Guia Completa d'Ordenació i Classificació de Documents

Ordenació Alfabètica: Criteris Específics

3. Cognoms compostos amb guió: una sola paraula

Si es tracta d'un cognom compost separat per un guió, l'hem de considerar com una sola paraula per a la classificació.

Exemples:

• Rubirola-Gall Rovira, Pau
• Gomar Romero, Cíntia
• Hipòlit-Díaz Sarrià, Alfons
• Rubirola-Gali Rovira, Pau

4. Cognoms amb article o preposició

Quan el cognom va precedit d'un article o preposició, podem optar per considerar-lo com a part del cognom o tenir en compte la lletra inicial del cognom principal.

Exemples d'ordenació:

• De la Riba Galí, Helena (considerant "De la Riba" com a cognom)
• Riba Galí, Helena de la (considerant "Riba" com a cognom principal)
• Dillet Blanc, Enric de (considerant "Dillet" com a cognom principal)
• De Dillet Blanc, Enric (considerant "De Dillet" com a cognom)
• Prat Torres, Eva del (considerant "Prat" com a cognom principal)
• Del Prat Torres, Eva (considerant "Del Prat" com a cognom)

Ordenació de Noms d'Empreses i Institucions

1. Denominacions amb nom propi

Quan la denominació social inclou un nom propi, s'ha d'agafar el primer cognom com a paraula clau per a la classificació.

Exemples:

• Fill de Robert Alzina → Alzina, Fills de Robert
• Germans Deltell → Deltell, Germans
• Morató i Companyia → Morató i Companyia

2. Noms amb paraula genèrica

Si el nom o raó social té una paraula genèrica (com ara 'Papereria', 'Restaurant', 'Carnisseria'), no l'hem de tenir en compte en la classificació, ja que hi pot haver altres empreses que també la tinguin.

Exemples:

• Papereria Papercolor → Papercolor, Papereria
• Restaurant la Parra → Parra, Restaurant la
• Carnisseria Salip → Salip, Carnisseria

B. Ordenació Numèrica

Consisteix a assignar un número a cada document per classificar-los i ordenar-los posteriorment segons aquest número assignat. L'ordre pot ser ascendent o descendent. També es pot utilitzar un sistema d'arxivament alfanumèric, combinant números i lletres.

C. Ordenació Cronològica

L'element clau per a la classificació és la data del document. Se sol fer servir en combinació amb altres sistemes. Una variant d'aquest sistema és la classificació numericocronològica, que consisteix que el codi assignat a cada document està format pel número que hi correspon i la xifra de l'any.

D. Ordenació Geogràfica

Els documents s'ordenen d'acord amb els llocs. Es tracta d'un sistema compost, ja que implica classificacions successives: país, comunitat autònoma, província... Dins d'aquestes classificacions, s'ha de seguir el criteri alfabètic.

E. Ordenació Temàtica

Agrupa la documentació segons el tema a què es refereix. Després, cadascun dels grups que hàgim creat s'han d'ordenar seguint un altre criteri: alfabètic, numèric, etc.