Gestió de la Informació Empresarial: Cicle Complet i Clau de l'Èxit

Des del punt de vista empresarial, hi ha cinc aspectes fonamentals relacionats amb el tractament de la informació:

1. Recollida de la Informació

La recollida de la informació és el primer pas crucial. Aquesta pot provenir de diverses fonts i formats:

Tipus de Recollida

• Informació telefònica: Ens comuniquem constantment per telèfon amb clients, proveïdors, altres sucursals, empreses col·laboradores, bancs, etc.
• Informació personal: Rebem i intercanviem informació de forma personal amb clients, representants, supervisors, auditors, inspectors, entre d'altres.
• Informació escrita: Existeix una gran quantitat d'informació escrita, tant interna com externa, que inclou:
  • Diaris i revistes especialitzades
  • Butlletins publicitaris i material de promoció
  • Publicacions oficials
  • Informes interns i correspondència

Fiabilitat de la Informació Recollida

La informació recollida ha de ser fiable. És essencial discernir entre la informació confidencial i la pública, i identificar clarament els destinataris de cada tipus d'informació.

2. Registre de la Informació

Per a un control eficient de la informació, és imprescindible registrar-la en el moment de rebre-la. Aquest procés assegura la seva traçabilitat i disponibilitat.

• Per exemple, un encàrrec telefònic s'haurà de registrar en un imprès adequat amb aquesta finalitat.
• Si un document ha de ser utilitzat per més d'una persona, caldrà fotocopiar-lo per evitar-ne la pèrdua o deteriorament de l'original.

3. Elaboració de la Informació

Abans d'utilitzar la informació, cal que sigui elaborada. Aquest procés segueix els passos següents:

1. Recopilació i anàlisi: Recopilar tota la informació de diverses fonts possibles, analitzar-la, interpretar-la, redactar-la, resumir-la i editar-la.
2. Digitalització o mecanografia: Mecanografiar o digitalitzar la informació per a la seva gestió i accés.

4. Comunicació de la Informació

La informació ha de ser lliurada o transmesa a tothom que necessiti conèixer-la o utilitzar-la. Per a això, podem utilitzar les següents vies:

• Oralment: De forma personal o per telèfon.
• Escrita: Mitjançant correu postal o electrònic, fax, catàlegs, revistes, fulletons publicitaris, informes, etc.
• Per imatges: Per exemple, a través de la pantalla d'un ordinador, presentacions o infografies.

5. Emmagatzematge de la Informació

L'emmagatzematge s'ha d'entendre com el registre de dades amb un significat i importància determinats, independentment del mitjà utilitzat. Gran part d'aquesta informació es troba en els anomenats arxius administratius.

L'anomenada "era de la informació" ha atorgat una importància inusual a l'emmagatzematge i la conservació de la informació.

Per a qualsevol empresa, és imprescindible:

• Controlar correctament totes les seves activitats.
• Tenir la capacitat de revisar-les i estudiar-les en qualsevol moment.

Mobiliari d'Arxiu Essencial

Per a un emmagatzematge eficient, es pot utilitzar el següent mobiliari d'arxiu:

• Prestatgeries
• Compactes o prestatgeries mòbils
• Armaris
• Carros mòbils
• Arxivadors