Fases d'una reunió i kinèsica: claus per a una comunicació efectiva

Les fases d'una reunió

L'anàlisi i estudi de la seva necessitat

La direcció o el coordinador d'un grup abans de convocar una reunió ha de plantejar-se: 1.° És necessària la reunió? Per considerar la necessitat o conveniència d'una reunió, el responsable del grup ha d'analitzar dos aspectes: 1. Necessitat tècnica: temes a tractar, informar, decidir… 2. Necessitat d'interrelació o comunicació: fomentar bon clima, potenciar relacions, participació… 2.° És la reunió la tècnica i el procediment més adequats per afrontar el tema o resoldre el problema? Existeixen procediments com l'elaboració de notes informatives, el quadre d'avisos o tauler d'anuncis, els horaris de visites, que pot ser que, de vegades, facin innecessari algun tipus de reunions. 3.° Quin és el moment més propici o adequat? Certs dies i algunes hores són més propícies i idònies per a la convocatòria i celebració de reunions.

La fase de preparació

La responsabilitat de la preparació d'una reunió recau directament en el conductor i en les persones que van a assistir i participar. El coordinador d'una reunió ha d'atendre a: 1.° Les condicions materials:

• Sala de reunió.
• Condicions necessàries i ambient de treball.
• Recursos materials.

2.° La fixació de l'ordre del dia i determinació de les persones que han d'assistir. El tema o temes de les reunions han de:

• Afectar i interessar al grup.
• Establir els límits del seu tractament.

3.° L'anàlisi, abans del començament de la mateixa, dels possibles aspectes problemàtics del tema: Tenir clars les dades essencials, possibles problemes que es poden plantejar en el transcurs de la sessió de treball, alternatives, etc.

L'objectiu de la reunió

La finalitat ha d'indicar-se en la convocatòria amb claredat i precisió. En la convocatòria s'ha d'incloure:

• Data, lloc i hora de reunió.
• Durada.
• Ordre del dia (temes de la reunió).
• Finalitats de la reunió en cadascun dels temes.
• Documentació amb dades, problemes, propostes; tot allò que pugui ser analitzat i estudiat per les persones que van a assistir.

Haurien de ser convocades amb un temps suficient.

L'inici de la reunió

El director d'una reunió ha de:

• Donar la benvinguda i gràcies per assistir.
• Començar la reunió amb puntualitat.
• Aclarir els punts de l'ordre del dia.
• Precisar l'objectiu de la reunió.
• Definir amb claredat i precisió la tècnica a emprar en la reunió.
• Prioritzar el tractament dels punts de l'ordre del dia.

El final de la reunió

El coordinador ha d'aconseguir que la sessió no acabi sense: 1º Haver fixat els acords i decisions. 2º Ser aclarides les tasques i activitats per la posada en pràctica dels acords i decisions. 3º Designar persones responsables del seguiment i execució de cada tasca o activitat. 4º Assignar els recursos per a cada tasca o activitat. 5º Cronoprogramació de tasques i activitats. 6º Pla de valoració processal i final.

El seguiment dels acords, decisions i tasques per part de les persones responsables i implicades

Ja s'ha indicat, la necessitat d'executar o portar a la pràctica les decisions i acords aportats. De no ser així, qualsevol decisió o acord pot incapacitar a un grup i al seu coordinador per prendre nous acords en reunions posteriors.

La kinèsica

Comunicació mitjançant el cos, es refereix als moviments corporals: cap, expressió facial. Oculèsica: comunicació mitjançant els ulls… Elements primaris: Són els més importants: Nas, Boca, Ulls, Mentó. Elements secundaris: Pòmuls, Orelles, Galtes.

Fases de l'entrevista

a) Fase prèvia: Convocatòria, tàctica a seguir, obtenir màxima informació, plantejar objectius, tenir-los clars, lloc. b) Fase de recepció: salutacions i introducció, temps disponible. c) Fase exploratòria: fer preguntes per obtenir informació, exposar els temes. d) Fase d'intercanvi d'informació: desenvolupament general, intercanviar informació, parlar, discutir, convèncer, exposar solucions, arribar a acords. e) Fase de comiat: sempre quedar bé, bona actitud, que tots quedin, si és possible, contents.

La percepció

És un procés que inclou la Sensació i l'Atenció. Rebem constantment estímuls que engeguen els nostres receptors sensorials (temperatura, sons…), rebem sensacions a partir d’un estímul. Una percepció és la interpretació d'una sensació (vista, gust, tacte...). Donar significat a les sensacions. L'atenció és un filtre dels estímuls. Tries el que vols, et convé… La importància de l'estímul fa que presti més o menys atenció. Externs: - Intensitat: sabor intens, capten més l'atenció - Grandària: estímuls grans capten més l'atenció - Contrast: un estímul que contrasti amb el que li envolta flama més l'atenció - Novetat: el diferent a l'habitual - Secuencialitat: si es presenten tots alhora és difícil atendre, si es presenten seqüencialment, és més fàcil - Repetició: si no es va atendre a les primeres repeticions s'atendrà a les següents - Variació: la variació d'estímuls exigeix major atenció. Interns: - Interessos personals: gustos, preferències… - Necessitats: alguna cosa que satisfaci una necessitat propícia major atenció - Cansament o fatiga: és difícil que estímuls captin l'atenció amb cansament o fatiga - Experiència: si no és alguna cosa nova és alguna cosa que ja ho tenim catalogat. La percepció consisteix en l'anàlisi, síntesi i avaluació de les sensacions que rebem i atenem, o sigui, és l'atribució de significat a la informació captada.