Gestió d'Arxius a l'Empresa: Organització i Utilitat

La gestió de l'arxiu a l'empresa

El volum d'informació i de documents que arriba a les empreses és cada cop més gran. Independentment de la seva grandària o actualitat, cada dia es reben, es creen, es transmeten i es processen grans quantitats de projectes i documents. Les dades i la informació que contenen han de ser desades correctament per poder recuperar-les amb rapidesa en el moment que les necessitem.

Un arxiu és el conjunt ordenat de documents que una persona, una societat, una institució, etc., produeix durant l'exercici de les seves funcions o activitats.

Utilitat de l'arxiu

L'arxiu ha de ser tan senzill de gestionar que qualsevol persona que necessiti la informació dipositada la pugui trobar d'una manera ràpida i senzilla.

La importància de seleccionar la informació

No tota la informació que rep una empresa ha de ser emmagatzemada o desada. S'ha de ser selectiu i capaç de passar un primer filtre en rebre un correu electrònic, una carta o altres documents per saber si la informació és útil o poc rellevant. Per a aquesta tasca, ens hi poden ajudar eines com agendes, blocs de notes o taulers d'anuncis.

Preguntes clau per decidir la utilitat d'un document

Per determinar si un document s'ha de desar, podeu seguir aquest arbre de decisions:

• 1. Està relacionat amb el meu entorn empresarial?
  • Sí: Desar-lo.
  • No: Aneu a la pregunta 2.
• 2. El puc trobar en un altre lloc?
  • No: Desar-lo.
  • Sí: Aneu a la pregunta 3.
• 3. Necessito aquesta informació?
  • Sí: Desar-lo.
  • No: Aneu a la pregunta 4.
• 4. Necessito aquest document específic?
  • Sí: Desar-lo.
  • No: Aneu a la pregunta 5.
• 5. He de dur a terme alguna acció relacionada?
  • Sí: Desar-lo (o llençar-lo un cop feta l'acció).
  • No: Llençar-lo.

Funcions de l'arxiu

Les funcions principals d'un arxiu són:

• Emmagatzemar: Guardar la informació rebuda de manera ordenada.
• Conservar: Mantenir la informació correctament i de forma segura.
• Recuperar: Facilitar l'accés a la informació ràpidament quan sigui necessari.

Finalitats de l'arxiu

Un arxiu ben gestionat persegueix les següents finalitats:

1. Ser el nucli de la informació i la documentació de l'organització, per tal que el treball es pugui desenvolupar de la manera més eficaç possible.
2. Proporcionar els millors serveis al cost més baix.
3. Ser una eina que faciliti la perfecta conservació dels documents.