Gestió Documental: Arxiu, Seguretat i LOPD/RGPD

Regles bàsiques:

• Ordenar clarament per facilitar la recerca.
• Registrar entrades i sortides.
• No acumular massa documentació pendent.
• Ser selectius: distingir útil de l'inútil.
• No duplicar expedients.
• Documents visibles i ben doblats.
• Còpies en respostes.
• Mesures de seguretat.
• Eliminar documents innecessaris.
• Ús de senyals visuals.

Recepció i arxiu de documentació digital

Equipament:

• Ordinadors
• Discs durs interns/externs
• CD/DVD/Blu-Ray
• Memòries USB
• Núvol

Procés:

• Digitalització
• Referenciar documents
• Prearxiu aplicant criteris
• Arxiu definitiu

Consulta i conservació de la documentació

Registrar entrada i sortida

Retornar documents ràpidament.

Aplicar principi de les 3R: Reduir, Reutilitzar, Reciclar.

Destrucció periòdica amb màquines destructores.

Bases de dades informàtiques:

• Avantatges: rapidesa, menys espai, consulta remota.

Tractament telemàtic de la documentació

Oficina virtual de Correus:

• Correu digital: Correus imprimeix i envia.
• Franqueig electrònic: Pagament online.
• Identificació certificats: Codis per etiquetar.
• Telegrames digitals.
• Segells personalitzats (El teu segell).
• Serveis en línia missatgeria: Enviament, pagament i seguiment online.

Administracions públiques:

• Tràmits telemàtics amb registre electrònic.
• Comunicació segura, amb autenticació i segell digital.

Eines telemàtiques clau:

• Portasignatures electrònic: Signatura digital de documents, amb verificació.
• Certificat digital: Identifica una persona associada a una clau pública (Fàbrica Nacional Moneda i Timbre, ACE...).

Seguretat i confidencialitat de la informació

Mesures per a documentació no sensible:

• Crear procediments clars d’ús i manipulació.
• Protegir amb claus, càmeres; fer còpies i guardar-les en lloc segur.
• Pla d’actuació davant emergències.
• Nomenar responsable de seguretat de l’arxiu.

Mesures per a dades en suport electrònic:

• Fer còpies de seguretat freqüents.
• Accessos restringits amb contrasenyes personals.
• Alguns arxius: només lectura, no modificació.
• Antivirus i tallafocs per protegir equips.
• Xifratge i encriptació per correus i documents sensibles.

Per a dades personals:

• Arxius amb accés limitat.
• Auditoria de seguretat cada 2 anys (ingressos, multes, etc.).
• Accés restringit per dades sensibles (salut, ideologia, etc.), amb controls sobre còpies i destrucció.

LOPDGDD i RGPD:

• Objectiu: protegir dades personals, honor i intimitat.
• Aplicable a totes les empreses amb arxius a Espanya.

Obligacions empresarials:

• Notificació a l’AEPD dels fitxers de dades (via sistema NOTA).
• Redactar document de seguretat (normes i mesures aplicades).
• Signar contractes amb tercers que accedeixen a dades.
• Informar clients.

Drets ARCO:

Accés, Rectificació, Cancel·lació, Oposició

Adaptació a la LOPD – passos:

• Anàlisi inicial de la informació.
• Identificar fitxers i tractaments.
• Classificar legalment cada fitxer.
• Assignar nivell de seguretat.
• Crear manual de seguretat.
• Implementar el manual i formar treballadors.
• Inscripció a l’AEPD (sistema NOTA).
• Fer auditories mínim cada 2 anys.

Sistemes de classificació de documentació

Requisits:

• Fàcil
• Senzill
• Resolutiu
• Flexible

Tipus:

• Alfabètic
• Numèric
• Alfanumèric
• Cronològic
• Geogràfic
• Temàtic

Recepció i arxiu de documentació en paper

Materials:

• Caixes d’arxiu, arxivadors A-Z, prestatgeries, carpetes penjants i simples, armaris de carpetes suspeses, armaris de seguretat.