Seguretat, Confidencialitat i Classificació Documental

Clasificado en Formación y Orientación Laboral

Escrito el en catalán con un tamaño de 4,57 KB

Seguretat i Confidencialitat dels Arxius

Seguretat dels Arxius

Seguretat en Arxius Convencionals

La seguretat de les dades és un problema que es presenta com a conseqüència de diverses causes: deteriorament, pèrdua, avaries. Els documents que van signats amb puny i lletra s'han de guardar, a no ser que estiguin autentificats mitjançant una signatura electrònica. Per conservar en bon estat els arxius físics caldrà utilitzar el mobiliari adient amb la finalitat de preservar els documents.

Un dels problemes més grans en un sistema d'arxiu és la seguretat. Els arxius han d'estar totalment protegits de la intempèrie, la destrucció, el robatori i l'accés no autoritzat.

Seguretat dels Arxius Informàtics

La realització de còpies de seguretat diàries de tot el sistema informàtic, una tècnica que es coneix per BACK-UP (SYNC), és a dir, còpies de seguretat. És la pràctica preventiva més utilitzada avui dia.

Un bon sistema d'arxiu posa la informació a disposició dels que la necessiten i la torna inaccessible a la resta, garantint, mitjançant el control, el compliment de les jerarquies establertes per l'organització.

Confidencialitat de la Informació

La Llei Orgànica de Protecció de Dades de Caràcter Personal garanteix la confidencialitat de les dades personals. Pel que fa a la seva difusió, podem classificar la documentació en:

  • Pública: és aquella a la qual poden tenir accés totes les persones de l'empresa.
  • Restringida: és la que requereix autorització per ser entregada a les persones que la sol·liciten.
  • Confidencial: és aquella la divulgació de la qual pot causar perjudicis a l'empresa, als seus membres o a tercers. Només tenen accés a aquesta documentació les persones autoritzades.

És la direcció de l'empresa o els caps de cada departament els que s'encarreguen d'establir les mesures de seguretat i els controls d'accés a la documentació.

Codificació

És un sistema per agrupar documents en un ordre a través d'un codi. Exemples:

  • I = INSTRUCCIONS
  • M = MANUAL
  • R = REGISTRE
  • F = FORMULARI
  • NFRA = NOSTRA FACTURA (EMESA)
  • VFRA = VOSTRA FACTURA (REBUDA)
  • DV = DEPARTAMENT DE VENDES

Classificació i Ordenació Documental

L'organització de l'arxiu comporta una sèrie de tasques que s'agrupen en dues:

  1. Elaborar un quadre de classificació.
  2. Ordenar els documents.

Classificar

Significa organitzar un conjunt de documents en grups amb unes característiques comunes. Per classificar un conjunt de documents cal analitzar les característiques d'aquests i fer una recopilació de tots els documents comuns.

Per exemple: els documents del departament de RRHH d'una empresa es poden classificar en els grups següents: currículum, contracte, nòmina, etc.

Ordenar

És unir tots els documents de cada grup seguint un criteri d'organització per tal de facilitar-ne la localització. Per tenir els documents localitzats els hem d'arxivar seguint uns criteris, que s'anomenen sistemes d'ordenació. Per exemple: per arxivar contractes dels treballadors, els podem ordenar alfabèticament pel nom i, dins de constàncies, per ordre cronològic.

Ordenació Alfabètica

Són els criteris utilitzats per ordenar els documents. L'ordenació alfabètica consisteix a classificar els documents seguint la seqüència de l'alfabet, de la A a la Z, lletra a lletra, començant per la primera de cada paraula. Per això es té en compte el nom de la persona o empresa a què es refereix el document. L'ordre d'ordenació alfabètica varia si es tracta del nom d'una persona física, una empresa o una institució.

Quan els noms estan compostos per més d'una paraula s'ha d'establir quina és la paraula d'ordre, és a dir, la que prenem com a clau de referència.

Avantatges de l'Ordenació Alfabètica
  • És un dels sistemes més utilitzats.
  • És un sistema senzill d'aplicar.
  • Permet classificar tota mena de documents.
  • Es pot utilitzar juntament amb altres sistemes d'ordenació.
  • Permet localitzar els documents amb facilitat.
Nom de Persones

En l'ordenació alfabètica de les persones físiques seguim aquest criteri:

  1. Primer cognom
  2. Segon cognom
  3. Nom
  4. Població
  5. Carrer

Exemple: PUIG, IGNASI (CORONEL)

Entradas relacionadas: