Gestió Documental: Correu, Registre, Franqueig i Classificació

Gestió del Correu d'Entrada i Registre

El correu d'entrada és aquell que es rep a l'empresa. La numeració consisteix a assignar números correlatius a cada carta d'entrada. Un cop numerada, la correspondència es registrarà en el llibre de registre d'entrada de correspondència.

El Llibre de Registre d'Entrada

El llibre de registre d'entrada contindrà com a mínim la següent informació:

• Número d'ordre
• Data
• Remitent
• Destinatari
• Assumpte
• Classe de document
• Annexos

El Franqueig i Tipus de Correu

El franqueig consisteix a pagar el preu corresponent a l'enviament del paquet a través de segells, franqueig pagat o franqueig en destinació.

Tipologies de Correu

Entre els tipus de correu trobem:

• Carta ordinària
• Carta certificada
• Carta urgent
• Postal exprés
• Correu urgent internacional
• Notificacions administratives
• Correu digital

Sistemes de Classificació Documental

Els sistemes de classificació principals són:

• Alfabètic
• Numèric
• Geogràfic
• Temàtic
• Cronològic
• Mixte

Classificació Alfabètica: Avantatges i Desavantatges

La classificació alfabètica utilitza lletres de l'alfabet com a criteri d'ordenació.

Avantatges de la Classificació Alfabètica

• És senzill d'aplicar.
• Permet incorporar documents amb facilitat.
• La localització dels documents és fàcil.
• Permet classificar tot tipus de documents.

Desavantatges de la Classificació Alfabètica

• Poden sorgir dubtes i errors en el cas d'algunes lletres.
• Si s'extreu un document, la seva falta pot passar inadvertida.
• Si molts documents tenen el mateix nom, tenen el risc de duplicar-se.

Altres Sistemes de Classificació

Classificació numèrica: Els documents s'agrupen assignant un número correlatiu i progressiu.

Classificació geogràfica: El criteri d'ordenació és descendent (basat en la ubicació).

Classificació temàtica: Es basa en el tema o assumpte sobre el qual tracten els documents.

Classificació cronològica: Consisteix a ordenar els documents per dates.

Classificació alfanumèrica: Consisteix en la unió dels sistemes numèric i alfabètic.

L'Arxiu: Definició i Objectius

L'arxiu és un conjunt ordenat de documents que una persona produeix en l'exercici de les seves funcions o activitats.

Objectius de l'Arxiu

Objectius de Naturalesa Legal

Les empreses conserven documents durant un temps determinat perquè així ho estableix la llei.

Objectius de Caràcter Tècnic

Proporcionar la informació necessària per a totes les empreses, oferir un servei imprescindible a baix cost i conservar els documents en perfecte estat.

Tipus i Organització dels Arxius

Tipus d'Arxius

• Arxius convencionals: Emmagatzemen documents en suport de paper. Poden ser:
  • Horitzontal
  • Vertical
  • Lateral
• Arxius per microfilm
• Arxius informatitzats

Organització i Cicles de Vida de l'Arxiu

L'organització dels arxius es divideix segons la freqüència de consulta:

• Arxiu actiu: Documents de consulta freqüent.
• Arxiu semi-actiu: Documents de consulta menys freqüent.
• Arxiu inactiu: Documents que han perdut la seva utilitat pràctica de consulta, però segueixen tenint valor històric.