El Procés Administratiu: Funcions, Organització i Control

El procés administratiu

El procés administratiu executa funcions administratives que classifiquem en quatre grups: la funció de planificació, d'organització, la de gestió o direcció i la de control de les activitats dels membres de l'empresa amb el propòsit d'assolir les finalitats establertes.

Fases del procés

• Fase mecànica (planificació i organització): és la part teòrica de l'administració, en la qual s'estableix el que cal fer.
• Fase dinàmica (gestió o direcció i control): fa referència a la manera de posar en pràctica tot el que s'ha planejat i organitzat prèviament.

Funció de planificació

Consisteix a fixar uns objectius, marcar estratègies per a assolir-los, definir les polítiques de l'empresa i establir criteris de decisió. El procés segueix aquests passos:

1. Analitzar la situació de partida.
2. Marcar l'objectiu al qual es vol arribar i definir diverses alternatives per aconseguir-lo.
3. Analitzar els punts forts i febles de cadascuna.
4. Controlar i determinar les desviacions que es produeixin.

Els objectius han de ser realistes, s'han d'establir prioritats i s'han d'assolir amb el menor nombre de conseqüències imprevistes.

Classificació dels plans

• Segons abast i amplitud: Fi o propòsit, objectius, estratègies, polítiques, procediments, regles i pressupostos.
• Segons l'àmbit temporal: Plans a llarg termini i plans a curt termini.
• Segons funcionalitat: Àrea comercial, àrea de producció, àrea d'inversió i finançament i àrea de recursos humans.

Organització

Funció que té com a finalitat dissenyar una estructura on quedin definides les tasques que ha de fer cada persona de l'empresa. L'organització té l'objectiu d'ordenar el conjunt de relacions entre tasques. L'organització del treball és el conjunt de normes que tenen com a finalitat coordinar tots els mitjans a disposició de l'empresa amb mínims costos i esforç.

Escoles d'organització

• Taylorisme: Anàlisi i disseny de càrrecs i tasques, especialització de funcions i descentralització de responsabilitats.
• Fayolisme: Divisió del treball, jerarquia ben definida i unitat de comandament i direcció.
• Escola de relacions humanes (Elton Mayo): Existeixen incentius diferents als materials i als objectius de caràcter social; l'ésser humà no es pot programar com una màquina.

Divisió del treball i departaments

La divisió del treball fa referència al nombre de tasques diferents en què es distribueix el treball necessari per a produir un bé o servei. L'organització formal es defineix com l'estructura intencional on l'empresa situa cadascun dels seus elements al lloc més convenient.

Divisió en departaments:

• Per funcions (especialització).
• Per zones geogràfiques.
• Per productes (empreses que fabriquen més d'un producte).
• Per processos (fases de la cadena de producció).

Comunicació a l'empresa

• Comunicació vertical:
  • Ascendent: De baix cap amunt (de la plantilla a l'equip directiu).
  • Descendent: De l'equip directiu al personal.
• Comunicació horitzontal: S'origina entre persones que estan en un mateix nivell jeràrquic.

Models d'organització

• Relacions lineals: Enllaç entre ordres (una persona mana i l'altra obeeix).
• Relacions d'staff: Assessorament per part d'especialistes.
• Relacions funcionals: Especialistes amb autoritat sobre la seva especialitat.
• Model lineal/jeràrquic: Basat en el principi de comandament. Avantatges: simplicitat. Inconvenients: falta d'especialització, concentració d'autoritat, falta de flexibilitat i motivació.
• Model funcional: Especialistes dedicats a una tasca concreta. Avantatges: especialització. Inconvenients: els empleats poden rebre ordres de més d'un cap.
• Model staff: Permet la intervenció d'especialistes. Inconvenients: decisions lentes i possibles conflictes.
• Model matricial: Propi d'empreses industrials, hi ha doble autoritat. Avantatges: organització flexible.

Organigrames i organització informal

Els organigrames són la representació gràfica de l'estructura empresarial. Es classifiquen segons la seva forma (verticals, horitzontals, radials, divisionals) i segons la seva finalitat (informatius, d'anàlisi, generals, detallats, estructurals, de personal, funcionals).

L'organització informal és el conjunt de relacions personals i socials que sorgeixen espontàniament.

Gestió, lideratge i teories

Gestionar o dirigir implica que les persones facin les tasques necessàries per als objectius marcats. El lideratge és la capacitat de motivar i influir en les persones.

• Estils de lideratge: Autoritari, democràtic i liberal.
• Teoria X: Aversió al treball, sense ambició, prefereixen que els manin.
• Teoria Y: Volen treballar, tenen ambició i creativitat.
• Teoria Z: Reconeixement de les aportacions, conciliació d'interessos i respecte mutu.

Funció de control

Controlar és verificar que tot surti com s'havia previst. Inclou:

• Auditoria: Interna, externa, de comptes, operativa i ecoauditories.
• Control del pressupost: Control de la relació numèrica.
• Estadística: Tractament de dades històriques per treure conclusions.