Gestió i classificació d'arxius: conceptes i procediments

Concepció d'arxiu:

Contingut: organisme públic (operació interna) - Contingut: hospitalització a hospital. Conjunt de documents. Institució responsable de la reunió dels arxius. Edifici o part de l'edifici on són conservats ordinador, software, vídeos, música.

Tipologia d'arxiu:

Segons personalitat jurídica del productor - Segons cicle vital dels documents - Segons àmbit territorial del fons que custodien - Segons l'organisme productor

Classes d'arxiu:

Executable: No necessita cap programa per obrir. No executable: Necessita un programa per poder obrir i llegir. - Segons l'edat dels documents: Gestió: fins 5 anys - Intermedi: 5 a 25 anys - Històrics: més de 25 anys. - Segons titularitat: Publics: regulats per normativa - Privats: directrius per l'empresa - Segons la seva organització: Centralitzats: ocupen un únic espai - Descentralitzats: no es troben unificats en diversos departaments - Mixtos: combinen les anteriors - Procedència: no s'han de barrejar (factura, catàleg) - Ordre original en què van ser generats: data, nº factura, inventari. Físic - Institució Electrònic o digital - Ordinador.

Procés d'arxivament:

Registre de la documentació: document físic o digital, en el qual es fan constar totes les entrades i sortides de la documentació de l'arxiu. - Evitar pèrdues - Implica la propietat - Constitueix Inventari. - Classificació i Ordenació: Identificació i reagrupament - Alfabètic: lletres, Martínez Caballé, Laura - Geogràfic: Províncies, Tarragona/Baix Ebre/Tortosa/Segarra, Forjats, S.A. - Matèries: destinació, Negocis/Canadà/Serra Martín, Laura - Cronològic: Data d'arribada, factura a client - Numèric: número: 1, 2, 3.. - Decimal: codis, 110-1 Viatge 1 Costa 0 Nord.

Ordenació:

Posar ordre: Actiu: s'alimenta un arxiu és el correu (postal electrònic) Semiactiu: Arxius actius lliuren a la direcció operativa per tenir control (plànol conveni) Inactiu: guarden documents amb valor documental (Fusió Banc Santander i Sabadell) - Llibre d'entrada: documents de la seva naturalesa i número d'entrada (registre civil) - Llibre destrucció: documents han de ser destruïts en una data determinada - Codificació: Assignació de nombres, lletres i símbols per diferenciar uns dels altres (única clau) - factures, comandes, fitxes magatzem, matrícula, DNI - Prearxivament: documents organitzadors: escanejar, digitalitzar - Arxivament i custòdia: col·locar els documents amb un ordre determinat per conservar i recuperar.

Fase activa, semiactiva i inactiva

Valor Administratiu, legal, fiscal, informatiu - Consulta periòdica - Consulta esporàdica Històric DURACIÓ Vigència administrativa 5 anys 25 anys Permanent LOCALITZACIÓ ARXIUS DE GESTIÓ ARXIU INTERMEDI ARXIU HISTÒRIC RESPONSABLE D'ARXIU: Persona encarregada de fer complir normes de l'arxiu i responsable dels documents que conté. - Inscriure els fitxers continguen dades caràcter personal davant agència espanyola de protecció de dades, organisme competent en matèria de protecció de dades - Redactar tot tipus de clàusules de protecció de dades en contractes i documents legals que ho requereixen, document de confidencialitat per empleats o contractes de prestació de serveis - Adoptar mesures de seguretat respecte a les dades de caràcter personal que hi hagi recaptat, Variaran en funció de la importància de les dades recollides i tractades (nivell bàsic, mitjà alt) - Redactar document de seguretat de la teva empresa, hauràs d'incloure mesures de seguretat que has adoptat i com les compliràs FINALITATS: Gestió documental: conjunt de normes, tècniques i pràctiques usades per administrar flux de documents de tot tipus organització. Condicions òptimes: Conservar informació Ordenada i classificada: així manté l'informació permetent l'accés de forma ràpida i fàcil Control i seguiment: de les tasques de les diferents unitats de l'empresa Facilitar gestió de l'empresa: Estalvia costos: actiu per l'empresa Requisits legals: conservació de documents Finalitats de gestió: utilitzar en feines diàries Finalitat històrica: ja han superat un temps determinat i no es fan servir, tenen valor RECUPERACIÓ ARXIUS: Soroll documental: molta informació i no és rellevant Silenci documental: no es recupera informació rellevant NIVELLS DE PROTECCIÓ: - Basic: direccions, contactes físics o personals - Mig: comissió infraccions penals - Alt: salut i vida - Dades sensibles: nivell de seguretat CLASSES DE REGISTRE: - General d'entrada - general de sortida - auxiliar - d'arxiu. També existeix la Llei Orgànica 3/2018 protecció de dades i garanties de drets digitals VALORS: PRIMARI: - Administratiu: albarà de compra - Jurídic: d'un contracte de compravenda (herència) - Financer: Eina de pagament (xeq al comptat) SECUNDARI: cop finalitzat el període de temps (enquestes) INDEX D'ARXIU: Contingut d'un document amb paraules clau (DNI). Tesaure: és una guia, toga, expedient, judicial

BASE DE DADES: Una sèrie de dades organitzades segons una estructura coherent i relacionades entre sí. S'organitzen per camps (telèfon) registre (fitxa client) i arxiu (client). Software - Accés - taula - formularis - informes

1 Totes les anteriors 2 principi de respecte a l'ordre original i principi a la procedència 3 Classificació i ordenació 4 Codificació 5 Analògic 6 Racionalització i economia 7 Quantitat d'informació inútil o poc rellevant que sobta a partir d'una recerca d'informació 8 Quan la institució propietària del document mitjançant un distintiu imprès al mateix document, dóna fe que la còpia és exactament igual a l'original 9 Només si la signa un notari o un funcionari públic 10 Les tres són correctes 11 Un contenidor que serveix per emmagatzemar arxius 12 Sistema operatiu utilitzat 13 Sensibles 14 Les respostes a i b són correctes 15 La confidencialitat 16 Cal el consentiment inequívoc de la persona i aquest consentiment s'ha de poder acreditar 17 Restauració 18 ROM 19 Permet l'ús per més d'un usuari del mateix ordinador al mateix temps 20 Un sistema de seguretat consisteix en bloquejar punts d'accés no autoritzats i filtrar-ne continguts