Gestió d'arxius: organització i funcions

Arxiu: conjunt ordenat de documents creats per una persona, entitat o institució en l'exercici de les seves activitats que es guarden seguint un criteri prèviament establert en un lloc determinat.

Arxivar: guardar de forma ordenada documents útils, fent-ho d'una manera lògica i eficaç, que permeti la localització posterior, quan calgui, de la forma més ràpida possible.

conjunt de documents produïts per una persona, entitat o institució en l'exercici de la seva activitat / lloc on l'empresa, entitat o institució guarda els documents degudament ordenats / institució responsable de l'acollida, el tractament, el procés d'inventari, la conservació i la sèrie dels documents.

Textuals / gràfics / imatges / audiovisuals / informàtics.

Funcions: conservar documentació, ser centre actiu d'informació, ser un mitjà de consulta i servir com a element probatori.

Classes d'arxiu: segons el titular (públics i privats), segons el valor del document o la seva finalitat (administratius i històrics), segons l'àmbit geogràfic (nacionals, generals, regionals, provincials...), segons el tipus d'administració (central, municipal, judicial, militar...)

Organització i funcionament de l'Arxiu: cada empresa organitza l'arxiu de la forma més convenient en funció de les necessitats, l'activitat, el tipus de document que maneja, el volum i la complexitat d'aquests.

Condicions per reunir un Arxiu: fàcil i ràpid d'utilitzar / fer una selecció adequada dels documents que s'han d'arxivar / aplicar unes normes precises i generals / ha de ser segur pel que fa a la conservació dels documents / s'ha de verificar l'eficàcia dels sistemes, els mètodes i les tècniques / econòmicament rendible.

Organització de l'arxiu: conjunt coordinat de persones, de mitjans materials i de procediments i normes d'actuació que intervenen en la tasca d'arxivar.

Podem organitzar l'Arxiu segons: segons la utilitat dels documents (arxiu de gestió, intermediari i històric) segons la ubicació de l'arxiu (centralitzat, descentralitzat)

Avantatges de l'arxiu centralitzat: tots els documents localitzats al mateix lloc, més control de la documentació arxivada, hi ha una o diverses persones responsables de l'arxiu. Inconvenients: temps emprat per acudir a l'arxiu i sol·licitar els documents, més cost de manteniment i gestió de l'arxiu. Avantatges de l'arxiu descentralitzat: menys temps emprat per localitzar els documents, menor cost de manteniment, accessibilitat immediata als documents arxivats. Desavantatges: ocupen espai dins dels departaments, no hi ha persona responsable de l'arxiu, pot haver-hi disparitat de criteri a l'hora d'arxivar entre els diferents departaments o seccions de l'empresa.

Passos per arxivar un document: conèixer prèviament el criteri i les normes que cal seguir per arxivar un document / identificar el tipus de document, comprovar que cal arxivar-lo, en cas contrari, el destruïm / veure si cal una còpia o escanejar-lo per guardar-lo en suport informàtic. Hi haurà documents que caldrà registrar-los en una base de dades / localitzar l'arxiu on es guardarà el document. Si trobem un document que es pugui arxivar a dos llocs diferents, s'arxivarà en un l'original i es farà còpia de l'altre / procedirem a arxivar el document seguint els criteris establerts per fer-ho.