Fases del Control de Materiales

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Los materiales y las necesidades de Administración y Control La magnitud de la empresa moderna, exige una clara delimitación de las responsabilidades administrativas con el objetivo de asignar claramente los campos de acción de las diferentes secciones o funciones especializadas con el fin de dar un impulso a la Administración. Cuanto más complicada sea el tipo de producción con mayor detalle debe diseñarse el Sistema de Control, porque a medida que aumentan las complicaciones, éste adquiere una mayor importancia.

Importancia del estudio de la Administración de Materiales EL alto porcentaje de los materiales en el costo total de los productos; existen muchas empresas, principalmente industriales y de distribución. en las que el costo de los articulos fabricados o distribuidos se encuentran considerablemente influidos por el costo de los materiales empleados;

El alto valor (y el alto porcentaje del activo) conque aparece en los balances de empresas las cuentas "Bodega y almacenaje", Mercancías, etc., que representan el valor de los materiales en existencias en el momento de efectuar el balance;

La influencia de los materiales en el resultado económico de la empresa: existen empresas en las que su resultado económico (utilidad o pérdida

Control de Materiales Definición y Objeto El Control de los Materiales puede definirse fundamentalmente como: "El abastecimiento de la cantidad y la calidad necesaria de material dado en el momento y en el lugar en que se necesita con la menor inersión posible de dinero". Esta sección se encarga del trabajo de planear los materiales y de recibirlos, entregarlos en el almacén o bodega, llevar el registro de su movimiento y controlarlos; se ocupa también de las actividades relacionadas con la estandarización de los materiales en una empresa.

Funciones de Control

Determinar las necesidades probables de materiales;

Conseguir abastecimiento adecuado a tiempo y almacenar los materiales si fuera necesario; .

Entregar y poner en circulación los materiales a medida que se necesiten;

Registrar todas las transacciones del almacén o bodega en registros apropiados;

Suministrar los datos para contabilidad de costos y financiera relacionadas con el almacén.

Fases del Control de Materiales

Administrativo: Fundamentalmente realiza la determinación de las necesidades, la emisión de las solicitudes y la anotación en los registros, junto con los diferentes procedimientos auxiliares.

Física o de trabajo:Fundamentalmente se encarga del almacenamiento y entrega de las mercaderías y de la comprobación de las cantidades, contándolas para ajustar cualesquiera diferencia en los registros del almacén

Funciones de Control Cuanto más sea complicado el tipo de empresa, tanto más detallada será la gestión del control de materiales, pero, a medida que aumentan las complicaciones del proceso se hace más importante la necesidad de éste.

  • Determinar las necesidades probables de materiales;
  • Conseguir abastecimiento adecuado a tiempo y almacenar los materiales si fuera necesario; .
  • Entregar y poner en circulación los materiales a medida que se necesiten;
  • Registrar todas las transacciones del almacén o bodega en registros apropiados;
  • Suministrar los datos para contabilidad de costos y financiera relacionadas con el almacén.

Fases del Control de Materiales

Administrativo: Fundamentalmente realiza la determinación de las necesidades, la emisión de las solicitudes y la anotación en los registros, junto con los diferentes procedimientos auxiliares.

Física o de trabajo: Fundamentalmente se encarga del almacenamiento y entrega de las mercaderías y de la comprobación de las cantidades, contándolas para ajustar cualesquiera diferencia en los registros del almacén

 Ventajas del Control de Materiales

A. Impedir las pérdidas verificando todos los materiales a su llegada al almacén, desde el doble punto de vista de la cantidad y la calidad, y comprobar el acuerdo con todas las condiciones especificadas en los pedidos;

B. Reducir el desperdicio debido a roturas, robos, deterioros por los agentes atmosféricos, etc., y también, el desaprovechamiento de espacio por la mala colocación de los materiales almacenados;

C. Disminuir los excesos en las compras e inmovilizar menos capital en existencias en inventarios;

D. Reducir el número de variedades de artículos que se tengan innecesariamente;

E. Eliminar los retrasos en la fabricación y/o reparación suministrando los materiales pedidos en la forma y la cantidad necesarias y en el instante especificado;

F. Mantener un sistema de saldos en almacén para asegurar que se harán nuevos pedidos con la antelación exactamente necesaria, que se registrarán las salidas de materiales, se facilitará el reparto de los mismos entre las tareas en curso y se detenninarán las cantidades disponibles para las solicitudes que lleguen;

G. Proporcionar una base para llevar la contabilidad de los materiales recibidos y entregados, y averiguar y cargar los costos a los productos respectivos

Objetivos del Control de Existencias

Mantener la continuidad del abastecimiento para responder a los programas de producción y despacho establecidos;

Hacerlo con el costo mínimo compatible con la seguridad y el resultado económico de la operación.

