Gestió d'arxius hospitalaris i històries clíniques

Com hauria de ser un arxiu?

• Ha de ser fàcil d’utilitzar.
• Ha de ser segur pel que fa a la conservació dels documents.
• S'ha de verificar l'eficàcia dels sistemes, els mètodes i les tècniques emprades.
• Ha de ser una selecció adient de documents que s'han d'arxivar.
• Ha de ser econòmicament rendible.
• Ha de ser apropiat a les necessitats de l'empresa; ha de simplificar al màxim l'entrada de documents i ser susceptible d'ampliació en el futur.

Disseny del sistema d'informació hospitalària

Cal distingir dos nivells:

• Nivell conceptual i tecnològic: hardware i software, i una base de dades que permeti que el SIH sigui integrat, únic i acumulatiu.
• Registre únic del pacient: és important que la base (aquesta pot ser fragmentada o no) tingui un únic registre del pacient de manera que tota la informació vagi vinculada a aquest mateix sense que hi hagi duplicats. És el que es coneix com «dades d'afiliació».

• El sistema d'informació hospitalari ha d'incloure informació interna i externa (nivell conceptual).
• Definint nivells d'accés a la informació en funció de la confidencialitat.

Així doncs tenim:

• Documentació externa: biblioteca; literatura, publicacions, documentació científica.
• Documentació interna: administrativa (logística del pacient) i la UDC (documentació assistencial).

Concepte d'arxiu d'històries clíniques

El concepte d'arxiu ha canviat en els últims anys. A mesura que anava adquirint importància, va passar a ser anomenat arxiu d'històries clíniques, després servei de documentació clínica i arxiu, i actualment unitat de gestió de la informació clínic-assistencial.

A què es deu aquest canvi?

• Major complexitat dels processos assistencials.
• Necessitat de gestionar un sistema d'informació homogeni, fiable i suficient que possibiliti els processos de gestió.
• Elaboració d'indicadors de rendiment i epidemiològics.
• Control de la qualitat assistencial.

El servei d'admissió i documentació clínica té dues àrees diferenciades:

• Atenció al pacient (emissió de dades): gestió dels pacients; orientació al registre i difusió de dades; garantir l'accés dels ciutadans als seus drets en matèria de gestió de l'assistència.
• Arxiu (recepció de dades): informació científica; codificació.

Tot i l'amplitud de funcions que ha de desenvolupar, ens centrarem en aquelles que són competència de la gestió de l'arxiu i de la documentació del pacient.