Gestió Documental: Classificació del Correu i Sistemes d'Arxivament

Tractament i Gestió del Correu

Sistemes de Classificació i Ordenació

• Classificació i ordenació:
  • Classificació alfabètica.
  • Classificació geogràfica.
  • Classificació per matèries.
  • Numèrica.
  • Alfanumèrica.
  • Cronològica.
  • Decimal.

Classificació i Ordenació Alfabètica

El pas més important per fer una ordenació alfabètica és determinar el nom principal. Aquest sistema permet donar com a referència el primer cognom de la persona o la raó social.

Classificació i Ordenació Geogràfica

En aquest sistema, el criteri de classificació és el lloc de residència de la persona o entitat, segons el següent ordre:

1. Comunitat Autònoma (C.A.).
2. Província.
3. Municipi.
4. Carrer i número.

Classificació i Ordenació per Matèries

Els documents s’agrupen en funció del tema que tractin, pot ser una matèria comuna o el motiu principal del document. Dins de la classificació per matèries podem distingir dos grans grups:

• Ordre alfabètic de les matèries.
• Agrupació segons les categories lògiques de les matèries:
  • Numèrica o alfanumèrica.

Arxivament de la Informació

Què és un Arxiu?

L'Arxiu és el lloc (físic) on es troben degudament ordenats i classificats els documents, tant de caràcter públic com privat, d’interès per a l’empresa. L’objectiu d’arxivar els documents és la seva custòdia i també garantir-ne una ràpida localització.

Necessitat de Conservar la Documentació

La necessitat de conservar la documentació pot ser deguda a:

• L’interès de l’organització: disponibilitat o fàcil localització de la informació. D’aquesta manera evitem demores i facilitem considerablement la tasca administrativa.
• Exigències legals: apartats 1r i 2n de l’article 30 del Codi de Comerç estableixen:
  • Els empresaris han de conservar els llibres, la correspondència, la documentació i els justificants del seu negoci, ordenats, durant sis anys, a partir de l’últim assentament realitzat en els llibres, no obstant el que s’estableixi en disposicions generals o especials.
  • En cas de mort de l’empresari, l'obligació recaurà en els seus hereus. En cas de dissolució de societats, seran els seus liquidadors els obligats a complir el paràgraf anterior.

Tipus d'Arxiu i Sistemes d'Arxivament

• Sistemes Convencionals:
  • Carpetes:
    • Carpetes classificadores.
    • Carpetes simples.
    • Carpetes penjants.
  • Carpetes arxivadores:
    • A-Z.
    • Amb anelles.
  • Mobiliari:
    • Prestatgeries.
    • Armaris amb carpetes penjants.
    • Armari multicalaix.
    • Armari sobre rails de seguretat.
• Microfilm.
• Informàtic (Digital).