Guia per a la Custòdia i Conservació de Documents

Custòdia de la documentació

La custòdia de la documentació comprèn tres aspectes fonamentals:

Conservació

(Tenir cura de la documentació i evitar-ne la pèrdua)

Aquest procés inclou les tasques següents:

• Organització de l'arxiu en actiu i passiu segons l'ús de la documentació.
• Expurgació de documents d'acord amb la legislació vigent i la normativa del centre.
• Aplicació de tècniques de conservació com ara la microfilmació o l'escaneig.
• Establiment de procediments per garantir la seguretat i confidencialitat de la informació, aplicant mesures que evitin l'alteració, pèrdua o anul·lació de dades i el tractament o accés no autoritzat.

Preservació

(Protegir la documentació d'un dany possible o probable)

Consisteix a mantenir les condicions idònies per a la seguretat dels expedients clínics i les dades que contenen, tenint en compte:

• Mesures de protecció ambiental: nivells d'humitat, ventilació i il·luminació òptims per conservar els documents en bon estat.
• Mesures estructurals: prevenció d'enderrocs, inundacions, protecció contra el foc, etc.
• Mesures de control de plagues: rosegadors, insectes, etc.
• Mesures de prevenció de robatoris.
• Plans de seguretat informàtics d'acord amb la normativa legal vigent.

Distribució i optimització d'espais i instal·lacions

• L'accés a l'arxiu ha de ser fàcil.
• L'espai ha d'estar distribuït en diferents àrees: magatzem, recepció, préstec, informació a tercers, estudi i revisió d'històries clíniques (HC), etc.
• Els recursos materials (armaris, prestatges, carros, etc.) i humans han de ser adequats i suficients per dur a terme correctament totes les activitats de l'arxiu.
• La zona que necessita més espai és la de magatzem d'HC. L'arxiu ha de preveure les necessitats actuals i futures quant a superfície, considerant el volum actual, el moviment d'HC, el gruix dels expedients, el creixement (nombre d'obertures anuals de noves HC), el mètode de classificació emprat, etc.

Qualitat del procés

• Tots els procediments d'un arxiu s'han de dur a terme seguint criteris de qualitat.
• Hi ha d'haver controls precisos i rigorosos que permetin determinar la situació real del fons documental i identificar:
  • Pèrdues.
  • Errors de localització, arxivament, duplicats i altres incidències amb les HC.
• Aquests controls es poden realitzar mitjançant la presa de mostres periòdiques.