Gestió de Comunicacions i Reunions: Productivitat i Llei de Metcalfe

Procés de presentació

1. Recollir informació 2. Fer mapa d'idees 3. Seleccionar.

Llei de Metcalfe

El valor d'una xarxa creix amb el quadrat del nombre dels seus usuaris. El costat fosc de la Llei de Metcalfe és que amb la reducció del cost de les comunicacions, el nombre d'interaccions creix exponencialment, d'acord amb el temps necessari requerit per processar-les. La implantació de noves tecnologies ha suposat un increment del 900% en el nombre de comunicacions que un directiu podia rebre als anys 70. Les comunicacions han derivat cap a l’ús accelerat de les reunions convocades via telemàtica.

Impacte de les Comunicacions Electròniques

Les empreses estan inundades de comunicacions electròniques. Conforme s'ha reduït el cost de les comunicacions, el nombre d'interaccions s'ha multiplicat radicalment. Alguns executius reben al voltant de 200 correus electrònics diaris, o al voltant de 50.000 missatges anuals només mitjançant correu electrònic. L'increment d'altres eines de missatgeria electrònica augmenta el problema. Aquests números suposen que és necessari més d'un dia a la setmana només per gestionar les comunicacions electròniques rebudes.

Impacte en la Productivitat

Diversos estudis estimen entre 20 i 25 minuts el temps necessari per tornar a l'estat de concentració previ a la interrupció. Tasques que es vegin interrompudes per trucades, reunions programades o convocades a última hora, o per la necessitat de revisar el correu electrònic (una mitjana a la baixa d'un centenar de correus electrònics diaris suposa un correu cada 5 minuts). El fet de no disposar del temps necessari per iniciar i finalitzar una tasca sense interrupcions impacta a:

1. Menor productivitat individual en requerir d'un temps extra per tornar a reprendre la tasca en el mateix estat de concentració.
2. Majors possibilitats d'errors.

Reunions: Punts Forts i Dèbils

Punts forts

• Eina que millora el correcte desenvolupament del treball en equip
• Permet la presa de decisions estratègiques per a l'avenç dels projectes
• Facilita la comunicació interpersonal a l'equip
• Dona veu en un mateix espai a tots els components de l'equip
• La participació: les persones se senten motivades quan participen en la programació, organització i control del seu propi treball
• Les reunions empresarials connecten l'empleat amb la direcció o la gerència. Permeten que la comunicació se centri en ambdós costats.

Punts dèbils

• Si la durada no és la correcta, provoca que els assistents no es concentrin en una correcta administració del temps de la mateixa.
• Si no hi ha planificació i un ordre del dia els assistents a la reunió no són coneixedors del que s'hi tractarà i per tant, no la preparen adequadament.
• Revisió del nombre i idoneïtat dels convocats. Si es convoquen reunions en la qual molts assistents únicament són convocats per una mera formalitat, consumint temps que no té un retorn productiu.
• Si no es redacta una acta o s'arriba a conclusions i s'adquireixen compromisos clars de "propers passos" que impliquin els assistents a la reunió, no se'n pot fer un seguiment.

Grup reduït

• Afavoreix la confidencialitat
• Augmenta l’atenció i la comprensió
• Concentra la responsabilitat

Grup nombrós

• Aporta varietat i enriquiment
• Les solucions ofereixen més valor
• Més inhibicions

Nombre ideal: entre 4 i 7 persones.