Manual de Planificació i Organització d'Esdeveniments Corporatius

Objectius i Tipus d'Esdeveniments

1. Objectius de l'Organització d'un Esdeveniment

• Principal: Suport als propòsits de màrqueting.
• Secundaris: Assolir objectius de comunicació, incentivar vendes, mantenir relacions amb clients, motivar i integrar treballadors, fomentar el treball en equip, entre altres.

Tipus d'Esdeveniments

Actes Empresarials

Orientats a la comunicació externa, millorar les relacions amb clients i adaptar-se a oportunitats. Exemples: Esmorzars, simposis, congressos.

Actes Socials

Organitzats per l'empresa per celebrar esdeveniments socials relacionats amb l'activitat corporativa. Exemples: Jornades de portes obertes, commemoracions, team building.

2. Celebracions Promocionals i Estratègies

Aquestes estratègies, sovint anomenades "below the line", guanyen importància per establir relacions més properes amb consumidors crítics.

10 Tipus d'Actes Promocionals Coneguts

1. Fires
2. Actes promocionals
3. Actes institucionals
4. Congressos
5. Recepcions
6. Rodes de premsa
7. Patrocinis
8. Projectes culturals
9. Actes oficials
10. Actes inaugurals

Fires com a Esdeveniments

Esdeveniment econòmic temporal amb intercanvi o promoció de productes o serveis per compensació econòmica o contracte comercial. Presenta les novetats i tendències del sector.

Objectiu de les Fires

Aconseguir clients, vendes i generar riquesa per a la zona.

Factors Importants en Fires

Logística: Lloc espaiós, magatzem, allotjament, hostaleria.

Tipus de Fires: Regionals, nacionals, internacionals, d'artesania, noves tecnologies, agricultura, automòbils, turisme.

Consideracions Clau per a Fires

• Productes o serveis
• Públic objectiu
• Planificació d'imprevistos
• Pressupost
• Ubicació
• Selecció de proveïdors
• Promoció i estratègies de comunicació
• Coneixement d'altres empreses participants
• Data i durada

Actes Promocionals Específics

Accions per promocionar l'empresa, producte o servei amb l'objectiu de donar-los publicitat i fer-los conèixer.

Exemples d'Actes Promocionals

• Entrega de bons de descompte
• Promocions i regals
• Targetes VIP i punts de fidelització
• Productes de franc
• Concursos
• Envasos promocionals

Objectiu dels Actes Promocionals

Posicionar la imatge de l'empresa al mercat i fer que els productes i serveis siguin recordats.

Consideracions Importants per a Promocions

• Objectiu específic
• Durada de la promoció
• Ubicació i públic objectiu
• Pla de comunicació i cronograma
• Preparació de documentació i objectes
• Elements audiovisuals i tecnologies
• Pressupost

3. Tipologies d'Actes Específics

Actes Institucionals

Organitzats per institucions públiques o privades.

• Exemples: Recepcions, visites, firmes de convenis.
• Tipus General: Entrevistes o reunions.
• Tipus Especial: Planificats per a esdeveniments especials.

Congressos

Reunions d'una branca empresarial per debatre temes (màxim 5 dies). L'objectiu és compartir avenços en diversos àmbits.

Pautes per a l'Organització de Congressos

• Formulari d'inscripció i difusió
• Temes interessants i serveis
• Seguretat i ubicació

Tipus de Congressos

• Científics: Actualitzar i informar al camp científic (Ex: Congrés Mèdic).
• Acadèmics: Difusió i intercanvi d'ensenyament (Ex: Congrés sobre tècniques educatives).
• Culturals: Promoure noves tendències i llançaments (Ex: Congrés d'art contemporani).
• Professionals: Centrats en àrees professionals (Ex: Congrés de Màrqueting Digital).
• Tecnològics: Destacar avenços tecnològics (Ex: Congressos de domòtica).

Recepcions

Llocs d'acollida per als assistents que juguen un rol clau en la imatge percebuda de l'esdeveniment.

Funcions i Protocol

• El comitè ha de ser comunicatiu, conèixer els convidats i les normes de protocol.
• Les funcions inclouen rebre, indicar direcció, registrar assistents, proporcionar informació i material.

Durada i Ambientació

Durada màxima de 60 minuts (fins a 90 minuts si és l'acte principal). És important l'elecció del lloc, la música i la decoració.

4. Altres Actes i Gestió de Recursos

Projectes Culturals

Aconseguir metes relacionades amb les característiques culturals d'una comunitat específica. Aquesta àrea s'anomena promoció cultural.

Actes Oficials

Organitzats per institucions públiques a diferents nivells.

• Tipus General: Nacionals, autonòmics.
• Tipus Especial: Pròpies de serveis i funcions específics.

Actes Inaugurals (Actes d'Obertura)

Objectiu: Celebrar l'inici o obertura especial. Pot ser públic o privat.

Recursos Humans i Materials

Punt clau per a l'èxit en l'organització d'esdeveniments.

Claus per a la Gestió de Recursos

• Coneixement de l'empresa i assessorament.
• Transmetre seguretat i elaborar un briefing detallat.
• Personalització i promoció.
• Atenció als detalls i valor afegit amb serveis extres.
• Mesura i anàlisi dels resultats.

5. Organització, Planificació i Logística

Organització i Responsabilitats

La direcció assigna responsabilitats a cada membre. Requereix lideratge, capacitat d'ordres i facilitació.

Fases de l'Organització

1. Planificació
2. Execució
3. Tancament
4. Avaluació

Cal mantenir la coherència amb la planificació.

