Gestió de Dades i Compliment LOPD en Clíniques Dentals

Avantatges de la Base de Dades Clínica Odontològica

Organització i Accés a la Informació

• Emmagatzematge estructurat: Emmagatzema la informació de pacients de manera estructurada per a una cerca ràpida.
• Seguretat i privacitat: Protegeix les dades mitjançant contrasenyes i encriptació.
• Actualització fàcil: Permet modificar dades de pacients de manera àgil.
• Eficiència operativa: Automatitza tasques com cites i informes, reduint errors i ús de paper.
• Anàlisi i informes: Genera estadístiques sobre tractaments i visites.
• Accés simultani: Diversos usuaris poden consultar la informació amb permisos diferenciats.
• Millora l’experiència del pacient: Personalitza l’atenció amb recordatoris i seguiment de l’historial mèdic.

Utilitat de les Còpies de Seguretat

• Recuperar els sistemes informàtics i les dades després d'una catàstrofe informàtica.
• Restaurar una petita quantitat de fitxers que puguin haver-se eliminat accidentalment, infectat per un virus, etc.
• Guardar informació històrica de forma més econòmica que mitjançant els discs durs.
• Permetre el trasllat a ubicacions diferents de les dades originals.
• Evitar la interrupció del servei en cas d’atac o pèrdua de dades.

Requisits Legals per a les Còpies de Seguretat

Segons la Llei de Protecció de Dades, la legislació exigeix que les còpies de seguretat d'aquestes dades s’emmagatzemin:

• Xifrades.
• En una ubicació diferent del lloc d’origen.

També cal dur a terme una correcta gestió dels accessos, l’autenticació del personal autoritzat i, per fer un bon seguiment, cal incorporar un registre d’accessos a la base de dades. És important fer auditories periòdiques.

Millor Gestió de la Informació: BBDD vs. Fitxers Manuals

• Accés fàcil als continguts, independentment de la mida i el flux d’informació, millorant l'organització del centre.
• Accés a la informació per part de múltiples usuaris.
• Manipulació de dades per obtenir la informació desitjada.
• Més control de la informació: menys pèrdua de documents analògics i errors humans.
• Automatització de processos com l'enviament de recordatoris de cites.
• Major seguretat de les dades (autenticació de dos passos, xifrat, còpies de seguretat).

Funcions de la Gestió de Dades de Pacients en Clíniques Odontològiques

• Funció Assistencial: Diagnòstic, pronòstic, tractament.
• Funció Docent/Investigació: Estudis epidemiològics, classes (amb consentiment).
• Funció Administrativa: Gestió d'agenda, administració clínica.
• Control de Qualitat: Gestió de programes d’excel·lència.

Dades del Pacient i Historial Clínic

Dades de Filiació

Són les dades identificatives d'una persona i es recullen a la primera visita. Poden ser emplenades pel pacient en paper imprès o pel personal de recepció si és en suport informàtic.

Informació a Recollir

• Nom i cognoms.
• Adreça.
• Telèfon.
• DNI/NIF.
• Edat.
• Sexe.
• Lloc d'origen.
• Professió.
• Societat mèdica/dental.
• Com ha conegut la clínica.

Importància de les Dades de Filiació

Permeten identificar el pacient, evitar errors administratius, assignar el tractament adequat i millorar la gestió. Les dades incorrectes poden generar errors en cites, assegurances o l'historial clínic.

Dades Clíniques Odontològiques

Antecedents Personals

Informació d’interès, antecedents no patològics, intervencions quirúrgiques.

Malalties Actuals

• No dentals (no motiu de consulta, fàrmacs, posologia).
• Dentals (dolor, salivació, trastorns funcionals, estètics).

Historial Familiar i el seu Impacte

Ajuden a detectar malalties hereditàries, prevenir riscos i adaptar el tractament. Exemple: la periodontitis és més freqüent si hi ha historial familiar.

Beneficis de l'Historial Familiar

• Identificació de malalties hereditàries: El dentista està més alerta.
• Riscos de salut dental: Influeix en genives i esmalt.
• Prevenció personalitzada: Més controls i tractaments preventius.

Importància de les Patologies No Dentals

És crucial per a un diagnòstic odontològic precís.

Relació amb la Salut Bucal

• Algunes malalties sistèmiques afecten la boca (ex. diabetis i genives).
• Avaluació de riscos: Prevé complicacions en el tractament.
• Planificació del tractament: Algunes malalties requereixen modificacions.
• Prevenció de complicacions: Ex. pacients amb problemes cardíacs i risc en procediments dentals.
• Interacció farmacològica: Alguns fàrmacs afecten la salut bucal.
• Diagnòstic diferencial: Símptomes orals poden ser senyals d’altres malalties.

Exemples de Dades de Malalties No Dentals

• Malalties sistèmiques: diabetis, cardíaques, autoimmunes.
• Al·lèrgies: medicaments, materials odontològics.
• Medicació: fàrmacs habituals.
• Hàbits: tabac, alcohol.
• Historial mèdic: cirurgies, tractaments en curs.
• Factors de risc: edat, sexe, antecedents familiars.

Importància del Registre

Permet el diagnòstic integral, la prevenció de complicacions, la planificació del tractament i el seguiment a llarg termini.

Cobertura d'Assegurança

A la documentació del pacient ha de constar si pertany a una societat mèdica i les cobertures que té en la seva pòlissa.

Informació a Registrar

• Número de pòlissa.
• Cobertures disponibles.
• Serveis gratuïts i freqüència d’ús (1 cop l’any, cada 6 mesos...).
• Registre de visites cobertes per l'assegurança.
• Estat actual de serveis usats/disponibles.
• Presentació de la targeta d'assegurança en cada visita.

Importància de la Cobertura

Permet la gestió eficient dels tractaments coberts, evitant errors de facturació i garantint que el pacient conegui les seves prestacions.

Protecció de Dades (LOPD i RGPD)

L'Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD)

L’AEPD és l'organisme que vetlla pel compliment de la Llei Orgànica de Protecció de Dades (LOPD) i el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD). La seva missió és garantir el dret a la protecció de dades personals, supervisar la seva aplicació i aplicar normatives sobre privacitat.

Mesures de Seguretat

• Xifrat i emmagatzematge segur.
• Registre i control d’accessos.
• Autenticació d’usuaris autoritzats.
• Auditories periòdiques per verificar el compliment normatiu.

Objectiu de la Protecció de Dades

Protegir les dades del pacient, garantir el dret a la privacitat i evitar l'ús indegut de la informació clínica.

Drets dels Pacients (LOPD)

• Accés: Saber quines dades personals es tenen.
• Rectificació: Corregir errors en les dades.
• Supressió: Eliminar dades innecessàries.
• Portabilitat: Rebre les dades en un format transferible.
• Oposició: Negar-se a certs usos de les dades.
• No decisions automatitzades: Evitar perfils automàtics sense consentiment.

Errors Comuns en la LOPD en Clíniques Dentals

• Ús d'USB no autoritzades: Poden contenir virus o facilitar la filtració de dades.
• Exposició de contrasenyes: Apunts visibles amb credencials (ex. post-it a l’ordinador).
• Mala gestió d'arxius clínics: Històries sense tancar amb clau o accés no restringit.
• No destruir documents amb dades: Fulls amb informació personal han de ser triturats.
• Ús de programes P2P: Poden obrir portes d’entrada a *hackers*.

Conseqüències dels Errors

Risc de filtració de dades, sancions econòmiques i pèrdua de confiança del pacient.