Técnicas Efectivas de Comunicación Escrita en la Empresa

Comunicación escrita y sus técnicas

Ocupa más tiempo que la oral, no hay retroalimentación inmediata y no hay seguridad de que el mensaje llegue a su destinatario. La ventaja es que se conserva materialmente.

Condiciones y técnicas:

• Claridad: Debe ser sencilla y dar lugar a una sola interpretación, para ello emplearemos verbos concretos. El contenido lo expresaremos agrupándolo en un orden temático o cronológico.
• Brevedad: Debe ser un texto conciso y debemos ponernos en lugar del receptor. El contenido que hable de una misma idea irá en un único párrafo, y si hay ideas diferentes irán en diferentes párrafos.
• Corrección gramatical: La letra debe ser correcta, entendible por el destinatario. Si se tiene mala caligrafía es conveniente escribir en mayúsculas.
• Presentación y originalidad: Evitar manchas, tachones. Realizaremos el escrito a máquina u ordenador, cuidando la calidad y formato del papel, diseño e impresión.

Formas de comunicación escrita

• Carta: Compuesta por un emisor, receptor, fecha, saludo formal, cuerpo del escrito, saludo final, firma del emisor, recibí y firma por parte del receptor.
• Circular interna: Información que da la empresa a sus trabajadores. Es información clara y concisa, lo que producirá obligación en los trabajadores. También puede expresar esa información de una forma más cordial.
• Telegramas: Los usan los mandos intermedios para comunicar informaciones u órdenes a los trabajadores que estén a su cargo.
• Correo postal: Al enviar una carta o paquete se puede certificar, así nos aseguraremos de que Correos lo lleve personalmente al domicilio indicado. También, si utilizamos acuse de recibo, sabremos el momento de la entrega y en qué circunstancias.
• Fax: Se mandará o recibirá un documento escrito inmediatamente, es económico y rápido.
• Burofax: Correos entrega el documento escrito en el domicilio del destinatario de manera urgente y bajo firma. Es un fax con acuse de recibo. Se emplea para reclamaciones, citaciones, etc.
• Instancias: Es un documento en el que se formula una petición a una entidad o persona que, por su cargo, puede conceder o denegar algo.

Partes de una instancia

• Encabezamiento: Nombre, apellidos, DNI, profesión, domicilio.
• Cuerpo: Se exponen detalladamente los motivos de la petición.
• Petición: Como consecuencia de los argumentos expuestos, se formula de manera breve y concisa lo que se solicita.
• Pie: Localidad, fecha y firma. También, en la parte inferior, se escribe en mayúsculas el cargo de la persona a la que se dirige esta instancia. Quedarse con copia sellada.

Sistemas de Información en la Empresa

Uno de los motivos de la insatisfacción laboral en el trabajador es la escasa información que este recibe sobre la empresa. Da lugar a rumores, malestar, desconfianza del personal hacia la dirección.

Redes de comunicación

Estructuras elaboradas por la empresa para hacer circular la información hasta sus trabajadores.

Tipos de redes de comunicación

• Red en cadena: Comunicación con la persona más cercana. La comunicación se interrumpe cuando alguien detiene la información.
• Red en estrella: El líder es el único que coordina con los demás. La información se centraliza.
• Red en Y: Combinación de las anteriores. Hay dos líderes que coordinan a todo el grupo. Pueden surgir conflictos entre los dos.
• Red en círculo: La comunicación circula de unos a otros sin que nadie quede excluido y sin establecer roles jerárquicos entre ellos. Ejemplo: Escuela Infantil.
• Red en varias direcciones: Todas las personas se comunican entre sí, logrando un grado determinado de satisfacción. Ejemplo: Teléfono interno de la empresa.