Organització i Gestió Eficient d'Arxius Empresarials

Organització i Gestió d'Arxius

Definicions

Arxiu: Conjunt de documents útils a l'empresa. Institució responsable de la reunió, del tractament, de l'inventari, de la conservació i de la comunicació dels arxius. Edifici o part de l'edifici on són conservats i comunicats els arxius.

Ordenació de documents: Té com a objectiu el manteniment a la memòria empresarial únicament de les dades útils i necessàries i d'endreçar-les de manera que siguin fàcilment consultables o localitzables per a fer-les servir.

El programa d'ordenació de documents inclou totes les tasques relacionades amb la classificació, la custòdia i la conservació dels documents útils per a l'empresa.

Objectius del Programa d'Ordenació

1. Reduir a un nivell indispensable el volum de documents guardats.
2. Recuperar espai útil a les oficines i als locals d'arxiu per poder destinar-lo a altres finalitats.
3. Transferir la major part possible de material des de l'oficina a l'arxiu.
4. Facilitar la recerca del material arxivat.
5. Reduir la quantitat necessària d'instal·lacions per a la classificació i l'arxiu.

Responsables

Persona encarregada de l'ordenació de documents:

Assumeix la responsabilitat d'estudiar, promoure i coordinar l'adopció de criteris uniformes per a la classificació dels documents de l'empresa.

• Estudia el tipus d'aplicació, promoció i coordinació d'un sistema d'arxiu unificat.
• Reuneix estadístiques i efectua estudis.
• Dóna uniformitat a les instal·lacions.
• Estudia un pla per a la definició dels documents vitals.
• Estudia els problemes
• Promou la sensibilització i la formació de tot el personal de l'empresa.
• Efectua revisions periòdiques.

Persona encarregada dels arxius:

És responsable d'assegurar l'ordenació dels arxius generals, seguint les normes i procediments establerts a l'empresa.

Fases per a l'Ordenació dels Documents

1. Pla de classificació
2. Inventari dels documents i determinació dels períodes de conservació
3. Moviments del material de l'arxiu
4. Conservació i destrucció dels documents

1. Pla de Classificació dels Documents

1. L'ordre alfabètic
2. L'ordre numèric
3. L'ordre cronològic
4. L'ordre geogràfic
5. La classificació temàtica

2. Inventari dels Documents i Determinació dels Períodes de Conservació

Està relacionat amb la seva funció informativa. És el tractament més delicat de tot el programa d'ordenació de documents, ja que, tant si es fixa en excés com si resulta insuficient, es posa en qüestió la mateixa existència del pla d'ordenació de documents.

3. Moviments del Material de l'Arxiu

Qualsevol moviment del material de l'arxiu és responsabilitat de la persona que se n'encarrega, que ha de garantir la seva conservació física durant el període establert.

4. Conservació i Destrucció dels Documents

La perfecta conservació del material exigeix que els ambients on es guarda siguin degudament estudiats en funció dels diversos tipus de documents que calgui conservar.

Per a la destrucció del material al final del període durant el qual podia ser consultat, hi ha fonamentalment dos mètodes: L'expurgació que s'ha de fer del material un cop determinada la seva inutilitat i la definició a priori del període de conservació de cada tipus de material.

D'entre diversos sistemes de destrucció que garanteixen la reserva, en destaquem tres: les màquines d'esmicolar paper, els forns d'incineració i la maceració.

Diferents Nivells de l'Arxiu

Evitar la conservació indiscriminada de tot, evitar la destrucció del material.

L'arxiu ha d'estar distribuït en diversos nivells segons el grau d'actualitat dels documents que el componen:

• Un primer nivell correspon al lloc de treball mateix.
• El segon correspon a la direcció operativa de l'empresa i conté tots els documents.
• El tercer nivell és l'anomenat arxiu inactiu o arxiu general de l'empresa.

Organització de l'Arxiu Actiu

És aconsellable fer una primera classificació dels documents en quatre grups: acció, informació, documentació i personal i confidencial.

Dins dels 4 grups anteriors, els documents poden ser ordenats: per tema, cronològicament, alfabèticament i per tema personal i confidencial.

Una possible subdivisió és la següent: respostes en espera de notícies a l'exterior i respostes en espera per raons internes.

Organització de l'Arxiu Semiactiu

Recull els documents que els arxius actius lliuren a la direcció operativa de l'empresa per tal que tingui elements de control: posar al dia regularment les carpetes, atendre les demandes de consulta, expurgar les carpetes, per mitjà de l'arxiu inactiu, dels documents que han perdut l'actualitat.

Organització de l'Arxiu Inactiu

És l'arxiu general de l'empresa on es guarden tots els documents amb valor documental. Diversos aspectes:

1. Procedència dels materials: Es nodreix en:
   • L'arxiu actiu, que hi envia directament aquells documents que no considera oportú.
   • L'arxiu semiactiu, que hi envia la major part del material, segons les normes en vigor a cada empresa.
2. Objectius de l'arxiu inactiu:
   • El lliurament instantani dels documents demanats.
   • La tramesa ràpida de la documentació sol·licitada.
   • La conservació ordenada i en perfecte estat dels documents arxivats.
   • La destrucció dels documents obsolets.