Pla de seguretat de la informació i arxivament: mecanismes, sistemes i suports

PREVENCIÓ I PLA DE SEGURETAT DE LA INFORMACIÓ:

El pla de seguretat de la informació ha de tenir en compte els següents punts: Prevenció, Reacció, Restauració, Investigació

MECANISMES QUE PROPORCIONEN SEGURETAT A LA INFORMACIÓ:

Seguretat en les comunicacions: Signatura digital: seguit de regles i protocols que tenen la funció de demostrar l’autenticitat d’un missatge digital o document electrònic. Garanteix l’autoria del missatge. La signatura electrònica es pot vincular a la persona o equip informàtic que envia el missatge. A l’àmbit empresarial es fa servir sobretot per: Contractes comercials electrònics. Factura electrònica. Segellament de temps.

Seguretat en l’emmagatzematge: Tallafoc. Antivirus. Administració de comptes d’usuaris. Recuperació de dades.

L’ARXIU Per l’empresa és molt important arxivar adequadament la documentació, ordenar-la i classificar-la en un lloc concret pels motius següents: Permet desar, conservar i custodiar la informació. Facilita trobar documents de seguida i amb eficiència. Permet complir les disposicions legals sobre conservació de documentació. Serveix de suport per a la presa de decisions.

Distingim 3 tipus d’arxiu en funció de la freqüència amb què es consulta la informació: Actiu: s’hi guarden documents que es consulten sovint. Semi actiu: recull documentació que no té vigència però no es destruirà de seguida. Inactiu o definitiu: per guardar documents que no són vigents, tenen valor històric o documental per l’empresa. No es consulta gaire sovint.

SISTEMES D’ARXIVAMENT És un criteri per ordenar la documentació. A.Ordenació alfabètica: les dades es classifiquen seguint l’ordre de l’alfabet. Noms de persones físiques: el primer cognom és la clau.

1. Els cognoms que tinguin la mateixa lletra inicial els hem d’ordenar alfabèticament segons la resta de la paraula.

2. Si 2 persones coincideixen en el primer cognom, les hem d’ordenar segons el segon cognom, i si també es el mateix segons el nom. 3. Si es tracta d’un cognom compost separat per un guió, hem de fer com si fos una sola paraula. 4. Quan el cognom va precedit d’un article o preposició, podem optar per considerar-lo com part del cognom o tenir en compte la lletra inicial del cognom.

Noms d’empreses o institucions. 1. Quan la denominació social inclou un nom propi, s’ha d’agafar el primer cognom com paraula clau. 2. Si el nom o raó social té una paraula genèrica, no l’hem de tenir en compte en la classificació, perquè hi pot haver altres empreses que també la tinguin.

B.ORDENACIÓ NUMÉRICA: Consisteix a assignar un número a cada document. També es pot fer servir el sistema alfanumèric, i combinar números i lletres. C.ORDENACIÓ CRONOLÒGICA: L’element clau per fer la classificació es la data del document. D.ORDENACIÓ GRÀFICA Els documents s’ordenen d’acord amb llocs. Es un sistema compost. E.ORDENACIÓ TEMÀTICA Agrupa la documentació segons el tema a què es refereix i després amb un altre criteri.

SUPORTS D’ARXIU: Un arxiu és un conjunt de documents ordenats, independentment del suport en què estiguin (paper, digital...).

A.SUPORT DE PAPER: El més comú i històric dels suports per arxivar. Té els dies comptats perquè té desavantatges: El paper es fa malbé amb humitat i canvis de temps, és inflamable, el poden atacar insectes i fongs, etc. Ocupa molt espai d’emmagatzematge i no respecta el medi ambient. Ja que es tallen arbres, es tracta fusta, consumeix electricitat per fer els fulls i es depuren els residus derivats del procés.

B.SUPORTS ELECTRÒNICS: Són els digitals, tenen grans avantatges en l’arxivament de la documentació:

Ajuden a estalviar despeses de papereria. Facilitat processos d’auditoria. Donen més seguretat en el resguard de documents. No hi ha tanta probabilitat de falsificació. Fa més àgil trobar la informació.

Desavantatges: són suports físics i s’hi poden calar foc, l’aigua, desastres físics però no tant com el de paper. Els més utilitzats són: Cinta magnètica. Disc dur. CD-ROM. DVD. Disc Blu-ray. Memòria USB. Emmagatzematge en núvol.

COM ES POT PASSAR DEL SUPORT PAPER AL SUPORT ELECTRÒNIC? Del procés que es passa la informació que hi ha en paper o altre suport a un suport electrònic es diu digitalització. Els documents així són més manejables a l’hora de consultar-ho, no ocupen tan espai no s’ha de patir pel deteriorament per manipulació. L’altre avantatge per fer aquest pas és que des d’un únic dispositiu (PC) es poden consultar documents d’imatge estàtica, audiovisuals, textuals i sonors.