Gestió de Proveïdors: Selecció, Negociació i Control de Qualitat

1. Selecció de Proveïdors i la Cadena de Subministraments

La selecció de proveïdors és un procés clau en el disseny de la cadena de subministraments.

Definició de Proveïdor

Un proveïdor és aquella empresa que garanteix i efectua el subministrament de béns, serveis i/o recursos a altres empreses sota les condicions legals de la contractació mercantil.

Conclusions Clau sobre els Proveïdors

1. El proveïdor és una empresa que es relaciona amb altres empreses; per tant, la seva activitat s’emmarca dins dels mercats industrials.
2. El proveïdor és qui efectua el subministrament i, per tant, no es pot considerar com a tal un agent intermediari que posa en contacte dues empreses.
3. Els subministraments que proporcionen els proveïdors abracen totes les possibles necessitats de l’empresa (béns, serveis, recursos, etc.).
4. Les operacions que es realitzen entre els proveïdors i els seus clients estan regulades pel dret mercantil, per la qual cosa és necessari tenir en compte les condicions de la contractació mercantil.

Classificació dels Proveïdors

Segons la Posició

• Proveïdors interns: Són departaments de l’empresa que gestionen els estocs i els faciliten a altres departaments per al seu funcionament. El proveïdor intern més habitual és el magatzem. Aquests, en realitat, no es consideren proveïdors.
• Proveïdors externs: Es tracta d’empreses que faciliten l’aprovisionament de tot el necessari per tal que es pugui dur a terme l’activitat productiva en condicions òptimes.

Segons el Grau de Vinculació

• Artesans: Persones que realitzen tasques d’artesania produint béns diferenciats i de gran qualitat.
• Fabricants: Empreses que fabriquen, amb procediments industrials, béns de tot tipus. La seva capacitat de producció els permet servir als seus clients habituals.
• Distribuïdors: Empreses que compren productes als fabricants i que els venen a altres empreses.
• Importadors: Empreses majoristes que adquireixen productes de fabricants de països diferents al dels seus clients.

Tipus de Relació Client-Proveïdor

Proveïdor Tradicional

El proveïdor tradicional no busca establir relacions a llarg termini amb els clients, sinó obtenir les millors ofertes a cada moment. L’objectiu del client és aconseguir el preu més baix possible, per la qual cosa demana ofertes a molts proveïdors que competiran entre ells. Aquests proveïdors no participen en el disseny del producte i el material que envien s’ha d’inspeccionar, ja que no existeix una relació de confiança entre el client i el proveïdor tradicional.

Proveïdor Col·laborador

El proveïdor col·laborador és un proveïdor amb qui es vol mantenir una relació a llarg termini, és a dir, estable. L’objectiu principal del client pot ser aconseguir uns productes de qualitat i innovadors. El nombre de proveïdors col·laboradors d’una empresa és petit i se seleccionen per criteris de qualitat, fiabilitat i capacitat d’innovació. Aquests proveïdors participen en la millora del producte. Els controls de qualitat dels productes d’aquests proveïdors es van reduint a mesura que augmenta la confiança entre client i proveïdor.

Per què els Proveïdors han de ser Col·laboradors?

Les empreses i els seus proveïdors es beneficien mútuament, ja que la seva relació augmenta la capacitat de totes dues de generar riquesa i de mantenir-se en el sistema d’activitat econòmica. La col·laboració aporta:

• Col·laboració: Incrementa la capacitat de les dues parts per crear riqueses.
• Estabilitat: Garanteix tant nivells mínims d’aprovisionament per a les empreses com nivells mínims de negoci per als proveïdors.
• Flexibilitat: Facilita la ràpida adaptació a les necessitats i les expectatives dels consumidors.

Localització i Avaluació de Proveïdors

La localització de proveïdors és el procés que es desenvolupa per identificar i situar les empreses que poden satisfer les necessitats d’aprovisionament de forma eficient.

Factors de Qualitat

Es refereixen al fet que els subministraments siguin fiables i compleixin amb les especificacions.

• Característiques tècniques: Materials en què està fabricat el producte, prestacions, resistència, etc.
• Proves i demostracions: Per observar el funcionament i el comportament de components, materials o productes.
• Certificacions de qualitat: La ISO 9001 es basa en el fet que el producte es fabrica bé des del principi, per tant, complirà els estàndards de qualitat.

Factors de Servei

• Garanties: El període i condicions de la garantia són importants per a solucionar possibles reparacions.
• Assistència postvenda: Inclou el servei tècnic del proveïdor (per avaries) o el servei d’atenció al client (per a solucionar incidències).
• Termini de lliurament: Si és massa llarg implica incrementar l’estoc. També s’avaluarà si el proveïdor el compleix.
• Capacitat de resposta: Als canvis de la demanda (Ex. Comandes extraordinàries, modificar el disseny del producte, etc.). El proveïdor ha de tenir aquesta capacitat.
• Reputació del proveïdor: Si compleix amb els seus clients tindrà bona reputació. Es poden demanar informes per conèixer la reputació del proveïdor.

2. Principis Bàsics de la Negociació amb Proveïdors

La negociació amb proveïdors ha de respondre a una estratègia empresarial.

Principis Fonamentals de la Negociació

• Cooperació: La responsabilitat de desenvolupar programes de qualitat recau en el proveïdor i el client, ja que és necessària la total compatibilitat dels seus programes.
• Independència: El proveïdor i el client han de ser independents l’un de l’altre.
• Transparència: Cada part ha de subministrar a l’altra part informació adequada.
• Negociació: Han de dur a terme un procés de negociació sobre quantitat, qualitat, preu, lliurament i forma de pagament.
• Resolució amistosa de conflictes.
• Avaluació i control: Les dues empreses han d’utilitzar el mateix sistema d’avaluació i control.
• Nivell de servei al client: El comprador ha de prestar atenció a la repercussió de les seves transaccions comercials en els seus clients.

El Procés de Negociació

Negociar és un procés de resolució d’un conflicte entre dues o més parts.

Fases Prèvies a la Negociació

1. Recopilar informació sobre el proveïdor: Conèixer-ne la capacitat de producció, les necessitats de venda, la forma de venda, la solvència financera, etc.
2. Establir els objectius que es volen assolir amb la negociació.
3. Fixar els punts clau que es negociaran, els arguments per defensar la posició pròpia, les concessions que es poden realitzar i el moment en què es pot trencar la negociació.
4. Determinar el lloc: En la majoria dels casos, serà el domicili del proveïdor, sobre el qual no es pot establir cap control. Quan sigui possible, és preferible aconseguir que la negociació es realitzi a les dependències de l’empresa, que sí que es poden controlar.
5. Establir l’estratègia que se seguirà; és a dir, la manera en què cada part conduirà la negociació per assolir els seus objectius. Pot ser:
   • Guanyar-Guanyar: Tant proveïdor com client es beneficien de l’acord.
   • Guanyar-Perdre: Cada part tracta d’aconseguir el màxim possible a costa de l’oponent.
6. Fixar les tàctiques: Poden ser de desenvolupament (concretant l’estratègia elegida) o de pressió (on es tracta d’enfortir la posició i debilitar l’oponent tant com sigui possible).

Inici de la Negociació

• Trencar el gel i establir una via de comunicació. És un període de temps breu, però de gran importància, ja que es tracta del primer contacte personal amb el proveïdor.
• Identificar la qualitat de l’oferta del proveïdor: Per fer-ho, cal preguntar al proveïdor sobre el sistema de qualitat de la seva empresa, la forma en què preveu resoldre els problemes que es puguin plantejar, la garantia dels seus productes, etc.

Regles d'Argumentació

Les argumentacions han de complir els següents criteris:

• Ser adequades al cas i significatives per als destinataris.
• Ser defensables davant de qualsevol objecció lògica.
• Estar expressades de forma precisa i clara per evitar malentesos.
• No contenir contradiccions.

Objeccions i Excuses

• Objeccions reals: Arguments que el client o el proveïdor tenen per no realitzar l’operació en les condicions que es proposen.
• Excuses: Objeccions que indiquen que l’operador no està interessat en aquest moment, però no ho vol manifestar obertament.

3. Control de Proveïdors i Sistemes de Gestió

Cal definir i implementar un sistema eficient de control de la gestió de les relacions amb els proveïdors.

Qualitat i Seguiment Proactiu

Per mantenir un sistema eficient i de qualitat proactiva, les empreses han de realitzar un seguiment continu dels seus proveïdors, tant de matèries primeres o mercaderies com de serveis. Això garanteix que les adquisicions compleixin amb els requisits exigits pel departament de compres, el departament tècnic o el que l’hagi d’utilitzar i, evidentment, per tal que satisfacin de forma òptima les necessitats dels clients.

Tasques de Seguiment de Proveïdors

• Realitzar un seguiment continu dels proveïdors de materials i serveis amb destinació al client, amb la finalitat de garantir per endavant que l’adquirit complirà amb els requisits exigits pel departament de compres.
• Actualitzar els criteris d’avaluació, selecció i reavaluació de proveïdors.
• Renovar el llistat de proveïdors avaluats.
• Comptar amb un manual de qualitat per a proveïdors, la qual cosa es coneix com a SQM (Supplier Quality Manual).

Sistemes Tecnològics de Gestió

Diversos sistemes ajuden en la gestió i el control de la cadena de subministrament:

• Sistemes de Planificació de Recursos Empresarials (ERP): Es tracta de software de gestió integrada. Aquests sistemes estan formats per un grup de mòduls connectats a una única base de dades que permeten administrar tots els processos operatius d’una empresa.
• Intercanvi Electrònic de Dades (EDI): És un sistema d’intercanvi electrònic dels documents necessaris per a les operacions comercials (comandes, albarans, factures...).
• Sistemes d’Identificació per Radiofreqüència Digital (RFID): Mètode electrònic que assigna un codi d’identificació a un producte i usa aquest codi per identificar o accedir a informació addicional sobre l’estoc (quins productes es troben al magatzem, en quines prestatgeries estan ubicats, etc.).
• Aplicacions o Sistemes de Gestió de Magatzems (SGA): Software per gestionar tota l’operativa d’un magatzem, des d’actualitzar l’estoc fins a dirigir els processos de preparació i expedició de mercaderies. Se solen coordinar amb els ERP.
• Sistema de Gestió de Comandes de Clients: És un sistema de procés integrat dins de la gestió documental i s’utilitza per les empreses per a l’entrada i el processament de comandes.
• Forecasting: Aquest procediment consisteix en la previsió i l’anàlisi de la demanda d’un producte, per a la qual cosa s’utilitzen les dades històriques de venda i estimacions de màrqueting.

Exemples d'ERP

Els ERP més utilitzats per les grans empreses són el SAP i el Microsoft Dynamics. Les pimes utilitzen el SAGE X3, el SAP Business One, l’A3 ERP i l’OPEN ERP, que és software lliure.