Guia Completa de Compres i Proveïdors: Estratègies i Negociació

Compres Electròniques i Gestió de Comandes

Compres electròniques: no només inclouen la compra en si, sinó també la gestió de comandes, l’ús de mercats digitals i les plataformes en línia dels proveïdors:

• Comandes electròniques: Es fan i s’aproven a través d’un programa especialitzat.
• Adquisicions electròniques: S’utilitzen per trobar nous proveïdors segons les necessitats de compra.
• Licitació electrònica: Permet publicar ofertes, rebre propostes i adjudicar contractes per internet.
• Subhastes electròniques inverses: Els proveïdors fan ofertes i guanya la més econòmica.
• Administració electrònica: Gestiona la informació de compra, accepta mercaderies i autoritza pagaments en línia.

Avantatges de les Compres Electròniques

• Proporcionen informació actualitzada sobre l’estat de les compres.
• Si un producte està a punt d’esgotar-se, es pot fer una comanda automàtica.
• Permeten als compradors revisar ofertes abans de triar un proveïdor.
• Els venedors poden veure en temps real l’estat de les seves comandes.
• Milloren la transparència, ja que tota la informació es guarda de manera digital, evitant errors i pèrdues de documents en paper.

Identificació de Necessitats en la Compra

• Abans de negociar, cal saber les necessitats pròpies i de l’altra part.
• Necessitat: És clau en l’acord. Si és imprescindible, és crítica (econòmica, psicològica, estratègica).
• Diferència: Necessitat ≠ desig (no imprescindible).

Subhastes Electròniques Inverses

Les subhastes electròniques o inverses: són negocis en línia on proveïdors competeixen per oferir el preu més baix i guanyar un contracte. A diferència d’altres negocis, no hi ha contacte directe entre client i proveïdor, ja que tot es fa per internet.

Avantatges de les Subhastes Electròniques

• Permeten trobar proveïdors d’arreu del món.
• Redueixen els costos, ja que els preus poden baixar fins a un 80%.
• Acceleració del procés de negociació, reduint el temps a la meitat.
• Generen un alt retorn de la inversió (ROI).
• Eviten favoritismes en la tria de proveïdors.
• Minimitzen errors en les ofertes.

Relacions amb els Proveïdors

• Actius: Ja treballen amb l’empresa i subministren materials/serveis necessaris.
• Potencials: Poden ser proveïdors en el futur perquè ofereixen millor qualitat, servei o preu, o encara no han estat contractats. Es pot canviar un proveïdor actiu per un potencial si cal substituir-lo, buscar alternativa o afegir nous productes.

Selecció de Proveïdors

• Procés productiu: Auditoria per assegurar que pot produir material amb la qualitat necessària.
• Anàlisi comercial: S’avalua si ofereix bones condicions comercials.
• Anàlisi financera: Es revisen dades econòmiques per garantir que és solvent.

Com Detectar Necessitats

• Verbal: To, urgència, inseguretat, insistència, interrupcions, excés d’arguments.
• No verbal: No escoltar, gestos, expressió facial/corporal.

Selecció i Homologació de Proveïdors

L’empresa analitza ofertes i fa una preselecció, es registra els proveïdors amb dades, productes i condicions (preu, pagament, etc.). La recerca mai s’atura, sempre poden aparèixer opcions millors o cal substituir un proveïdor. Es mantenen contactes (mails, trucades, fires) per:

• Conèixer nous productes/tendències.
• Comparar preus.
• Tenir alternatives si hi ha problemes amb un proveïdor actual.

Homologació de Proveïdors

Garanteix que compleixen requisits de qualitat i fiabilitat. L’empresa els avalua amb criteris, els puntua i calcula un valor final.

Objectius de l'Homologació

• Reduir riscos: Evitar proveïdors no fiables.
• Protegir imatge: No treballar amb empreses poc ètiques.
• Avaluar objectivament: Comparar proveïdors amb criteris clars.
• Assegurar qualitat: Garantir bon producte/servei.
• Clarificar expectatives: Deixar condicions clares.
• Tenir alternatives: Reacció ràpida davant imprevistos.

Criteris d'Homologació

• Solvència tècnica i econòmica.
• Preu i condicions vs altres proveïdors.
• Facilitat compra: proximitat o bona comunicació (tel, mail, reunions, Skype...).
• Atenció client i servei postvenda.
• Qualitat del producte/servei.
• RSC (Responsabilitat Social Corporativa).

Tipus d’Homologació

• Proveïdors Habituals: Renovació per proveïdors amb qui ja es treballa.
• Proveïdors Nous: Per qui vol començar a treballar amb l’empresa.
• Provisional: Permet compres de prova (-6 mesos) abans d’aprovar definitivament.
• Accessòria: Per proveïdors no essencials però útils en algun moment.

Gestió del Risc

Tot el que pot sortir malament i afectar resultats. Cal analitzar-lo i minimitzar-lo.

Tipus de Riscos

• Qualitat: El producte/servei pot no complir estàndards.
• Danys: Defectes amagats poden causar problemes/accidents.
• Falta subministrament: Si el proveïdor té problemes, pot no entregar i aturar producció.

Conseqüències dels Riscos

• Problemes empresa: Aturada si falta material o és defectuós.
• Productes perillosos: Si és inflamable/tòxic, cal mesures especials.
• Danys a tercers: Defectes greus poden causar reclamacions i afectar reputació.

Transport

Risc: Els productes es perden, pateixen danys o hi ha retards → afecta producció/vendes.

Problemes en el Transport

Negligència, accidents, contaminació, trencaments → reclamacions/pèrdues €.

Prevenció en el Transport

• Escollir transportistes fiables.
• Usar embalatges segurs.
• Contractar assegurances.
• Controlar qualitat del servei.
• Penalitzacions per retards/danys.
• Reclamar si el servei no és correcte.

Previsió de Contingències

Les empreses poden tenir imprevistos (accidents, errors informàtics) amb impacte econòmic. Es reserven € o recursos per afrontar-los, s’anomena contingències.

Pla de Contingències

Document que recull riscos + accions per minimitzar danys i mantenir l’empresa operativa.

Etapes del Pla de Contingències

Identificar factors interns (clients fidels, situació financera, productivitat, puntualitat, gestió) i externs (competència, mercat).

Valoració de Factors

• Interns → Determinar Fortaleses/Debilitats dels factors interns.
• Externs → Determinar Oportunitats/Amenaces dels factors externs.

Avaluació de Riscos

• Debilitats i Amenaces poden ser riscos.
• Cal avaluar probabilitat i cost.
• Usar matrius per valorar.

Probabilitat

• Baixa (1): Molt poc probable.
• Mitjana (2): Ha passat en altres empreses o pot passar a llarg termini.
• Alta (3): Passa sovint o pot passar a curt termini.

Gravetat

• Baixa (1): Danys petits que no afecten l’empresa.
• Mitjana (3): Afecta només 1 part de l’organització.
• Alta (5): Danys greus que poden pertorbar l’empresa.

Nivells de Risc i Accions

• Trivial: No cal fer res.
• Tolerable: Cal comprovar de tant en tant per assegurar-se que tot segueix bé.
• Moderat: Cal actuar per reduir risc i fixar dates per implementar-ho.
• Important: Cal actuar ja per reduir risc i tenir un pla d’emergència.
• Crític: S’ha d’actuar de forma urgent i constant per reduir risc, amb pla d’emergència.

Execució de Mesures Estratègiques

• Incidents greus: S’aplica pla d’emergència.
• Incidents menors: S’estableixen mesures per prevenir-los.

Revisió del Sistema

• Direcció ha de revisar-lo regularment.
• Objectiu: garantir millora contínua + mantenir qualitat total.

Negociació Comercial

Procés on 2+ persones busquen acord beneficiós. Cada negociació és diferent; cal entendre què vol cadascú per trobar solució que satisfaci tots. Es basa en comunicació + identificació d’interessos i necessitats.

Planificació de la Negociació

Etapes

• Trobar proveïdor: Saber qui és + on està, seguint estratègia d’aprovisionament.
• Obtenir informació: Capacitat producció, ubicació fàbriques, certificacions, termes pagament + temps producció.
• Comunicar compra: Empresa ha de mostrar capacitat per causar bona 1a impressió.
• Preparar negociació: Assegurar-se d’aconseguir objectius establerts.

Definició d'Objectius

• Necessitats
• Objectius
• Estil negociació
• Estratègia negociació
• Punt partida + límit ruptura

Definició d'Objectius

Abans de decidir postura, cal saber què es vol i com aconseguir-ho.

• Objectius crítics (A): Essencials, s’han d’aconseguir sí o sí.
• Objectius forts (B): Importants, però es pot cedir una mica.
• Objectius febles (C): Accessoris, no imprescindibles, es poden renunciar.

Equilibrar objectius empresa + cooperació amb venedors ajuda a identificar 5 estils de comprador.

Estils de Comprador

• Racional: Estricte amb tècniques, segueix pla, no es repensa res. Risc: rutina + poca comunicació amb proveïdors.
• Assertiu: Obert al diàleg, comunica bo/dolent, respectuós. Risc: concedir massa per evitar conflictes.
• Orientat a objectius: Lògic, demana detalls, prepara contraarguments. Risc: ser autoritari + tancat a noves opcions.
• Empàtic: Evita conflictes, valora relació humana, busca compromís. Risc: ser manipulador o qüestionar massa.
• Competitiu: Vol guanyar, aporta avantatges, valora innovació. Risc: objectius massa ambiciosos.

Estratègia de Negociació

Busca acord win-win, evitant negociar un sol punt (que faria que un guanyi i l’altre perdi).

• Solució: Ampliar variables → negociar més punts.
• Avantatge: Concessions en un tema es compensen amb millores en altres.
• Clau: Conèixer bé l’altra part i entendre necessitats per oferir intercanvis beneficiosos.

Aspectes a Tenir en Compte

• Bagatge històric i situació actual: Conèixer història i estat actual de l’altra part.
• Estil negociació: Saber si és competitiu o empàtic, i si busca relació a llarg termini.
• Variables importants: Identificar prioritats de l’altra part.
• Punts crítics: Detectar temes conflictius.
• Persones implicades: Conèixer qui negocia directament + qui influeix encara que no hi sigui.

Factor Temps i Escenari de Negociació

• El temps afecta la negociació: si una part té pressa, l’altra pot aprofitar-ho per obtenir millors condicions.
• Temps és variable clau, depèn de:
  • Data lliuraments
  • Data límit signatura documents
  • Data límit comandes
  • Data límit pagament

Procés de Negociació

• Fase preliminar: Fixar regles, bon ambient, definir objectius + funcionament.
• Fase inicial: Presentar 1a oferta, analitzar posicions, detectar punts forts/febles.
• Fase desenvolupament: Debatre, exposar objeccions, acostar postures (fase + intensa).
• Fase final: Revisar punts clau, comparar recursos/necessitats, resoldre conflictes, tancar acord.

L’Acord

El tancament pot ser fàcil o difícil segons com hagi anat la negociació. Pactar preu + condicions és clau, el departament de compres/operacions ha de conèixer bé els preus de mercat per fer una bona negociació.

3 Maneres de Negociar el Preu

• Preu prefixat: Preu tancat, només es treballa amb qui l’accepti. Assegura marge, però pot afectar relació proveïdor i qualitat si és massa baix.
• Escandall de cost: Preu segons costos detallats (matèries, mà d’obra, embalatge, transport...). Permet ajustar preu i garantir eficiència.
• Preu de mercat: Es negocia segons oferta/demanda. Si hi ha molta oferta, baixa; si n’hi ha poca, puja. Es combina amb escandall per ajustar negociació.

Plec de Condicions

Document amb normes i requisits per un contracte de serveis, explica el treball, drets i deures de les parts, i resolució de problemes.

