Organització d'esdeveniments i reunions

Definició d'esdeveniment:

Definició d'esdeveniment: són actes programats que responen a una finalitat específica, en el qual el subjecte fonamental és l'ésser humà i les seves relacions amb el medi.

Els esdeveniments responen a situacions de grup i es realitzen en espais i temps determinats. Tenen objectius pre-fixats, acuradament desenvolupats i seguits a consciència durant totes les etapes de la seva planificació.

MICE: Meetings, Incentives, Conferences, Events

Reunions: congregació de persones afins, reunides amb fins preestablerts i de característiques concretes. Diferents tipus:

• Reunions d'informació i formació: trobades obertes al públic, on els presentadors exposen novetats professionals, avanços tècnics i millores en l'eficiència. Es pot donar en: congressos, cursos, conferències, seminaris, etc.

(Col·loqui: reunió que permet debatre un assumpte, amb la participació d'un grup reduït de persones)

• Reunions de decisió i innovació: reunions empresarials de caràcter més privat, es dediquen a una finalitat d'ordre intern d'una organització. Es dona en convencions, assemblees generals, etc.

Congrés internacional:

reunió amb participants de diversos països, convocada per una organització d'àmbit internacional, que se celebra en un país sovint diferent del de la majoria d'associats presents. Té una durada mínima de 3 dies, almenys 300 participants, 5 nacionalitats diferents i un mínim de 40% d'estrangers.

On encabir un esdeveniment?

sales d'hotels, palaus, auditoris, universitats o venues.

Què és una candidatura?

concurs on s'haurà de demostrar la seva intenció per obtenir la seu d'un esdeveniment. Es treballa d'un any i mig a 2. Per presentar aquesta candidatura es realitza el Bidding Book (document que dóna resposta a les necessitats específiques del sol·licitant) i el Bidding kit (sèrie de recursos).

Clients: organització o grup amb una entitat econòmica suficient.

Generadors d'esdeveniments:

poden ser empreses o particulars que decideixen portar a terme l'esdeveniment. Faciliten la tasca i la gestió d'aquest esdeveniment, cosa que facilita la comunicació entre diferents parts i evita l'encariment dels serveis.

Un organitzador d'esdeveniments es coneix amb diferents noms:

• Convention planner
• Special event coordinator
• Meeting manager
• Meeting planner
• OPC
• OPE

Operadors professionals d'esdeveniments:

• OPC (operadors professionals de congressos)
• DMC o agències especialitzades.
• Associacions empresarials
• Patronats de turisme

City marketing:

ciutats que són seu de l'esdeveniment i es crea una estratègia de comunicació per obtenir una imatge de ciutat reconeguda i acceptada. S'utilitzen recursos com la publicitat, promoció i relacions públiques.

Convention Bureau: promotors del turisme de negocis d'una ciutat o determinada zona i normalment es configuren com programes dintre d'un consorci o patronat de turisme.

Què és un workshop?

Reunió específica del mercat turístic organitzada generalment per una Associació o Entitat de promoció turística amb la finalitat de presentar o promoure una destinació i generar contactes entre els diferents proveïdors de serveis de la zona i els distribuïdors turístics. El Buy Catalunya és el workshop més important que organitza l'agència catalana de turisme.

El OPC es desenvolupa oferint servei en:

• Secretaria tècnica: gestió de candidatura, contractació de sales, gestió d'allotjament, etc.
• Secretaria científica: contacte amb professionals, contractació de ponents, call for papers. Ponències = papers. Resum de totes les ponències = Abstracts.

(Call for papers: Quan l'elecció dels ponents és lliure, s'obre un termini (12 mesos abans) perquè les persones interessades puguin presentar els seus treballs i ponències.)

• Secretaria turística: transport de congressistes, excursions, etc.
• Secretaria d'exposició: organitza tots els mitjans tècnics i humans que requereixen l'esdeveniment.