Proiektuen kudeaketa, PMI eta dokumentu digitalizazioa

Proiektuen kudeaketa eta dokumentuen kontserbazioa

Dokumentuen kudeaketak dokumentu garrantzitsuak kontserbatzen laguntzen du, galtzeko edo hondatzeko arriskua murriztuz. EGIA

Enpresako langile guztiek dute ekipo arduradunak kudeatutako dokumentuetarako sarbidea, inolako hierarkia-murrizketarik gabe. GEZURRA

Erosketa-kontratuan, saltzailea eta eroslea dira inplikatutako bi alderdiak. EGIA

Ebaluazio proiektuak elementu ukigarri bat (farmakoa, softwarea, txertoa, erreminta) ekoizteaz arduratzen dira. GEZURRA

Proiektu bat planifikatzeko garaian beharrezkoa da beharrak identifikatzea, eta hauek lortzeko hurrengo galderak erantzun behar ditugu: zer, nor, noiz, nola eta norengatik (norengatik). EGIA

Organigramen motak

Existitzen diren organigrama motak hauek dira: diagrama hierarkikoa, matrize-diagrama eta testu motako formatua. EGIA

Emaitzak eta txostenak

Emaitzak egiaztatzea: beste ikerketa batzuetarako lagungarri izan daitezkeen emaitzak ateratzen dituzte. EGIA

Dibulgazio txostenak: proiektutik kanpoko publiko orokorrerako zuzenduta daude eta haien hiztegia sinplea izan behar da. GEZURRA

Proiektu baten inguruneari erreparatzerakoan bi mota daude: ingurune orokorra eta ingurune zehatza. EGIA

Nagusiaren eta liderraren kontzeptua ezin dira sinonimo erabat izan. GEZURRA

Proiektuaren jarraipen eta kontrola

Proiektu baten jarraipen eta kontrola azaldu labur.

Proiektu guztietan helburuak bete diren kontrolatu behar da. Proiektuen kontrolak ondorengo eginbeharrak ditu:

• Datu babeserako oinarrizko egitura sortu: honen bidez proiektuaren kontrol arduradunek beharrezko informazio eguneratua izango dute.
• Komunikazio kanalak sortu: nola komunikatuko gara, adibidez, proiektuan desbideratzeak badira? (telefonoz, e-mailez...)
• Kontsultak egiteko adierazleak ezarri (%).
• Proiektuaren parte hartzaileentzako formazioetarako baliabideak jarri.

Osasun proiektuak

Osasun proiektua.

Osasun-proiektuak ingurumen jakin bateko biztanleen osasun eta higieneari lotutako bizigarritasun-baldintzak asetzearekin lotuta dauden proiektuak dira.

PMIri buruz

Zer da Project Management Institute (PMI)?

Irabazi asmorik gabeko erakunde bat da, proiektu-kudeaketan espezializatutakoa, eta mundu osoko profesionalak elkartzen ditu bertan.

Proiektuaren integrazioa

Zer da proiektuaren integrazioaren kudeaketa?

Proiektuan zehar egiten diren askotariko jarduerak multzokatzeko zereginari egiten dio erreferentzia. Horrela, jarduerak identifikatu, koordinatu, konbinatu eta bateratu egiten dira, taldean banatuta.

PMIk banatzen dituen jakintza-arloak

PMIk banatzen dituen 10 jakintza arlo espezializatuak izendatu:

• Integrazioa
• Irismena
• Denbora
• Kostuak
• Kalitatea
• Giza baliabideak
• Komunikazioa
• Arriskuak
• Eskuraketak
• Interesdunak

Txosten motak eta xedeak

Proiektuaren emaitzak aurkezteko txostenak. Izendatu txosten motak eta nori zuzentzen den bakoitza:

• Txosten zientifikoa: arlo zientifikoetan espezializatutako langileei zuzenduta.
• Txosten teknikoa: proiektua finantzatzen duten erakunde publiko zein pribatuei zuzenduta.
• Zabalkunde-txostena: proiektutik kanpoko jende arruntarentzat zuzenduta.
• Txosten mixtoak: erakunde bati nahiz publikoari zuzenduta daude.

