Gestió Documental, Serveis de Correus i Seguretat Informàtica

Els Serveis de Correus

Serveis Postals Bàsics

• Carta ordinària: Fins a 2 kg.
• Carta certificada: Recepció amb la signatura del destinatari.
• Notificacions administratives: Per a entitats administratives i judicials que requereixen constància de lliurament de comunicacions legals.

Enviaments Urgents

• Carta urgent: 1 dia a Espanya, 3 a Europa.
• Postal exprés nacional: Lliurament sota signatura.
• Postal exprés internacional (EMS): Paquets urgents amb seguiment i assegurança.

Altres serveis inclouen la targeta postal, el correu digital i el servei de valisa per a enviaments interns urgents entre empreses.

Paqueteria

Paqueteria urgent, nacional i internacional.

Serveis de Missatgeria del Sector Privat

• Servei nacional.
• Servei internacional.
• Serveis complementaris.

Tipus d'Arxius i Gestió Documental

Tipus d'Arxius Segons l'Edat

• De gestió: Fins a cinc anys d'antiguitat, compleixen les seves funcions.
• Intermedis: De 5 a 25 anys d'antiguitat, han perdut la major part de les seves funcions.
• Històrics: Més de 25 anys, útils per a la investigació històrica.

Tipus d'Arxius Segons la Titularitat

• Públics: Subjectes a regulacions legals.
• Privats: Sota les directrius de l'empresa o institució que els manté.

Tipus d'Arxius Segons l'Organització

• Centralitzats: Ubicats en un únic espai o departament.
• Descentralitzats: Dividits entre diversos departaments d'una empresa.
• Mixtos: Amb elements de centralització i descentralització.

El Cicle Vital dels Documents

El cicle vital dels documents i l'organització de l'arxiu inclou diverses etapes:

1. Creació del document.
2. Classificació, ordenació i utilització.
3. Arxivament i conservació.
4. Transferència dels documents a altres àrees.
5. Eliminació.

Arxius Segons el Cicle de Vida

• Actius: D'ús freqüent.
• Semiactius: D'ús menys freqüent i relativament antic.
• Passius: Poc probable que siguin consultats, però que es considera necessari conservar.

El Valor de la Documentació

• Valor administratiu.
• Valor jurídic o probatori: Són el suport d’un acte jurídic, obligacions i drets acordats entre diverses parts.
• Valor financer o econòmic: Creat com a eina de pagament.

El Procés d'Arxivament

El procés d'arxivament inclou les següents fases:

1. Registre de la documentació.
2. Classificació i ordenació.
3. Codificació.
4. Prearxivament.
5. Arxivament.

Protecció de Dades i Seguretat Informàtica

Les Dades de Caràcter Personal

Els drets ARCO donen als ciutadans la potestat de protegir les seves dades personals i d’exercir-hi un control efectiu:

• Dret d’accés.
• Dret de rectificació.
• Dret de cancel·lació.
• Dret d’oposició.

Digitalització Certificada

La digitalització certificada de factures les converteix en còpies digitals signades electrònicament mitjançant programari homologat. Això assegura que tinguin ple reconeixement legal per part de l’Administració. No serà necessari conservar el format físic si la digitalització s'ha realitzat amb programari aprovat per l’Administració.

Amenaces i Seguretat en l'Elaboració Documental

'Spyware'

Programari dissenyat per accedir a ordinadors connectats a la xarxa. S'instal·la per tercers en el nostre ordinador sense el nostre consentiment, amb l’objectiu de controlar-lo de manera remota.

La pesca o phishing

Mètode que, per mitjà d’Internet, obté claus per utilitzar-les de manera fraudulenta.

L’encriptació

Sistema de codificació dels missatges en format digital. Només poden ser llegits per les persones que tenen la clau que permet descodificar el missatge.

El certificat digital

Document digital mitjançant el qual l’entitat certificadora garanteix la vinculació entre el subjecte i la seva clau pública.

Pèrdua d'Informació i Còpies de Seguretat

Un virus informàtic és un programa que dóna ordres a l’ordinador perquè faci accions que l’usuari no vol. A més, és capaç d’autoexecutar-se i autopropagar-se a altres ordinadors.

Tipus de Virus Informàtics

• Nocius: Poden fer malbé alguns components o arxius que conté l'ordinador.
• Innocuus: L’acció que fan no altera ni l’ordinador ni la informació que aquest contenia abans que el virus s’executés.