (retards, qualitats diferents a les pactades, mercaderies deteriorades...) o bé al comprador (errors, dificultats per pagar). Abans d'anul·lar una comanda cal tenir en compte les condicions del contracte de compravenda ja que podria tenir repercussions legals.
El Pressupost d'Obres o Serveis
Un pressupost és un document previ al contracte creat per qui ofereix el servei i en el que consten totes les condicions relatives a l'operació. Hi ha sectors en els que és molt habitual la realització de pressupostos, per exemple, prestació de serveis a domicili, reparacions, realització d'obres...
Cal tenir en compte els diferents punts:
El client pot demanar el pressupost per escrit per comparar diferents ofertes.
El prestador del servei ha de lliurar el pressupost abans de la realització del servei.
L'acceptació del pressupost per part del client equival a l'existència d'un contracte i el proveïdor realitzarà el servei quan el consumidor hagi signat el pressupost i en rebi una còpia.
Les despeses de desplaçament per la realització del pressupost només es poden cobrar una vegada encara que s'hagi fet més d'un viatge.
Si durant la prestació del servei s'adverteix la presència d'avaries o d'efectes ocults s'ha d'informar per escrit al client el més ràpid possible indicant quin serà en aquest cas l'increment del cost. Aquests imprevistos només es podran resoldre si el client torna la seva conformitat.
En cas que un pressupost no sigui acceptat es pot cobrar per la seva elaboració sempre que el prestador del servei acrediti amb documents que va informar d'aquesta obligació al client.
El Transport de Mercaderies
Hi ha diverses opcions per transportar les mercaderies:
Utilitzar els vehicles del venedor o del comprador.
Contractar un transportista.
Utilitzar agències de missatgeria quan es tracta d'enviaments urgents.
El Contracte de Transport
Un servei de transport és un contracte amb virtut del qual una persona (portador) es compromet a traslladar persones o coses entre dos punts determinats per un preu cert.
Perquè el contracte de transport sigui mercantil cal que:
El transportista sigui comerciant.
Que els objectes transportats siguin mercaderies.
Segons la classe de transport el document utilitzat pel contracte tindrà una denominació diferent:
Carretera: Carta de port (nota de transport).
Ferrocarril: Carta de port per ferrocarril (nota de confirmació).
Marítim: Coneixement d'embarcament.
Aeri: Carta d'embarcament a coneixement d'embarcament aeri.
Transport internacional per carretera: Contracte de mercaderies per carretera.
Actors que Intervenen en el Transport
Remitent (carregador o expedidor): És la persona que contractem que lliura la mercaderia per transportar. Si el transport és a ports pagats aquest haurà de pagar el transport.
Transportista o portador: És la persona que fa el transport i conserva la mercaderia fins el seu destí. Té la obligació de lliurar-la dins del termini que s'ha pactat.
Destinatari o consignatari: És qui ha de rebre la mercaderia. Si l'enviament és a ports deguts haurà de pagar el transport.
Els actors que intervenen en el transport han de conservar la documentació durant un any com a mínim per si la requereix la inspecció del transport terrestre.
Modalitats de Pagament de Transports
En el document de transport cal indicar qui el pagarà.
Ports pagats: El pagament l'efectua el remitent en el moment de l'enviament de la mercaderia.
Ports deguts: En aquest cas pagarà el destinatari en un termini màxim de 24 hores des de que rep la mercaderia.
Reemborsament: El destinatari en rebre la mercaderia ha de pagar la mercaderia i el port.
L'IVA en el Transport
El transport és un servei que està subjecte a l'impost sobre el valor afegit, els tipus impositius a aplicar són els següents:
Transport de mercaderies: 21%.
Transport de viatgers i els seus equipatges: 10%.
Transport internacional: Exempt d'IVA.
Obligacions i Responsabilitats en el Transport (del portador)
Les responsabilitats del portador comencen en el moment en què rep la mercaderia i finalitzen quan la lliura en el mateix estat en què es trobava quan la va rebre.
Hi ha 3 casos diferents:
Si durant el transport la mercaderia es perd o es malmet anirà a compte del transportista. El destinatari pot reclamar pels danys que detectin en obrir els embalums.
Però compte: si els danys apareixen a la part exterior dels embalums només s'admet la reclamació en l'acte de lliurament. Un cop han transcorregut els terminis de lliurament o s'han pagat els ports el portador no admet cap reclamació.
Si no es lliuren les mercaderies dins del termini fixat el portador haurà de pagar la indemnització que s'hagi pactat a la carta de port.
El consignatari ha de pagar els ports de les mercaderies que reben dins les 24 hores següents al lliurament.
Albarà o Nota de Lliurament
L'albarà és el document que acompanya la mercaderia durant el transport i que es lliura al destinatari juntament amb la mercaderia. Mitjançant l'albarà s'acredita d'una banda la sortida de la mercaderia del magatzem del venedor, d'altra banda la recepció de la mercaderia per part del comprador i finalment s'acredita que s'ha realitzat el transport.
L'albarà és un document de prova ja que la factura per si sola no prova que realment s'hagi lliurat la mercaderia.
Dades que han de Figurar a l'Albarà
L'albarà no és un document d'ús obligatori, però com a mínim solen contenir les dades següents:
Número d'albarà, dades de comprador i venedor, número de comanda, lloc i data d'emissió, lloc de lliurament de la mercaderia, mitjà de transport utilitzat, descripció de la mercaderia, número d'unitats que s'envien.
Classes d'Albarans
Albarans valorats: Hi figuren els preus unitaris i el total de l'operació.
Albarans sense valorar: Hi figura la descripció i la quantitat de mercaderia enviada, però no els preus.
Còpies d'Albarans
Còpia del venedor: Serveix per justificar la sortida de les mercaderies del magatzem i perquè el departament de vendes faci la factura.
Còpia per signar-la al comprador: Si la mercaderia rebuda és la correcta el comprador retornarà al venedor la còpia de l'albarà signada i segellada.
Còpia pel comprador: El comprador es quedarà amb una de les còpies de l'albarà per justificar que ha rebut la mercaderia i contrastar-lo amb les dades de la factura.
Arxivaments dels albarans: Els albarans de compres arriben a l'arxivador d'albarans de proveïdors dins de la carpeta de cada proveïdor. Quan arribin les factures es verificaran amb els albarans i es graparan amb la factura corresponent.
Albarans de vendes: Es desen grapats amb la comanda del client.