Ekitaldien Diseinua, Planifikazioa eta Kontratuak

Ekitaldiak Diseinatzea eta Planifikatzea

1. Sarrera

Ekitaldiak antolatzeko prozesuaren lehenengo urratsa da, lasai eta presarik gabe egin beharrekoa.

Gero eta garrantzia handiagoa du ekitaldi jasangarriak egiteko ikuspegiak.

Ekitaldi Jasangarriaren Definizioa

Nazio Batuen Ingurumen Programaren definizioaren arabera, ekitaldi jasangarria hau da: “Ingurumenari egiten zaizkion kalteak gutxitu eta ekitaldia egiten den lekuko komunitateari ondorio positiboak ekartzen dizkion ekimena”.

2. Jasangarritasuna Ekitaldietan

Jasangarritasun-irizpideak prozesu guztiarekin lotuta egon behar dira. Antolatzaileek gogoeta egin behar dute ekitaldiaren ezaugarriez:

• Antolatu nahi den ekitaldiaren tamaina edo eskala.
• Zer-nolako balioak eta emozioak landu nahi diren sustatzailearen eta publikoaren artean.
• Ekitaldia egingo den lekua, baliabide materialak eta energetikoak.
• Ekitaldiak zer onura eta kalte ekarriko dizkien hirugarrenei.
• Eta abar.

3. Diseinuaren eta Planifikazioaren Funtsezko Alderdiak

Antolatzaileak honako funtsezko alderdi hauek aztertu eta garatu behar ditu ekitaldia diseinatu eta planifikatzean:

• Zergatik edo zertarako egin? Helburuak zehaztu.
• Zeinentzako egin? Xede-taldea(k) identifikatu.
• Zer egin? Formatua aukeratu eta programa osatu.
• Nola egin? Antolaketa-batzordearen eta hornitzaileen bidez.
• Non egin? Lekua eta guneak aukeratu.
• Noiz egin? Data eta ordua erabaki.

4. Antolatzailearen eta Sustatzailearen Arteko Kontratua

Dokumentu horrek honako alderdi hauek jaso behar ditu:

• Bezeroaren datuak: enpresaren datuak eta erakunde horretako ekitaldi-arduradunaren izena eta kargua.
• Antolatzailearen datuak: izena, identifikazio fiskaleko zenbakia (IFZ), helbidea, telefono-zenbakia, helbide elektronikoa, etab.
• Ekitaldiaren izena eta data.
• Ordaintzeko baldintzak: normalean, zati bat ordaintzen da kontratua sinatutakoan (%20-%30), eta gainerakoa ekitaldia egin baino egun batzuk lehenago edo geroago.
• Bertan behera uzteko baldintzak: argi utzi ekitaldia ez egiteak ekar litzakeen kostuak nola ordainduko diren eta alde bakoitzak duen ardura.