Guia Completa de Classificació i Arxiu de Documents per a Empreses

Classificació de Documents i Sistemes d'Ordenació

Classificar és ordenar un material seguint unes normes establertes.

Finalitats de la Classificació Documental

• Accedir a la documentació que entra i surt de l'empresa.
• Controlar la documentació que entra i surt de l'empresa.
• Complir les exigències legals de conservació d'alguns documents durant un termini determinat.

Sistemes d'Ordenació Més Utilitzats per les Empreses

• Alfabètic
• Numèric
• Alfanumèric
• Geogràfic
• Temàtic
• Cronològic

Classificació Alfabètica

Utilitza les lletres de l'alfabet com a criteri per a l'ordenació. S'usa per a expedients que contenen documentació de persones i es mantenen oberts durant un llarg període de temps (p. ex., expedients d'alumnes).

Criteris d'Ordenació Alfabètica

Se segueixen uns criteris d'ordenació que venen determinats per la paraula clau. La paraula principal es pren com a referència, guia o clau per a la classificació.

• Ordenació per noms de persones físiques.
• Ordenació per noms d'empreses.

Classificació Numèrica

Els documents s'agrupen assignant a cada document un nombre correlatiu de la sèrie de nombres naturals (p. ex., expedients).

Classificació Alfanumèrica

És la unió dels sistemes alfabètic (ordenat de la A a la Z) i numèric, que combina lletres i nombres (p. ex., AZ-125). Requereix una guia per poder realitzar les classificacions correctament.

Classificació Geogràfica

Consisteix a ordenar els expedients, primer per país, després per regió o comunitats, per població i finalment per carrers. Si són expedients referents a Espanya, l'ordre serà: comunitat autònoma, província, municipi, carrer i nombre.

Classificació Temàtica

Agrupa els continguts per temes genèrics i per subtemes específics. Un cop ordenats així, dins de les categories, els expedients s'ordenaran de forma alfabètica, numèrica o cronològica.

Classificació Cronològica

És un mètode senzill i ràpid que classifica en primer lloc per anys, després per mesos i finalment per dies.

L'Arxiu en Suport Paper

Quan els documents han estat ordenats i classificats, s'han d'arxivar.

Definicions d'Arxiu

• Conjunt ordenat de documents que una persona, societat, institució... produeix en l'exercici de les seves funcions i activitats.
• Lloc on es conserva el conjunt de documents.
• Institució encarregada de conservar els documents.