Sistemes d'Arxiu: Tipus, Procediments i Avantatges

Tipus de Sistemes d'Ordenació de Documents

Ordenació Alfanumèrica

El sistema alfanumèric d'ordenació consisteix a arxivar documents combinant lletres i nombres. Aquest sistema d'ordenació combina les ordenacions vistes en apartats anteriors.

Ordenació Geogràfica

En el sistema geogràfic s'associen els documents segons la situació geogràfica, començant per països, comunitats autònomes, comarques, municipis i, finalment, domicilis. En el cas que hi coincidissin diverses dades, caldria fer servir el criteri alfabètic.

Ordenació Cronològica

El sistema cronològic d'ordenació disposa la documentació per ordre cronològic, d'acord amb una data, que es pot referir a la recepció del document, a l'entrada, a la creació, a l'emissió, al naixement d'una persona, etc.

Procediment per Arxivar la Informació

1. Revisar els documents: Observar que compleixen els requisits per ser classificats i arxivats (porten nom, adreça, un assumpte, etc.).
2. Triar els documents: Separar els útils, que es desaran o que es faran servir immediatament, dels que no tenen cap importància i que cal llençar.
3. Ordenar els documents útils: Aplicar algun dels sistemes com alfabètic, numèric, alfanumèric, geogràfic o cronològic.
4. Arxivar els documents prèviament ordenats: Col·locar-los al seu lloc (carpeta, arxivador o armari).

Equipament d'Arxiu

Els equipaments d'arxiu són tots els dispositius físics (ordinadors, armaris, etc.) que permeten tenir la informació emmagatzemada i ordenada. L'elecció és important i ha de respondre a aspectes com l'espai del qual es disposa, la freqüència d'ús dels documents, el volum del material arxivat, la manera com s'utilitza o el ritme al qual n'augmenta el volum.

Sistemes per Mantenir la Informació Arxivat

• Arxiu convencional o manual: Com arxivadors, carpetes, armaris, etc.
• Arxiu informàtic: Com equips informàtics, sistemes operatius i de gestió de la informació.

Avantatges del Sistema Modern d'Arxiu

• Ocupa menys volum i espai.
• Té una capacitat gairebé il·limitada.
• Permet un accés ràpid a la informació i també a modificar-la o corregir-la.
• Ofereix gran varietat de criteris de cerca i localització.
• Obre diversos accessos al mateix temps.
• Facilita el transport d'informació.
• És de fàcil manteniment.