Gestió de projectes: planificació, control i comunicació

Projecte → Planificació que consisteix en un conjunt d’activitats interrelacionades i coordinades.

Objectiu → Assolir metes sense superar límits associats a unes condicions determinades en quant a:

• Pressupost.
• Qualitat.
• Temps.

La gestió de projectes → Aplicació de coneixements, habilitats, eines i tècniques a les activitats del projectes per satisfer l’objectiu d’aquest.

Projecte → Esforç temporal que es du a terme amb la finalitat de crear un producte, servei o resultat únic.

Cada projecte té una data d’inici i de finalització. Un projecte s’acaba quan:

• S’han assolit els objectius.
• Queda clar que no es compliran els objectius.
• No necessitat del projecte.
• Cancel·lació del projecte.

Els projectes poden ser:

• Productes quantificables.
  • Exemple: Medicament.
• La capacitat de prestar un servei.
  • Exemple: Funcions d’una empresa farmacèutica que recolzen la distribució de medicaments.
• Un resultat amb forma de document.
  • Exemple: Un projecte d’investigació sobre els beneficis del nou fàrmac en els pacients.

Un programa és un conjunt de projectes identificables que tenen com a finalitat assolit un objectiu comú.

• Té major durada que qualsevol dels projectes que l’integren.
• No té perquè tenir una data de finalització especifica, poden allargar-se fins que es decideixi detenir-los o substituir-los.

Com sorgeixen els projectes?

Generalment els projectes són autoritzats per una o més de següents consideracions estratègiques.

• Una demanda del mercat.
• Una necessitat de l’organització.
• Una sol·licitud d’un client.
• Un avanç tecnològic.
• Un requisit legal.

Cada projecte és únic.

Cada projecte es dissenya per a un propòsit o objectiu específic. No hi ha dos projectes que siguin idèntics tot i quepot haver transferència d’informació entre projectes.

Es caracteritzen pel canvi.

Els projectes solen estar dissenyats per provocar un canvi.

Tendeixen a ser desconeguts.

Es caracteritzen per un alt grau d’incertidumbre ja que la majoria de vegades generen un estat final desconegut perquè resulta difícil pronosticar l’efecte real del projecte.

Cada equip de projecte tendeix a ser únic i multidisciplinari.

Els projectes solen unir a membres de diverses especialitzacions (experts financers, especialistes en gestió, especialistes legals,…) que treballen junts mentre dura el projecte i que es desintegra un cop finalitza i els seus membres o bé tornen a les seves feines o bé integren un altre projecte.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE:

És una organització internacional sense ànim de lucre que agrupa a professionals

relacionats amb la Gestió de Projecte.

Des de principis de 2011 és la més gran en la seva especialitat, agrupa 500.000 membres en quasi 100 països.

Els seus principals objectius són:

- Generar coneixement a través de la investigació.

- Promoure la Gestió de Projectes com a professió mitjançant els seus programes de certificació.

CERTIFICACIONS:

El PMI ofereix 6 tipus diferents:

1. Associat en Gestió de Projectes Certificat.

2. Professional en Gestió de Projectes.

3. Professional en Gestió de Programes.

4. PMI Professional en programació.

5. PMI Professional en Gestió de Riscos.

6. PMI “Agile Certificated Practitioner”

La guia del PMBOK (Project Managament Body of Knowledge) és el pilar bàsic per la gestió i direcció de projectes. Conté una descripció general dels fonaments de la Gestió de Projectes reconeguts com a bones pràctiques.

La guia del PMBOK és important perquè ofereix un marc de referència formal per desenvolupar projectes.

• Permet guiar i orientar a qui té al seu càrrec gestionar projectes.
• S’hi inclouen els passos que s’han de seguir per poder assolir els resultats i objectius proposats.

DOCUMENTACIÓ D’UN PROJECTE:

1. Importància o justificació del projecte.

2. Informe tècnic del projecte:

2.1. Pla estructural del projecte.

2.2. Pla de control personal.

2.3. Altres plans.

2.4. Maneig de recursos.

3. Informe administratiu:

3.1. Pla estructural del projecte.

3.2. Pla de despeses/ terminis.

3.3. Pla d’activitats del personal.

3.4. Pla de gestió de riscos.

3.5. Altres plans.

4. Manuals d’un projecte:

4.1. Manual tècnic.

4.2. Manual d’usuari.

4.3. Manual administratiu.

LA GESTIÓ DE PROJECTES:

És la disciplina del plantejament, organització, motivació i control dels recursos amb el propòsit d’assolir els objectius prefixats.

L’èxit d’un projecte es correspon amb la consecució dels objectius de terminis, costos, temps, qualitat i altres que poden estar dins de les estratègies de la companyia.

Fases típiques de desenvolupament d’un projecte:

1. iniciació.

2. plantejament i disseny.

3. Execució i construcció.

4. Sistemes de monitorització i control.

5. Tancament (entrega).

Segons la naturalesa del projecte les fases poden canviar, repetir-se, cancel·lar-se...

Gestió de projectes per cadena crítica:

Mètode de plantejament i gestió de la realització d’un projecte que considera problemes intrínsecs del projecte com poden ser: la disponibilitat limitada de recursos (físics,

habilitats humanes, gestió i capacitat) necessaris per dur a terme el projecte.

Podem dir que és una aplicació de la teoria de restriccions en projectes, es tracta d’aprofitar les limitacions donant prioritats a unes tasques per sobre de la resta d’activitats amb la finalitat d’assegurar que els recursos estén disponibles en el moment que cal.

La gestió de projectes tracta sobre la planificació i el control dels projectes:

PLANIFICACIÓ:

Consisteix en determinar abans d’iniciar l’execució del projecte:

- Què s’ha de fer.

- Com ha de fer-se.

- Qui és el responsable de fer-ho.

- Per què es fa el projecte.

CONTROL I SEGUIMENT:

Mesurar el progrés del projecte.

Fases en la gestió de projectes:

La coordinació d’un projecte requereix la coordinació en el temps d’equips, proveïdors, persones, tasques i diners. Per poder realitzar-ho es recomana la divisió del projecte en

varies fases.

• CREACIÓ I PLANIFICACIÓ DEL PROJECTE.
• SEGUIMENT I CONTROL DEL PROJECTE.
• COMUNICACIÓ DEL PROJECTE.

1. Creació i planificació:

Processos en la planificació del projecte:

• Especificacions del projecte.
• Definició del calendari del projecte.
• Definició de l’esquema del projecte.
• Determinació de les característiques de cada activitat.
• Localització dels punts claus de control.
• Cerca de dependències entre activitats.
• Determinació dels recursos que participaran en el projecte.
• Revisió i anàlisi crític del projecte.

1.1. Especificacions del projecte:

Una correcta i detallada definició del projecte és imprescindible per a una correcta planificació.

Si existeixen imprecisions en la definició del projecte, aquestes quedaran reflectides en la planificació la qual deixarà de ser un mitjà per a garantir una gestió adequada del projecte.

1.1.1 Descripció i objectius del projecte.

1.1.2 Data de finalització.

1.1.3 Productes, serveis,... que s’obtindran amb el projecte.

1.1.4 Recursos que s’utilitzaran.

1.2. Definició del calendari del projecte:

És imprescindible assegurar-se de que el número d’hores disponibles entre les dates d’inici i final del projecte siguin igual al nombre d’hores necessàries per realitzar un projecte.

A.2.1 Horaris i torns de treball.

A.2.2 Dies festius.

A.2.3 Períodes de vacances.

 A.3 Definició de l’esquema del projecte:

Anàlisis descendent o desglossament del projecte en:

A.3.1 Definició del projecte en fases.

A.3.2 Divisió de les fases en activitats.

A.3.3 Divisió reiterada de les activitats fins arribar a les activitats elementals. Entenem com a activitat elemental aquella que no es pot descompondre en altres activitats menors o bé la descomposició de la qual no aportarà res a la gestió del projecte.

1.4 determinació de les característiques.

És convenient documentar totes les característiques de cadascuna de les activitats. Aquest fet permet tornar a planificar ràpidament el projecte en cas que hi hagi imprevists durant la seva realització, reduint així els possibles errors procedimentals.

A.4.1 Definició de les característiques de cada activitat.

A.4.2 Càlcul del nombre d’hores necessàries per dur-ho a terme.

A.4.3 Determinació de dates específiques que poden afectar a l’activitat.

A.4.4 Determinació de com es veurà afectada l’activitat per l’existència de festius, l’assignació de recursos addicionals o la realització d’hores extraordinàries.

1.5 Localització de fites o punts control:

Entenem com a FITA un esdeveniment programat pel qual algú n’és responsable i ha d’estimar el seu progrés. Les fites s’utilitzen com a marcadors o punts de control. Indiquen dates dins del projecte que s’han de tenir en especial consideració i que s’utilitzen per

avaluar-ne la seva evolució i execució.

1.6 Cerca de dependències:

És necessari explicar totes les dependències si es vol obtenir una planificació del

projecte fiable.

A.6.1 Determinar per cada activitat si la seva realització depèn del començament

o la finalització d’altres activitats.

A.6.2 Establir o identificar el tipus de dependència.

• FI-INICI (FI):  L’inici de l’activitat dependent està lligat a la finalització de la precedent.

• INICI-INICI (II): L’inici de l’activitat dependent està lligat a l’inici de la precedent.

• FI-FI (FF): Per poder completar l’activitat dependent s’ha de finalitzar la precedent.

A.6.3 Determinar retards en les dependències.

Per exemple, per a una relació FI, existirà un retard positiu si l’activitat dependent ha de començar un temps desprès d’haver finalitzat la precedent i un retard negatiu si la activitat dependent pot iniciar-se un cert temps abans de que finalitzi la precedent.

1.7 Determinació de recursos:

Considerarem un recurs a tota persona, empresa, instrument o material necessari per a dur a terme una activitat del projecte.

A.7.1 Definició del calendari de disponibilitat de cada recurs.

A.7.2 Assignació de recursos de cada activitat.

1.8. Revisió i anàlisi crític del projecte:

Al finalitzar aquesta fase es disposarà de la planificació que servirà de referència per al

desenvolupament del projecte.

A.8.1 Resolució de conflictes de programació. Impossibilitat de complir amb una data de compliment segons la planificació creada.

A.8.2 Resolució de conflictes de recursos. Assignació a un recurs de més activitats de les

que poden realitzar amb les hores que es disposen.

A.8.3 Verificació dels terminis amb proveïdors i subcontractes.

A.8.4 Verificació de terminis amb departaments implicats si s’escau.

A.8.5 Cerca de possibilitats d’optimització.

2. Seguiment i control:

El seguiment té com a objectiu que el projecte s’ajusti a la planificació inicial. Això requereix:

B.1. CREACIÓ D’UN PLA DE REFERÈNCIA.

B.2. RECOL·LECCIÓ DE DADES REALS.

B.3. ANÀLISI DEL SEGUIMENT DEL PLA ORIGINAL.

B.1 Creació d’un pla de referència.

És la planificació del projecte que es considera definitiva abans de començar a executar el projecte.

S’utilitza per a comparar l’evolució del projecte real amb l’evolució que s’esperava.

Si el projecte s’allunya molt del pla de referència, arriba un punt en què és necessari crear un nou pla de referència més pròxim a la realitat del projecte.

B.2 Recol·lecció de dades reals:

B.2.1 Determinació de la periodicitat del seguiment. Diferents activitats poden requerir una periodicitat del seguiment diferent en funció de la seva duració i naturalesa. Aquest seguiment podrà ser: diari, setmanal, quinzenal o mensual.

B.2.2 Informació que s’ha de recollir per cada activitat. La més habitual és:

- Data d’inici i finalització real.

- Temps que falta per completar les activitats començades.

- Recursos utilitzats i despeses reals.

És important que la informació recollida sigui fiable i verificable per poder assegurar el control del projecte.

B3. Anàlisi del seguiment del pla.

B.3.1 Realimentació de la programació amb valors reals per a obtenir una planificació que incorpori l’estat real del projecte.

B.3.2 Comprovació de la utilització dels recursos. L’existència de desviacions pot revelar una subestimació de les necessitats reals dels recursos del projecte. Aquest fet requerirà recalcular el projecte per obtenir un nou pressupost més ajustat a la realitat.

B.3.3 Comparació de la planificació basada en valors reals amb el pla original.

B.3.4 Determinació dels ajustaments a realitzar per corregir les desviacions en la programació i recursos.

Sistemes de control de projectes:

El control d’un projecte es deuria establir com una funció independent de la gestió del mateix. Consisteix en implementar processos de control i verificació al llarg del

desenvolupament del projecte de cara reforçar el compliment del objectius predefinits.

El control efectiu d’un projecte, permet que estigui ven encaminat, finalitzi a temps i segons el pressupost. I es fa mitjançant AUDITORIES FORMALS.

3. Comunicació:

L’objectiu de la comunicació és mantenir informats a tots els participants sobre l’evolució del projecte, així com intercanviar informació i opinions sobre la seva execució.

La comunicació es realitza mitjançant informes. El contingut d’aquests dependrà del destinatari podent diferenciar així els informes següents:

C.1. INFORMES PER A LA DIRECCIÓ.

C.2. INFORMES PER AL RESPONSABLE DEL PROJECTE.

C.3. INFORMES PER ALS RECURSOS.

C.4. INFORMES PER AL CLIENT.

C.1 informes per a la direcció:

• Productes i resultats principals obtinguts en el transcurs del projecte.
• Punts de control definits.
• Recursos necessaris per a una correcta execució del projecte.
• Cost del projecte.

C.2 Informes per al responsable:

• Organització del treball.
• Flux de treball.
• Data d’inici de cada activitat.
• Recursos implicats en cada activitat del projecte.

C.3 Informes per als recursos:

• Activitats assignades a cada recurs.
• Data en que cada recurs ha de començar a treballar en cada activitat.
• Impacte que té el treball de cada recurs en el projecte en general.

C.4 Informes per al client:

• Situació real del projecte.
• Desviacions respecte la planificació o el cost previst.