El Procés Administratiu: Funcions Clau i Estructures

El Procés Administratiu

S’anomena procés administratiu el conjunt de funcions i d’activitats que duu a terme l’administració de l’empresa, orientades a l’assoliment dels fins i els objectius que s’ha fixat. Aquestes responsabilitats s’anomenen conjuntament funcions de l’administració o funcions administratives:

• Planificació
• Organització
• Gestió o Direcció
• Control

Nota: Mecànica: Planificació i organització / Dinàmica: Gestió/direcció i control.

Planificació

Consisteix a fixar uns objectius, marcar estratègies per assolir-los, definir les polítiques de l’empresa i establir criteris de decisió, sempre amb la intenció d’aconseguir els fins de la companyia.

Etapes de la Planificació

• Anàlisi de la situació actual
• Fixació d’objectius i alternatives
• Avaluació de pros i contres
• Control i ajustos segons desviacions

Organització

És la funció que té com a finalitat dissenyar una estructura en què quedin definides totes les tasques que ha de realitzar cada persona que compon l’empresa, així com la seva responsabilitat i autoritat.

Organització del Treball

És un conjunt de normes que tenen com a finalitat coordinar tots els mitjans a disposició de l’empresa perquè, amb els mínims costos i el mínim esforç, s’assoleixin els objectius marcats prèviament.

Models d'Organització del Treball

• Taylorisme: Millora de la productivitat eliminant temps morts.
  • Avantatge: Més salari per més rendiment.
  • Problema: Monotonia que genera descontentament.
• Fayol: Jerarquia i unitat de comandament com a pilars; centralitat en l’administració.
• Relacions Humanes: Introducció de descansos, música i cooperació.
  • Benefici: Motivació i augment sostingut de la productivitat.

La Divisió del Treball

Consisteix a distribuir tasques entre especialistes per millorar l’eficiència.

Tendència actual: Fomentar la polivalència per evitar la monotonia i fomentar la flexibilitat.

L’Organització Formal

És l’estructura intencional definida i identificada en què l’empresa situa cadascun dels seus elements en el lloc que creu més adient.

Estructures Organitzatives Formals

• Lineal o Jeràrquica: Simple, però rígid.
  • Avantatges: Claredat i rapidesa.
  • Inconvenients: Falta d’especialització i flexibilitat.
• Funcional: Especialistes gestionen funcions específiques.
  • Avantatges: Millora de l’eficiència en tasques concretes.
  • Inconvenients: Confusió per rebre ordres de diversos caps.
• Matricial: Combina funcions i projectes.
  • Avantatges: Flexibilitat i adaptabilitat.
  • Inconvenients: Complexitat i conflictes d’autoritat.

Els Organigrames

Són la representació gràfica de l’estructura de l’organització empresarial d’una manera sintètica i simplificada, i donen a conèixer les característiques principals de l’estructura.

Característiques dels Organigrames

• Diferenciar els elements que componen l’empresa.
• Diferenciar els nivells i les posicions d’autoritat.
• Ser de fàcil comprensió.
• Ser senzill: només ha de comprendre els elements indispensables.

L’Organització Informal

És el conjunt de relacions personals i socials que no estan preestablertes per la direcció de l’empresa, però que sorgeixen espontàniament quan les persones s’associen entre si.

Gestió o Direcció

Consisteix a intentar que les persones que formen l’empresa facin les tasques necessàries per assolir els objectius marcats.

El Lideratge

És la capacitat o habilitat que té una persona per influir, induir, animar o motivar d’altres a dur a terme uns objectius determinats, amb entusiasme i per voluntat pròpia.

Tipus de Lideratge

• Autoritari: Lideratge centralitzat, pren decisions sense participació.
• Democràtic: Participació dels treballadors amb supervisió del líder.
• Liberal (Laissez-faire): Mínima intervenció del líder; decisions delegades.

Teories del Lideratge

• Teoria X i Y (McGregor):
  • X: Els empleats eviten treballar i prefereixen ser dirigits.
  • Y: Els empleats busquen responsabilitats i es motiven amb la feina.
• Teoria Z (Ouchi): Cerca col·laboració i conciliació entre treballadors i empresa.

Control

Consisteix, bàsicament, a verificar que tot surti com s’havia previst en fer la planificació, tant pel que fa als objectius generals (als nivells més alts de l’organització, alta direcció) com pel que fa als subobjectius més concrets (als nivells més baixos, nivells de gestió).

Etapes del Control

• Establir estàndards
• Mesurar activitats
• Corregir desviacions

Tècniques de Control

• Auditories internes i externes
• Control pressupostari i estadístic