Seguretat de la Informació i Arxiu: Guia Completa

Seguretat de la Informació

La seguretat de la informació comprèn el conjunt de mesures adoptades per persones i organitzacions per a preservar la confidencialitat, integritat i disponibilitat de la informació.

Aquestes mesures inclouen normes preventives, controls de seguretat i l'aplicació de tecnologies i procediments per a solucionar fallades de seguretat.

Protegir la informació és crucial, especialment la informació sensible. La seva pèrdua pot implicar conseqüències legals per a l'empresa.

La seguretat ha de garantir:

• Confidencialitat: la informació no ha de ser accessible a persones no autoritzades.
• Integritat: la informació no ha de patir modificacions no autoritzades. Realitzar còpies de seguretat regularment ajuda a garantir la integritat.
• Disponibilitat: la informació ha d'estar accessible per a les persones autoritzades quan la necessitin.

Prevenció i Pla de Seguretat

Un pla de seguretat de la informació ha d'incloure:

• Prevenció
• Reacció
• Restauració
• Investigació

Mecanismes de Seguretat

Seguretat en les Comunicacions

• Signatura digital: conjunt de regles que demostren l'autenticitat d'un missatge o document electrònic. S'utilitza en contractes i factures electròniques.
• Segellament de temps: mecanisme que certifica l'existència de dades electròniques i la data de la seva última modificació. S'utilitza amb la signatura electrònica.

Seguretat en l'Emmagatzematge

A més de les mesures per a arxius físics, la informació digital es protegeix amb:

• Tallafocs
• Antivirus
• Administració de comptes d'usuari
• Recuperació de dades

L'Arxiu

Ordenar i classificar la documentació és essencial per a l'empresa perquè:

• Permet desar, conservar i custodiar la informació.
• Facilita la localització ràpida i eficient dels documents.
• Permet complir amb les obligacions legals de conservació documental.
• Serveix de suport per a la presa de decisions.

Tipus d'Arxiu

• Actiu: documents consultats freqüentment.
• Semiactiu: documentació sense vigència actual però que no es destruirà immediatament.
• Inactiu o definitiu: documents amb valor històric o documental, consultats amb poca freqüència.

Sistemes d'Arxivament

Un sistema d'arxivament és un criteri per a ordenar la documentació.

Ordenació Alfabètica

Les dades es classifiquen seguint l'ordre alfabètic.

Noms de Persones Físiques

1. Cognoms amb la mateixa lletra inicial s'ordenen alfabèticament per la resta de la paraula.
2. Si dos cognoms coincideixen, s'ordenen pel segon cognom i, si també coincideix, pel nom.
3. Cognoms compostos separats per guió es tracten com una sola paraula.
4. En cognoms amb article o preposició, es pot considerar com a part del cognom o per la lletra inicial del cognom. Mantenir el mateix criteri.

Noms d'Empreses o Institucions

1. Si la denominació social inclou un nom propi, s'utilitza el cognom.
2. Si el nom o raó social té una paraula genèrica, no es té en compte.
3. Si el nom comercial és una sigla, es classifica pel nom general.