Guia Completa de la Correspondència i Cartes Comercials

Comunicació Empresarial i Correspondència Comercial

L'empresa ha de relacionar-se i comunicar-se amb altres empreses privades i públiques a causa de l'activitat mercantil.

Característiques Clau de la Correspondència Comercial

La correspondència comercial té un paper fonamental en les relacions mercantils. Ha de ser:

• Fàcil de comprendre.
• Amb una exposició adequada als temes.

A l'antesignatura s'indica la raó social de l'empresa i el càrrec de la persona que signa. La signatura es reserva per a la rúbrica del responsable de la carta.

Fórmules de Salutació en Cartes Comercials

Algunes fórmules de salutació per a particulars o empresaris individuals inclouen:

• Senyors/Senyores
• Distingida senyora
• Benvolgut senyor
• Benvolguda senyora

Ús del Segell de l'Empresa en la Signatura

No s'ha de posar el segell de l'empresa sobre la signatura, perquè la taparia. S'ha de col·locar per sota o al costat.

Quan Utilitzar l'Annex en Cartes Comercials

Hem d'escriure la paraula «Annex» a la part inferior esquerra de la carta quan hi adjuntem documents.

Estils i Tipus de Cartes Comercials

Estils de Cartes Comercials

Hi ha diversos estils de cartes comercials:

Estil Modern

Caracteritzat per la senzillesa en la distribució i per la rapidesa a l'hora de mecanografiar-lo.

Estil Modern Certificat

És similar a l'estil modern, però la part del destinatari se situa a la banda dreta.

Estil Professional

Se sagnen la salutació i el començament de paràgraf de 2 a 3 cm. Aquest estil facilita la lectura de la carta.

Estil Evolucionat

Aquest estil sorgeix com a alternativa per a les relacions mercantils actuals, que pretenen simplificar el contingut de les cartes comercials tractant el tema directament.

L'estil que no utilitza la salutació ni el comiat és l'evolucionat.

Tipus de Cartes Comercials Específiques

Cartes d'Informes

• Informes personals
• Informes comercials

Cartes de Comanda

• Sol·licitud d'informació
• Carta de comanda en ferm
• Carta d'acceptació de la comanda
• Carta de comprovació de comanda

Cartes de Reclamació

• Carta de reclamació de comanda
• Carta de reclamació d'impagat

Estructura General de la Carta Comercial

Les parts principals de la carta són: inici, contingut i final.

Requisits per Sol·licitar un Informe Comercial

Per sol·licitar un informe comercial, s'ha d'escriure amb precisió, indicant els motius de la sol·licitud de la informació i fent referència a la confidencialitat de les dades que es rebran.

Requisits d'una Carta de Comanda

• S'ha de deixar clar el tipus d'informació.
• Hi ha d'haver una descripció detallada de la comanda.
• S'ha de comunicar de manera que el client no se senti ofès.

Requisits d'Acceptació de Comandes

Són cartes simples per indicar l'acceptació de la comanda. No és necessari repetir les condicions de la comanda si no hi ha hagut cap incidència. Si hi ha alguna modificació que altera la comanda, s'ha de comunicar immediatament al client.

Parts d'un Saluda

Inici del Saluda

S'ha d'indicar el càrrec de la persona que saluda, a més de la raó social de l'empresa o l'entitat.

Contingut del Saluda

S'ha d'indicar el nom del destinatari i després s'exposen els motius de l'enviament del saluda.

Final del Saluda

S'ha de posar el nom i cognoms de la persona que envia el saluda, un comiat breu i amable, i la localitat i data d'acomiadament.

Pautes per Redactar un Saluda

• Es redacta en 3a persona.
• Interlineat doble.
• Contingut breu.
• No es signa.
• No ha de figurar el segell de l'empresa.
• No s'ha d'indicar l'adreça del destinatari.

Comunicació Interna Empresarial

La comunicació de caràcter intern serveix perquè diferents departaments o seccions d'una empresa es comuniquin entre si.