Guia completa de negociació: procés, estructura i claus per a l'èxit

Procés:

• Donar preferència a les sol·licituds de materials a les existències que siguin sota mínims.
• Comprovar si l'article s'utilitza amb regularitat o si es compra per primera vegada; si és una compra rutinària.
• Classificar els butlletins per materials similars o comprats per la mateixa època o data, o facilitats per diferents proveïdors.
• Consultar en el futur o abans de fer una comanda.
• Decidir la qualitat que deuen reunir els materials i la quantitat que cal sol·licitar.

Si en l'aprovisionament estan vinculades diverses àrees com fabricació-magatzem i vendes, cal prendre decisions sobre quina quantitat cal comprar, quan es sol·licita la comanda i a quin preu.

Estructura del document:

• Encapçalament:
• Cal posar les dades de l'empresa que emet el document i el número de comanda.
• Data, departament que sol·licita i departament que rep la comanda.
• Cos central:
• Quantitat que es demana, descripció de materials i el codi.
• Peu del document:
• Observacions i altres anotacions.
• Signatura de l'encarregat o responsable i càrrec.

1. Preparació:

• Cal fer una feina d'investigació i cerca d'informació molt estricta que ens ajudi a planificar la negociació i permeti establir estratègies i pautes per a què sigui millor.

Que cal tenir en compte:

• Recopilar informació sobre la nostra oferta.
• Definir objectius i anàlisi de resultats (òptim-acceptable-mínim) i preparar alternatives.
• Contactar amb els departaments de l'empresa als quals els interessi la negociació per informar i unificar criteris i tenir una postura comuna.
• Conèixer el nostre marge de maniobra i fins on podem arribar a cedir, tenint en compte les autoritzacions dels òrgans superiors.
• Cercar informació sobre l'empresa i el negociador i els seus plans.
• Recopilar dades sobre els competidors i els seus productes i els punts forts i febles. Comparar la nostra oferta amb la dels competidors.
• Esbrinar sobre processos similars i que podem tenir de referència.

QÜESTIONS CLAU:

• Seguretat i tenir les coses clares.
• Selectivitat i bons arguments amb actitud vigilant i tenir respostes preparades.

2. Desenvolupament:

• Hi ha un protocol inicial de presentar-se i avaluar l'entorn; després de saludar, seiem (molts cops es pot negociar per telèfon si no és gaire important); també s'aprofita un sopar o dinar per negociar.
• S'intercanvia informació entre ambdues parts i defineixen les posicions i detecció de discrepàncies o postures.
• No sabem el que durarà aquesta fase i de vegades requereix molta paciència, per què cal anar amb compte.
• Les parts es coneixen i estableixen un bon clima per trobar un grau de sintonia i facilitar la negociació.
• Cal entrar en matèria i tractar de fer cessions i concessions, mostrant estratègies i tàctiques per anar avançant i apropar postures.

• 3. Tancament:
• Quan les parts han tractat tots els temes i es dona per acabada la negociació.
• Cal assegurar-se de què no queda res obert o dubtes.
• Caldria repassar els acords presos i no és convenient començar amb noves exigències.
• Si hi ha acord amb èxit, cal tancar ja la negociació i ja es farà un anàlisi posterior.
• L'acord s'ha de fer de forma expressa (per escrit), establint tots els acords i firmant les dues parts (és convenient); si per algun cas, algun dels dos no compleix, se li pot exigir el que s'ha pactat amb la còpia que tindrà cadascú.