Guia Completa de Gestió i Formats d'Esdeveniments: Planificació i Execució

Conceptes Clau en l'Organització d'Esdeveniments

Les 5 W de l'Esdeveniment

WHAT:

Comprendre el motiu de l'esdeveniment i el format que el client vol.

WHY:

Conèixer i comprendre la raó de l'esdeveniment.

WHO:

Públic objectiu, mitjans de comunicació, equip tècnic.

WHEN:

Moment concret per celebrar l'esdeveniment.

WHERE:

Elecció del lloc, país, ciutat i la seu.

Engagement: Creant Connexions Duradores

Capacitat d'un producte de crear relacions sòlides i duradores amb els seus usuaris, generant un compromís entre marca i consumidor. Pot mesurar-se de diferents maneres: repetició de compra, visita reiterada a un lloc, analítica web.

Tipus d'Esdeveniments i Formats Innovadors

Esdeveniments Corporatius

Webinars:

Activitats formatives o cursos en línia, utilitzant l'escriptori de l'ordinador a mode de pantalla interactiva. Són petites "píndoles" formatives sobre temes molt concrets.

Speed Networking:

Format de reunió dissenyat per accelerar els contactes comercials.

Visual Thinking:

Eina que consisteix a bolcar i manipular idees a través de dibuixos simples i fàcilment reconeguts, creant connexions entre si per mitjà de mapes mentals.

Word Café:

Procés de conversa humana, càlida i significativa.

Team Building:

Conjunt d'activitats que busquen formar equips d'alt rendiment i millorar les relacions interpersonals dins d'un grup.

Campfire:

Set o vuit persones parlen assegudes en un cercle (al voltant del foc), sobre un tema, resolen un problema, comparteixen experiències.

Esdeveniments Promocionals

Flash Mob:

Acció organitzada en la qual un grup de persones es reuneixen de sobte en un lloc públic, realitzen una acció inusual i després es dispersen ràpidament.

Storytelling:

Es transmet idees i valors d'una marca a un públic mitjançant una estructura narrativa.

Esdeveniments Tematitzats:

Cercar una idea que serà l'eix central i fil conductor de tot l'esdeveniment.

Congressos i Simposis

Pecha Kucha:

S'exposa una presentació de manera senzilla i informal mitjançant 20 diapositives.

TEDx:

Esdeveniments on els ponents intervenen de forma breu sobre temes d'interès, innovació i vinculats a temes tecnològics.

Altres Tècniques i Formats

LEGO Serious Play:

Tècnica per facilitar la reflexió, la comunicació i la resolució de problemes, que poden utilitzar les empreses per als equips de treball o per a les persones en general.

Formats per a Fires

Fires Virtuals:

Digitalitzar una fira tradicional. Implementar una plataforma tecnològica on les empreses expositores tenen un estand virtual al web.

Fires Híbrides:

Combinació de les fires virtuals i tradicionals.

Planificació i Execució d'Esdeveniments

Elements d'un Briefing

• Definir els objectius
• Analitzar el públic
• Pressupost

Elements d'una Proposta

• Dades fonamentals (horari, data, lloc, seu, muntatge, sales, etc.)
• Format i ambientació (decoració, música, audiovisuals, tematització)
• Material promocional i fungible
• Pressupost
• Història i portafoli

Perfils de l'Equip i Imprescindibles

Perfils de l'Equip:

Administratiu, creatiu, executiu, executiu i directiu.

Imprescindibles:

• Organització i ordre
• Comunicació fluïda en el comitè de treball
• Assignació de responsabilitats
• Cronograma
• Comunicació amb altres departaments

Organització, Coordinació i Comunicació

Organització de l'Esdeveniment

El procés inclou: investigar, contractar i definir objectius, estudiar la proposta, negociar, acordar i contractar, i coordinar.

Coordinació i Supervisió

Tot s'ha dissenyat, planificat i organitzat de manera acurada i detallada. És el moment de coordinar i supervisar la feina de totes les persones i serveis que intervenen d'una o altra manera.

PMA (Pla de Muntatge i Acció):

Columna vertebral de l'esdeveniment. Ha de ser una informació compartida amb totes les parts involucrades en cada moment.

Comunicació en Esdeveniments

Comunicació Directa:

Es realitza quan es disposa de les dades personals de tots els convidats i assistents.

Comunicació Massiva:

Quan l'esdeveniment està obert a un públic no definit amb dades personals.