Formes d’Adjudicar

• Tancada: Ofertes secrets fins obrir-les. Importància als aspectes tècnics.
• Oberta: Prioritat al preu. Subhasta per triar proveïdor.
• Negociació contínua.

Parts del Plec de Condicions

• Generals: Acord i normativa (ex: norma UNE 24042).
• Especificacions tècniques: Materials, equips i normes internacionals (DIN, ISO).
• Clàusules administratives: Procediment d’adjudicació. Ometre en contractes petits.

Fonts en Línia

• Cercadors genèrics: Google, Yahoo, Bing (resultats amplis).
• Cercadors verticals: Pàgines Grogues (empreses locals), Alibaba (proveïdors internacionals).
• Bases de dades: emarketservices.com, camerdata.es (segons sector).

Fonts Fora de Línia

• Premsa general: Diaris amb seccions i anuncis sectorials.
• Ràdio i TV: Programes econòmics poden ajudar.
• Publicacions especialitzades: Contactes directes amb empreses del sector.
• Informes bancaris: Ajuden a verificar fiabilitat dels proveïdors.
• Fires i exposicions: Ideal per establir contactes i conèixer el sector.
• Associacions empresarials: Proveïdors de confiança amb dades actualitzades.
• Cambres de comerç: Connexió amb proveïdors i informes econòmics.
• Bases de dades públiques: Ofereixen llistats d'empreses, però sovint desactualitzades.
• Empreses de gestió de bases de dades: Proveïdors amb informació, però sovint de pagament.

Sol·licituds d’Ofertes

Quan una empresa busca proveïdors, pot demanar informació i pressupost per diferents vies: email, trucades o visites:

• Introducció: Com s’ha trobat el proveïdor.
• Detalls del producte: Descripció del que es necessita.
• Agraïment: Cortesia pel temps dedicat.
• Interès en col·laborar: Voluntat de treballar junts.

Tipus de Proveïdors

• Infraestructura/béns: subministren materials, eines, mobles o equipament per a l’empresa.
• Operatius: venen productes o components necessaris per al funcionament diari del negoci.
• Serveis: ofereixen serveis externs com internet, energia, organització d’esdeveniments o consultoria.
• Financers: proporcionen recursos econòmics, com crèdits o finançament per a l’empresa.

Fonts per Trobar Proveïdors

• Fires, esdeveniments, xarxes (LinkedIn).
• Premsa, associacions, bases de dades.
• Online: Internet, xarxes, bases digitals.
• Offline: Visites, conferències, mitjans.

Tipus de Proveïdors

Fabricant

• Controla el procés de producció.
• Més poder de decisió i coneixement tècnic.
• Preus més baixos (sense intermediaris).

Proveïdor Intermediari (Trader)

• Compra al fabricant i revèn el producte.
• Pot ser únic distribuïdor autoritzat.
• Avantatges: millor logística o garantia.

Avantatges i Inconvenients d'Importar

Avantatges

• Costos més baixos si es fabrica fora de grans ciutats.
• Intermediari ajuda a millorar comunicació i producció.

Inconvenients

• Si no estan ben preparats, poden encarir i complicar el procés.
• Pot haver-hi problemes de comunicació i errors tècnics.

Aspectes a Tenir en Compte en la Recerca de Proveïdors

• Producte: Ha de tenir bones característiques, qualitat i algun aspecte innovador que el faci destacar.
• Preu: Ha de ser competitiu en el mercat i permetre guanyar diners.
• País: És important valorar el cost i el temps d’enviament.
• Terminis de lliurament: El transport ha de ser ràpid i fiable.
• Qualitat: El producte ha de complir les normes tècniques i legals del país on es vendrà.
• Innovació: Es busca que el proveïdor ofereixi millores en comparació amb la competència.
• Serveis addicionals: Pot incloure gestió d’enviaments i tràmits administratius.
• Capacitat de subministrament: Ha de poder proveir productes en èpoques de més i menys demanda.
• Fiabilitat: Cal assegurar-se que el proveïdor compleix els acords i, si cal, demanar referències.