Tria i interpretació de la informació per a la presa de decisions

Tria de la informació

Podem definir la tria d'informació com totes les accions que tendeixen a avaluar, discriminar i filtrar, en qualsevol moment, la informació de què disposa una empresa d'acord amb els objectius que persegueixi. Pel que fa al procés de tria, pot fer que tinguem errors en el procés de tria, o com a mínim, que desconfiem de si la informació que hem triat complirà els objectius que s'ha marcat a l'empresa. Un altre problema que ens podem trobar a l'hora de triar la informació és la saturació què pot haver de fer front l'encarregat de filtrar la informació de què es disposi, en els casos en què hi hagi massa dades per triar.

Podem enumerar un seguit de criteris generals que podem fer servir les organitzacions empresarials a l'hora de triar la informació:

• Costos de rendibilitat: cal que el procés de tria es digui a terme amb el cost més baix que es pugui per a l'empresa.
• Utilitat i interès de la informació: en el procés de filtratge ens hem de demanar quina utilitat i quin interès tindrà la informació pel personal que pugui prendre alguna decisió rellevant per l'organització.
• Fiabilitat: comporta el fet d'haver-nos d'assegurar que s'ha verificat i comprovat la informació que hem de triar.
• Temps disponible: no tindrem gaire temps per fer la tria. Com més temps hi hagi, més probabilitat hi haurà que la informació triada sigui pertinent respecte dels objectius que ens hem proposat.
• Naturalesa de la informació: el suport en què estigui recollida la informació, el grau d'accessibilitat per als usuaris final.
• Origen de la informació: un factor que podem tenir en compte o no és la procedència, l'hem de triar en contraposició que no tinguin una font tan contrastada i fiable.
• Objectivitat: la tria de la informació ha de servir de manera objectiva a la presa de decisions, hem de triar la informació que sigui rellevant per aquesta finalitat i refusa la que no necessitem.

Interpretació i presentació de la informació

Després de triar la informació l'hem d'analitzar. Definim l'anàlisi de la informació com les operacions que tendeixen a oferir la informació d'una manera diferent de la que ha estat recopilada, amb l'objectiu de fer-la servir per prendre decisions empresarials. L'anàlisi pot ser de dos tipus:

• Anàlisi formal: consisteix a recollir dades relatives a la informació triada, com l'origen, el departament de l'empresa en què s'ha generat o s'ha obtingut fons primàries o secundàries.
• Anàlisi de contingut: resideix en el fet d'estudiar i analitzar a fons la informació triada, perquè la puguin fer servir els usuaris finals.

Una vegada analitzada hem de preparar-la per presentar-la als usuaris finals. Les maneres que tenim de presentar són les següents:

• Informe: constitueix una de les maneres més habituals d'exposar la informació. Recull les dades triades i s'adreça als qui a l'empresa tenen capacitat.
• Resum o síntesi: consisteix a recollir de manera abreujada i amb frases curtes la informació original.
• Esquema: és la representació gràfica de la informació més important. Es compon d'un títol, apartats de l'esquema i de les idees més rellevants.
• Ressenya: es diferencia del resum pel fet que recull judicis de valor del qui l'elabora. Es parteix de la informació original i de la més rellevant i el qui l'elabora donà la seva opinió.
• Taula: recull un seguit de dades que es relacionen entre elles. La taula conté el títol, l'encapçalament de columnes i files, el cos i la nota de peu.
• Gràfic: és la representació d'un quadre d'informació o una taula. Les diferents varietats de gràfics són:
  • Diagrama de barres: representa un conjunt de dades en forma de barres de mida i alçada diferents.
  • Diagrama de sectors: el més utilitzat és el de formatges o pastís. Cada sector representa el percentatge de dades.
  • Gràfic de línies: expressa l'evolució d'alguna variable al llarg d'un període.

Després ens hem d'encarregar de la presa de decisions.