Proiektuaren garapenean eragiten duten faktoreak

Azaldu zerk eragiten duen proiektu baten garapenean.

• Proiektuaren zuzendariaren izaera: nola den zuzendaria.
• Interesdunak eta administrazioa: proiektua desberdina izango da interesdunen arabera; proiektua bideratzeko modua aldatzen da.
• Proiektu taldea: parte-hartzaileak eta langileak.

Dokumentuen digitalizazioa

Azken urteetan enpresa gehienek dokumentuak digitalizatzeari saltoa eman diote. Zeintzuk dira abantailak:

• Kostu fisikoak: papera gehiago okupatzen du. (Ohiko arazotzat)
• Kontserbazioa: errazagoa eta hobea da.
• Deszentralizazioa: formatu digitaleko dokumentuak eskuragarri daude edozein tokitatik.
• Segurtasuna: formatu digitaleko dokumentuak babestu daitezke eta eskuragarri daude.
• Segurtasuna: informazioa babesteko mekanismoak aplikatzen dira.
• Azkartasuna: beharrezko informazioa aurkitzea azkarragoa da.
• Enpresaren irudiaren itxura: enpresa modernizatua erakusten du.

Kalitate kudeaketa

Zergatik da garrantzitsua kalitatearen kudeaketa proiektuaren fase guztietan bermatzea?

Kalitatearen kudeaketa produktuaren kalitatea bermatzen duen sistema da.

Sistema hau prozesuetan oinarrituta dago, pertsona bat edo gehiagok osatutako prozesuetan banatuta.

Produktua sortzeko prozesua kalitatea ez badu bermatzen, ondorio larriak izango ditu: fase bat errepikatu beharko da edo proiektuaren baliogabetzea gerta daiteke.

Zaintza digitaleko estrategiak

Zaintza digitaleko hiru mota hauek azaldu: kontserbazioa, segurtasun kopiak, eguneraketak.

Kontserbazioa: dokumentuak gordetzea. Edukiak gordetzeari eta dokumentazioaren itxurari dagokio. Kontserbazio digitalaren arazoa da eremu digitaleko programak eta formatuak etengabe eguneratu behar direla, programa digitalak urteetan berritzen eta aldatzen direlako.

Segurtasun kopiak: informazioa duplikatzea da. Informazioa galtzen bada berreskuratzeko aukera ematen du.

Eguneraketak: euskarri batetik antzeko batera informazioa pasatzea; dokumentuaren edukia edo formatua ahalik eta aldaketa txikienekin igarotzea.

10

Proiektuaren planifikazioarekin lotutako elementu garrantzitsuak

Datak eta denborak zehaztea, baliabideak ezagutzea, aurrekontu-kostuak aztertzea eta programa onartzea eta egokitzea.

Egia

Proiektuaren helburuak, arriskuak, informazioa eta aurkitutako mugak.

Informe zientifikoa, teknikoa, dibulgaziokoa eta mistoak.

Datu-basea, komunikazio kanalak, kontsultak egiteko adierazleak adierazi, proiektuaren parte-hartzaileentzako baliabideak jarri.

Esku-hartze proiektuak, ebaluazio proiektuak, garapen teknologikoko proiektuak, ikerketa proiektuak.

Presupuestoa, Denbora, Kalitatea.

Ardura, helburuak, kalitate politika.

Proiektuaren analisia.

Irismena, Denbora, Kostua, Kalitatea eta Arriskua.

Lasswell-en eredua.

Barra anitzeko grafiko batek barra bidez adierazitako zenbait aldagai kategoriko erakusten ditu, eta bata bestearen ondoan jartzen ditu, haien arteko konparazioa errazteko.

Pull komunikazioan, informazioaren hartzaileak jarrera aktiboa hartu behar du edukiari sartzeko, Interneten gertatzen den bezala.