Guia de Tractaments, Oficis i Documents Administratius

Tractaments Protocol·laris i Honorífics

• President de la Generalitat de Catalunya (GC), President del Parlament de Catalunya: Molt Honorable Senyor
• Conseller de la Generalitat de Catalunya (GC), President del Consell Executiu: Honorable Senyor
• Rector d'Universitat: Excel·lentíssim i Magnífic Senyor
• Secretari General: Il·lustríssim Senyor
• Alcalde, Governador: Excel·lentíssim Senyor
• Diputat, Senador: Il·lustre Senyor
• President del Govern: Excel·lència
• Cardenal: Eminentíssim i Reverendíssim
• Rector (eclesiàstic): Reverend Senyor

L'Ofici: Comunicació Oficial Escrita

L'ofici és la comunicació escrita que, en substitució de la carta, utilitzen els organismes oficials i l’Administració Pública. Pot anar dirigit a un altre organisme, a una empresa o a un particular.

Estructura i Contingut d'un Ofici (Certificació)

1. Capçalera: S'hi posa el nom de l'institut o centre.
2. Referències i Dades de Qui Firma: S'indica el nom (Exemple: Ramon, com a secretari d'aquest centre).
3. Text (Certificació):

   Certifico:

   • 1r Apartat: Que Martí és un professor d'aquest institut, de l'assignatura de Matemàtiques i que té el NIF […].
   • 2n Apartat: Que des del curs escolar XX, sense interrupció, porta a terme el servei de correcció de documents administratius d'aquesta secretaria.
4. Fórmula de Certificació: I perquè consti, a petició de la persona interessada, signo aquesta certificació, amb el vist i plau del director i amb el segell que ho acredita.
5. Data: S'ha d'indicar la data.
6. Signatures: A sota, les dues signatures del director i del secretari.

Tipus i Estructura dels Informes

Els informes són comunicacions escrites que l'empresa posa en coneixement del personal amb la intenció de donar a conèixer algun fet que, en determinats casos, no pot ser conegut de manera immediata.

Classificació dels Informes

• Informes pròpiament dits: Comuniquen fets interns.
• Informes Tècnics i Personals: Intenten comunicar les característiques fonamentals de les persones sobre les quals es fan.
• Informes Comercials: Poden tenir la finalitat de facilitar l'estudi sobre proveïdors o clients.

Elements Estructurals d'un Informe

1. Remitent.
2. Destinatari.
3. Assumpte/Afer.
4. Data (Ciutat + data, normalment a l'esquerra).
5. Cos (Desenvolupament del contingut).
6. Comiat.
7. Nom i signatura amb el departament.

L'Instància (Sol·licitud Formal)

Document utilitzat per sol·licitar formalment alguna cosa a l'Administració.

Exemple d'Estructura d'Instància

Simó Sahel, major d'edat, amb domicili […], amb DNI […], i telèfon […],

Exposició de Motius

EXPOSO:

• Que reuneixo tots els requisits per poder participar en […].
• Adjunto documentació […].

Sol·licitud

COM A CONSEQÜÈNCIA, SOL·LICITO:

• Ser admès a les proves de selecció de […], d'aquest poble.

Tancament de la Instància

Data: Poble i data.

A sota, nom i signatura del sol·licitant.