Magatzems i Aprovisionament: Funcions, Tipus i Gestió Eficient

Magatzems i Aprovisionament

Un magatzem o dipòsit és el conjunt d'articles i materials que posseeixen una organització dins l'empresa per a la seva utilització posterior en les diferents seccions o unitats de la pròpia organització.

Funcions dels Magatzems

• Sol·licitar el reabastiment dels diferents articles que sigui necessari.
• Recepció i ingrés dels materials subministrats.
• Rebuig de material que no satisfaci els requisits de la comanda.
• Condicionar, protegir i conservar els articles confiats a la seva cura.
• Evitar les pèrdues i el deteriorament del material emmagatzemat.
• Distribuir adequadament els articles als serveis o unitats que els sol·licitin.
• Establir una adequada rotació d'estocs per evitar que els articles caduquin o es tornin obsolets.
• Controlar i registrar el moviment d'articles al magatzem, realitzant revisions periòdiques i estimacions d'estoc màxims i mínims, mitjançant la valoració d'existències i la gestió d'inventaris.
• Controlar el consum d'articles per part dels diferents serveis, detectant-ne el consum anormal.
• Dissenyar i elaborar la documentació utilitzada pel magatzem.

Tipus de Magatzems

• Centrals: Gran dipòsit on es guarden grans quantitats de productes (ex: hospitals grans).
• General: Institucions mitjanes. Té abastiment per a ell, no per a ningú més.
• Petits: Material per a curt termini, acostumen a estar als caps (ex: planta).

Els magatzems sanitaris han de ser independents de la resta d'instal·lacions del centre.

Aprovisionament

L'aprovisionament és l'activitat destinada a posar a disposició d'una organització tots els productes, béns i serveis procedents de l'exterior i que són necessaris per al seu funcionament.

Tasques del Procés d'Aprovisionament

• Preveure les necessitats.
• Planificar aquestes necessitats en el temps.
• Buscar-les en el mercat.
• Adquirir-les.

Un cop que s'han decidit quines són les necessitats de comprar i en quin termini de temps es requeriran, cal buscar i trobar la millor font de subministrament per als diferents productes.

Fonts d'Informació sobre Proveïdors

Les fonts d'informació sobre proveïdors a les quals es pot recórrer són variables:

• Arxiu d'informació de compres: fitxa del proveïdor i fitxa de productes.
• Estudis de mercats.
• Informació dels proveïdors.

Institucions Grans: Sistemes de Compra

• Compres centralitzades.
• Compra descentralitzada.
• Sistema mixt.

Subministrament del Material des del Magatzem a les Unitats

• De forma programada.
• De forma urgent.

Gestió del Magatzem

És fonamental determinar quin tipus d'articles i en quina quantitat s'han d'emmagatzemar i controlar el moviment d'aquests articles per poder-los reposar abans que s'esgotin.