Control i Gestió Documental Laboral: Privacitat i Eficiència

Control d'Internet

Vigilància i Restriccions

L'empresari pot vigilar i restringir la navegació per internet, fins i tot quan el treballador necessiti aquesta eina per treballar. Pot bloquejar l'accés a certes adreces quan entengui que no són necessàries per al desenvolupament de les activitats i també pot rastrejar la navegació i revisar els registres d'accés.

Intimitat i Secret de les Comunicacions

La identificació de les persones que naveguen per internet i les pàgines que visiten pot suposar una intromissió en la intimitat i una vulneració del secret de les comunicacions. Per evitar aquesta vulneració, s'han d'establir unes normes de control i vigilància de l'ús d'internet i del correu electrònic.

Procediment de Control

El procediment de control ha d'establir normes escrites que entenguin tots els treballadors. Aquestes normes s'han de notificar als representants dels treballadors i, si és possible, s'han de pactar amb aquests. Convé que es signi un full de conformitat i tots els treballadors han de conèixer aquestes normes.

Control mitjançant Càmeres de Vigilància

La seva instal·lació pot vulnerar la intimitat dels treballadors, per això s'ha de tenir en compte la idoneïtat, la necessitat i la proporcionalitat. No es poden col·locar en lavabos, menjadors ni llocs de descans.

Registrar i Arxivar la Informació i la Documentació

Expedient Personal

S'elabora l'expedient personal de cada treballador. Es guarda de manera ordenada tota la documentació relacionada amb l'historial laboral de cada treballador. Per conservar els documents s'han de seguir una sèrie de normes com la LOPD o les que fan referència a la conservació de documents.

Elements de l'Expedient

• Carpeta
• Extracte o resum
• Documentació

Documents de l'Expedient

Són documents generats per la pròpia empresa, que procedeixen de l'administració pública o d'altres empreses o institucions privades. Podem distingir entre documents relatius a la incorporació (carta presentació, currículum, còpia del contracte de treball) i documents relatius a la formació i desenvolupament (cursos, informes, amonestacions, sancions, etc.).

Actualització i Digitalització

Els expedients s'han d'actualitzar contínuament, ja que poden patir variacions com, per exemple, pròrrogues dels contractes, canvis de categoria professional, ascensos, etc. Les empreses acostumen a digitalitzar l'expedient personal dels treballadors. El sistema de digitalització ha de garantir la integritat de l'expedient i la conservació i protecció de dades de caràcter personal. La digitalització no elimina l'obligació de conservar alguns dels documents en paper almenys durant 4 anys.

Classificació dels Expedients

Depèn de les dimensions de l'empresa. En petites empreses s'ordenen alfabèticament. En les grans empreses s'ordenen alfabèticament per departaments, dins de cada departament pel número de categoria professional i dins de cada categoria alfabèticament per cognoms i nom dels treballadors.

Conservació de Documents de Caràcter Laboral

Els expedients laborals els gestiona el departament de recursos humans. Les empreses han de conservar durant 4 anys els documents següents:

1. Afiliació dels treballadors a la Seguretat Social.
2. Comunicats d'altes, baixes i variació de dades d'inscripció a la Seguretat Social.
3. Document d'afiliació a la mútua per a la protecció d'accidents i malalties professionals.
4. Els rebuts dels salaris.
5. Butlletins de cotització a la Seguretat Social.

Cicle Vital dels Documents

La vida dels documents passa per 3 etapes:

1. Romanen a l'arxiu de cada departament.
2. Després passen a l'arxiu intermedi.
3. Finalment passen a l'arxiu històric.

Característiques dels Arxius

Arxiu Actiu

Conté la documentació actual que s'usa freqüentment.

Arxiu Semiactiu

Rep la documentació que transmeten els arxius dels departaments quan els treballadors han finalitzat la relació amb l'empresa, quan les necessitats de consulta són esporàdiques. Quan desapareix la vigència jurídica i administrativa, i quan les normes ho permeten, s'expurga i s'elimina la documentació. En cas contrari, els documents s'han de transferir a l'arxiu històric.

Arxiu Inactiu

Documentació que es consulta molt rarament. Només es conserven els documents que tenen un interès especial, la resta es conserven digitalitzats.