Guia Pràctica: Documents Comercials Clau (Pressupost, Comanda, Albarà)

Documents Comercials Essencials

1. Pressupost (El fa el Venedor)

Què és?

L'oferta amb preus i condicions establertes.

Atenció

Obliga NOMÉS al venedor. El comprador NO hi està lligat fins que no accepta explícitament (dient "SÍ").

Per a l'examen

Si et pregunten qui s'obliga amb el pressupost: EL VENEDOR.

2. Comanda (La fa el Comprador)

Què és?

La comanda oficial que realitza el comprador.

Atenció

Obliga EL COMPRADOR en el moment que l'envia. El venedor només es compromet quan l'accepta formalment.

Tipus de Comanda

• En ferm: Ja hi ha acord total sobre els termes. Es formalitza amb una Nota de comanda.
• Condicional: Si inclou condicions com "Et compro si...", es tracta d'una Proposta de comanda. Si el venedor no accepta les condicions, la comanda s'anul·la.

Per a l'examen

Si et pregunten qui s'obliga amb la comanda: EL COMPRADOR.

3. Albarà (El paper de l'entrega)

Què és?

El document que funciona com a "rebut" i que prova que es va lliurar la mercaderia.

Importantíssim

La factura sola NO prova que vas rebre res. Necessites l'albarà signat per demostrar la recepció.

En rebre (Comprador)

Has de comprovar el següent:

• Que el que arriba és el que vas demanar.
• Que està en bon estat i arriba a temps.

Si tot és correcte (OK), has de signar i donar el vistiplau.

Si hi ha problemes

• Defectes VISIBLES: Reclama EN EL MOMENT de la recepció (o en un termini de 4 dies si la mercaderia estava embalada).
• Defectes OCULTS: Tens 30 DIES per reclamar des de la recepció.
• Retràs en el lliurament: Pots rebutjar el lliurament o acceptar-lo igual i reclamar els danys posteriorment.

Per a l'examen

Quin document prova el lliurament? → ALBARÀ SIGNAT. Quant temps tens per reclamar defectes ocults? → 30 DIES.

4. Transport

Document

CARTA DE PORT (Es requereixen 3 còpies: una per a qui envia, una per a qui transporta, i una per a qui rep).

S'ha de guardar com a mínim 1 ANY.

5. Arxiu i Organització

Pautes per organitzar la documentació:

• Comandes QUE TU FAS (com a comprador): Carpeta per proveïdor.
• Comandes QUE ET FAN (com a venedor): Carpeta per client o per data.
• Albarans: Junts amb la factura corresponent.

Trucs per a l'Examen

Qui s'obliga?

• Pressupost: Venedor.
• Comanda: Comprador.
• Albarà: Ningú, només PROVA el lliurament.

Terminis per reclamar

• Defectes evidents: En el moment (o 4 dies).
• Defectes ocults: 30 dies.

Document més important per provar la recepció: ALBARÀ SIGNAT (sense ell, no pots demostrar que vas rebre el que vas comprar).

Seqüència del Procés Comercial

1. Comprador demana pressupost.
2. Venedor envia pressupost (s'obliga ELL).
3. Comprador envia comanda (s'obliga ELL).
4. Venedor accepta, prepara l'enviament.
5. Comprador rep, comprova i signa l'albarà (si tot és correcte).
6. Venedor emet factura.
7. Comprador paga.
8. TOTS DOS arxiven la documentació corresponent.