Las variaciones que intervienen en este proceso

Costo de Mantenimiento del inventario: Representado por el interés del capital inmovilizado, el costo de almacenamiento y el control, los impuestos y seguros y los costos de obsolescencia, deterioro o pérdidas;

Costo de Agotamiento: Representado por el costo de detención de la producción la pérdida de las ventas y el costo extraordinario de las soluciones de emergencias;

Costo de Reposición:Representado por el costo administrativo de ordenar, comprar, recepcionar y pagar.

Sistema de Gestión El manejo de lo anterior requiere de la planificación, la coordinación y el control de los siguientes aspectos del proceso de abastecimiento:

Determinación de los ítemes de stock en especificación y cantidad;

Determinación de las políticas y del sistema de control de materiales a emplear (centralizado/descentralizado,manual/mecanizado, selectivo/general, subsistemas de reordenamiento. Forma de costear y cargar, codificación, subsistemas de almacenamiento y distribución. Tipos de controles e indicadores de eficiencia, etc.);

Compra o fabricación oportuna y al menor costo posible para la calidad especificada;

Control de manejo fisico de los materiales y protección de las existencias.

Niveles de Referencia Estos niveles se expresan en meses de consumo, para mantenerlos independientes de las variaciones de los consumos. Se calculan dividiendo las unidades en existencias (o lo solicitado, según sea el caso), por el pronóstico de consumo mensual.

Existencia Máxima:Es el nivel de existencia obtenido sumando la existencia mínima más la cantidad normal de reposición. No obstante. para efectos de control. convencionalmente se consídera como máxima. la cantidad mínima más dos veces la cantidad normal de reposición. para compensar el tiempo de información y de reacción ante las desviaciones. Cuando la existencia sobrepasa este nivel será necesario analizar la situación y tomar las medidas del caso. como ser: posponer entregas. reducir la cantidad normal de recepción. etc.;

Existencia Media: Es el nivel promedio entre las existencias mínimas y máximas, debiendo las existencias reales oscilar alrededor de este nivel;

Existencia Mínima: Es el nivel de existencia de seguridad calculado para responder en condiciones normales o acumulación de variaciones positivas de consumos, atrasos de entregas, errores de despacho o calidad de recepciones y otros factores que afectan la relación planificada de existencias de consumo. La existencia mínima bien determinada, da una razonable seguridad de operación en forma ininterrumpida bajo circunstancias normales, pero no puede cubrir los casos excepcionales que puedan causar el agotamiento de un Ítem

Nivel de Reordenamiento: Es el nivel de referencia que indica el momento en que debe iniciarse la tramitación de la solicitud de compra o fabricación; se detennina sumándole a la existencia mínima el plazo o tiempo de reposición. Cuando la suma de la existencia real y la cantidad de existencias por recibir alcance este nivel, debe iniciarse el estudio de una nueva solicitud.

Tiempo de Reposición Es el tiempo que se necesita en condiciones normales para el reordenarniento de los artículos. Comprende el tiempo transcurrido entre la iniciación de la solicitud de compra o fabricación y la recepción y almacenamiento de los materiales en las bodegas. Para determinar el tiempo de reposición debe efectuarse un análisis de todos sus elementos constitutivos que son: tiempo de reordenamiento. de compra. tiempo del proveedor. tiempo de respuesta de fábrica. tiempo de transporte y tiempo de internación y recepción.

Cantidad de Reposición La cantidad de reposición representa la cantidad económicamente determinada que debe ordenarse y comprarse cada vez. De acuerdo con el material y el mercado puede corresponder a diferentes cantidades de meses de consumo (normalmente tres, seis o doce meses).

Para deteminar esta cantidad deben considerarse

A. Los gastos variables de tener un artículo en existencia;

B. Los gastos administrativos y gastos generales de comprar dichos artículos;

C. La posibilidad de obtener precios unitarios más bajos comprando o fabricando cantidades mayores;

D. El peligro de obsolescencia, deterioro, etc., las limitaciones del espacio disponible en el almacén.

E. Lotes económicos de transporte o embalaje.

 

 

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