Guia completa per a reunions eficaces

Què és una reunió?

Una reunió és el procés en el qual diverses persones, en circumstàncies determinades, es troben per tractar temes i finalitats diverses.

Motius per convocar reunions de treball:

• Solucionar problemes entre persones o grups.
• Recopilar o transmetre informació.
• Fomentar el contacte entre treballadors.
• Generar idees.

Característiques de les reunions:

• Conjunt de persones.
• Tema comú.
• Procés.
• Temps.
• Espai adequat.

Elements de les reunions:

• Subjectes: Participants.
• Objecte: Tema a tractar.
• Temps: Durada.
• Lloc: Espai físic o virtual.

Objectius i temàtica:

• Objectius: Allò que es pretén aconseguir.
• Temàtica: L'assumpte concret a tractar.

Tipus de reunions

Segons el nombre de participants:

• Petites.
• Mitjanes.
• Massives.

Segons la freqüència:

• Esporàdiques.
• De durada continuada.

Segons el contingut o temàtica:

• Reunions d'informació.
• Per a la presa de decisions.
• Reunions d'encavalcament.
• Reunions formals o informals.
• Reunions privades o públiques.

Com organitzar una reunió

Planificació:

1. Establir els objectius.
2. Valorar la conveniència de la reunió.
3. Prendre la decisió de realitzar-la o no.

Preparació:

• Concretar el programa de treball o preparar l'ordre del dia.

Execució:

• Desenvolupament de la reunió.

El coordinador:

És la persona que posa en marxa la reunió, gestiona que tot estigui a punt, acull els participants, presenta les qüestions i modera si és necessari.

Quatre aspectes essencials per al coordinador:

• Controlar el temps.
• No oblidar allò que s'ha de preguntar.
• Mantenir el fil de la conversa.
• Recapitular abans de passar al següent tema.

Resum, registre i avaluació:

Un cop conclosa la reunió, cal fer un resum, registrar els acords i avaluar en quina mesura s'ha assolit l'objectiu fixat. Aquesta fase busca deixar constància del que ha passat i valorar si s'han complert els objectius.

Recursos per a una reunió

Recursos econòmics:

• Despeses.
• Ingressos.

Recursos humans:

• Coordinador: Supervisa i organitza els equips de treball.
• Responsable: Per a cada àrea (economia, tècnica, audiovisual).
• Moderador: Obre la reunió i dona el torn de paraula.
• Secretari: Pren nota dels acords i redacta l'acta.
• Ponent: Persona especialitzada en el tema (opcional).

Activitats representatives a les reunions:

• La coordinació.
• La moderació.
• La funció de secretari.

Recursos tècnics:

• Pissarra.
• Telèfon.
• Fax.

Mitjans audiovisuals:

• Diapositives.
• Transparències.
• Vídeos.
• Ordinadors.
• Plafons informatius.
• Cintes magnetofòniques.

El lloc de reunió:

• Disposicions en cercle i en el·lipse: Faciliten la visibilitat i el diàleg.
• Disposicions en forma de rectangle: Impulsen el diàleg entre els que se situen davant per davant.
• Disposicions en forma de V i en forma d'U: Beneficien la visibilitat.

Actituds dels assistents

Agrupem les actituds en tres grans grups:

• Actitud activa: Persones que aporten coneixements i dades interessants.
• Actitud passiva: Persones que, per timidesa o inseguretat, no expressen les seves opinions.
• Actitud negativa: Persones que intenten treure profit propi sense considerar les necessitats dels altres.

Ordre del dia:

Conjunt de temes a tractar i l'espai on tindrà lloc la reunió.