Documents Comercials i Logística

Pressupost

Document que utilitza el venedor per plasmar l'oferta a un possible comprador. Es necessita la identificació de tots dos, data d'emissió i període de validesa, descripció i preu, condicions. No s'hi inclouen els embalatges ni els transports.

Pressupost d'obres i serveis

Document creat per l'ofertant del servei, en el qual es fa constar la descripció de l'operació. El prestador lliurarà el pressupost abans de la realització de l'obra, despeses de desplaçament, avaries, pagaments dels pressupostos no acceptats.

Comanda

És la sol·licitud que fa una empresa a un proveïdor perquè se li subministrin mercaderies o serveis.

Formalització de les comandes

• Correu electrònic o ordinari
• Verbal
• Nota de comanda

Comanda en ferm

El comprador i el venedor estan d'acord en les condicions.

Comanda condicional

El comprador exposa unes condicions al venedor.

Nota de comanda

Imprès que detalla els articles, com també les condicions de l'operació.

Arxiu de comandes

Per desar les comandes dels clients i les que s'hagin fet als proveïdors, per disposar de la informació en un mateix lloc.

Denegacions

• No tenir existències
• No poder complir les condicions
• Disposar d'informes poc favorables

Modificacions

Es notifiquen als proveïdors amb urgència abans d'enviar la mercaderia.

Anulacions

Per moltes causes, s'atribueixen al proveïdor o al comprador.

Documentació Transport

Es formalitza per escrit (carta de ports). Hi han tres exemplars: un per al carregador, l'altre amb la mercaderia i el tercer per al transportista.

L'albarà

És el document que acompanya la mercaderia en el moment que es lliura al comprador.

Albarà valorat

Hi figuren els preus unitaris i el total.

Albarà sense valorar

Reflecteix les descripcions.

Comprovació mercaderies rebudes

Queda acreditada si el seu representant legal signa l'albarà en prova de conformitat amb el material lliurat.

Control comandes proveïdors

• Qui fa el transport
• Arribada de la mercaderia a termini i en bones condicions
• Si hi ha reclamació o incidència

Control comandes clients

• Si hi ha prou existències
• Mercaderies per sortir
• El transport