Guia Completa del Procés Administratiu Empresarial

Què és el Procés Administratiu?

El procés administratiu és el conjunt de funcions i activitats que duu a terme l'administració d'una empresa, orientades a l'assoliment dels fins i objectius que s'ha fixat.

Administració: Assolir fins i objectius mitjançant quatre funcions clau

Planificació, Organització, Gestió o direcció i Control

Fases del Procés Administratiu

1. Fase Mecànica: (Què es farà? Com es farà?)

Planificació: Definir objectius i establir estratègies.

Organització: Assignar recursos i estructurar tasques.

2. Fase Dinàmica: (Presa de decisions. Com ha anat?)

Gestió o Direcció: Implementar decisions i liderar l'execució.

Control: Avaluar resultats i corregir desviacions.

La planificació consisteix en fixar uns objectius, marcar estratègies per assolir-los, definir les polítiques de l'empresa i establir criteris de decisió, sempre amb la intenció d'aconseguir els fins de l'empresa.

Etapes del Procés de Planificació

1. Anàlisi de la situació de partida:

   • Identificar debilitats i fortaleses (factors interns).
   • Analitzar amenaces i oportunitats (factors externs).
   • Es realitza mitjançant l'eina DAFO.

2. Marcar l'objectiu:

   • Definir on es vol arribar i establir alternatives per aconseguir-ho.

Anàlisi de la situació de partida, marcar l'objectiu, veure alternatives i analitzar-les, escollir alternativa i controlar.

Classificació dels Plans

• Fi o propòsit: Fins fonamentals perseguits per l'empresa.
• Objectius: Allò a què vol arribar l'empresa durant un període concret. No poden perdre de vista la finalitat de l'empresa.
• Estratègies: Accions que es duen a terme per assolir els fins i els objectius.
• Plans operatius: Són metes i accions específiques per a departaments concrets. Es realitzen a nivell de secció o operació en un horitzó temporal de curt termini. Inclouen polítiques, procediments, regles i pressuposts.

Un anàlisi DAFO és una eina que identifica Debilitats, Amenaces, Fortaleses i Oportunitats d’un projecte o empresa, per entendre millor la seva situació actual i planificar estratègies.

Funció d’Organització

Determinar la jerarquització de comandaments, les funcions de cada nivell de comandament, les relacions entre els diversos nivells organitzatius, les funcions de cada persona que forma part de l'organització i les vies de comunicació entre tots els elements.

L’organització del treball: Conjunt de normes que tenen com a finalitat coordinar tots els mitjans a disposició de l'empresa.

La divisió del treball: Consisteix en el nombre de tasques diferents en què es distribueix el treball necessari per produir un bé o servei. Aquestes tasques han de fer-les diversos treballadors especialitzats en cadascuna d'aquestes feines, amb l'objectiu de millorar l'eficiència.

L’Organització Formal

• Per funcions: Departament financer, comercial, etc.
• Per productes: Farmàcia, cosmètics, fitosanitaris.
• Per processos: Motors, planxa, pintura.
• Per zones geogràfiques: Europa, Àsia, Amèrica del Nord.

La Comunicació a l’Empresa

• Comunicació ascendent: Aquella que es produeix des de la base de la piràmide organitzativa cap a la cúpula.
• Comunicació descendent: La que permet arribar des de dalt de la piràmide cap a la base. Cal que sigui àgil i fluïda.
• Comunicació horitzontal: Aquella que circula entre els mateixos nivells jeràrquics.

Relacions: Lineals, staff i funcionals.

Models d’Estructura Organitzativa

El model lineal o jeràrquic segueix una estructura piramidal on el Consell d’Administració dirigeix la Direcció General, que al seu torn coordina els departaments de Producció (amb Direccions de Muntatge i Acabats), Finances i Comercial, cadascun amb la seva plantilla.

El model funcional es basa en la divisió del treball segons les funcions especialitzades. El Consell d'Administració coordina la Direcció General, que alhora gestiona els departaments de Fabricació, Finançament, Personal i Comercial, amb una plantilla comuna que dóna suport a totes les àrees.

El model en línia i d’assessorament combina estructura jeràrquica amb suport especialitzat, amb Direcció General i àrees de Producció, Finances i Comercial, recolzades per assessorament.

Avantatges i Inconvenients dels Models Organitzatius

• Model lineal o jeràrquic:

  • Avantatges: Simplicitat, facilitat d’entesa, rapidesa en la presa de decisions.
  • Inconvenients: Falta d’especialització dels directius, poca motivació i creativitat, excés d’autoritat.

• Model funcional:

  • Avantatges: Especialistes dins l’estructura, comunicacions sense intermediaris.
  • Inconvenients: Els especialistes poden rebre ordres de més d’un cap, possibles conflictes de convivència.

• Model en línia i d’assessorament:

  • Avantatges: Especialistes que assessoren diversos departaments, relacions de comandament mantingudes.
  • Inconvenients: Decisions lentes, conflictes en les relacions.

Funció de Gestió o Direcció

• Gestionar és coordinar les persones perquè compleixin les tasques necessàries per assolir els objectius.

Nivells de Gestió

1. Alta direcció: Dissenya plans a llarg termini.
2. Nivell intermedi: Caps de departament que executen i controlen la planificació.
3. Nivell de gestió: Directius que executen plans operatius i assignen tasques.