Documents Essencials

• Llista d'integrants i organigrama.
• Diccionari de WBS (Work Breakdown Structure).
• Cronograma i pla de comunicació.

Organització i Planificació de Tasques

El programa d'esdeveniments descriu tot l'ocorregut.

Elements del Programa

• Informació bàsica: nom, ubicació, data, horari, durada, mapa, empresa encarregada.
• Timing detallat amb cronograma i full de ruta.
• Llista de verificació (checklist) per tasques, temps, execució i contacte.

Formats com Excel o Google Docs faciliten l'accés i les modificacions en temps real per a tots els participants.

Normativa i Permisos

Necessitat d'autorització prèvia per a esdeveniments. Consideracions legals crucials:

• Regulació de l'ús de dades personals: Crucial complir-la en esdeveniments.
• Llei de serveis de la societat de la informació i del comerç electrònic: Obligacions per a serveis en línia, fonamental en esdeveniments amb presència digital.

Espais per a Esdeveniments

Triar espais adequats segons el tipus d'acte, assistents, necessitats i pressupost.

Proveïdors de Serveis

Col·laboració amb diversos proveïdors per satisfer necessitats variades. Inclou hostaleria, reproducció d'imatge i so, disseny, traducció, transport i seguretat.

Gestió d'Accés i Seguretat

Control d'accés amb registres, targetes o braçalets. Cal elaborar plans de seguretat per a emergències i situacions crítiques.

6. Gestió de la Qualitat i Avaluació

Personal d'Assistència

Selecció crítica de personal qualificat per garantir l'èxit.

Confecció de Plecs i Avaluació d'Ofertes

Elaborar plecs de condicions clars i concisos per seleccionar proveïdors adequats.

Coordinació de Recursos i Proveïdors

Comunicació clara i constant amb proveïdors i membres de l'equip. Establir un calendari i un pla d'acció detallat.

Seguretat en l'Organització

Identificació i mitigació de riscos. Establiment de procediments d'emergència. Col·laboració amb professionals de seguretat i autoritats locals.

Eines Tecnològiques

Ús d'aplicacions informàtiques per coordinar i seguir tasques, millorant l'eficiència i la transparència.

Comunicació en Anglès

Essencial per promocionar esdeveniments de màrqueting internacionals. Implica preparar materials i interaccions en anglès.

Supervisió i Seguiment

Etapes importants per avaluar el desenvolupament i l'impacte. Inclou vigilància activa i anàlisi de dades.

Control de Participants

Essencial per avaluar l'afluència amb sistemes d'inscripció. Verificació d'identitat i acreditació.

Qualitat en Serveis

Establir un protocol de qualitat per a la planificació i execució. Control constant per millorar els serveis.

Indicadors de Qualitat

Mesures com el temps de resposta i la satisfacció dels assistents. Registre d'incidències resoltes.

Qüestionaris de Satisfacció

Recullen opinions dels assistents. Abasten àrees com la qualitat, les instal·lacions i el tracte del personal.

Avaluació dels Serveis

Inclou anàlisi de proveïdors, satisfacció dels assistents i impacte global. Identificació d'indicadors d'impacte i resultats.

Previsió d'Incidències

Identificació i planificació per a problemes com retards i emergències.

Memòria Tècnica i Econòmica

Recull de tota la informació rellevant sobre planificació, costos i èxit. Inclou feedback dels assistents i recomanacions.

Aplicacions Informàtiques de Gestió

Permeten la traçabilitat i gestió eficient de tots els aspectes de l'esdeveniment.

7. Estratègies de Comunicació en Esdeveniments

Tipus de Comunicació

• Interactiva: Bidireccional (Ex: cara a cara o videoconferència).
• Push: Enviament massiu sense assegurar l'entrega o l'interès.
• Pull: Transmetre a audiències que busquen activament la informació.

Comunicació Interna i Externa

• Interna: Vertical (entre nivells) i horitzontal (entre responsabilitats similars).
• Externa: Personalitzada, adaptada als canals i amb missatge uniforme.

Accions de Comunicació Externa

• Augmentar l'audiència i millorar la imatge.
• Estratègia de comunicació i gabinet de comunicació.
• Pla de màrqueting i perfil actiu a xarxes socials.

Endomàrqueting

Tècniques per vendre l'empresa als empleats, augmentant la motivació i la lleialtat.

Comunicació Institucional

Trasllada informació interna i externa de l'empresa, millorant la imatge. Està relacionada amb el màrqueting, la publicitat i les relacions públiques.

Les Tres Imatges

1. Desitjada
2. Real
3. Percebuda

Passos de la Comunicació Institucional

1. Investigació
2. Programació
3. Avaluació

Comunicació Social

Estudia les relacions entre els canvis socials i comunicatius. Analitza la informació en mitjans massius i les formes culturals.

Comunicació Econòmica

Estratègies per dirigir-se al sector financer. Utilitza mitjans i accions per captar inversors i professionals de finances.

8. Comunicació No Verbal i Gestió Estratègica

Comunicació No Verbal

Components

• Expressions facials, gestos, postura.
• Proximitat i accessoris.
• Hàptica (contacte amb altres persones).

Eines per a la Gestió de la Comunicació: Matriu

La Matriu de Comunicació avalua la situació comunicativa i la força amb els grups d'interès:

• L'eix horitzontal mesura l'interès (0 a màxim).
• L'eix vertical mesura la influència (0 a màxim).

Exemple Pràctic d'Aplicació

Situació: Un competidor està guanyant terreny.

Resposta: Segons el nivell d'interès i influència del grup d'interès, es decideixen accions com observar, comunicar, satisfer o col·laborar.