Administración de Empresas: Dirección, Toma de Decisiones y Planificación Estratégica

La administración de la empresa

Administración es el proceso de realizar actividades con personas y por medio de ellas de manera eficaz y eficiente. Es el conjunto de fases o actividades relacionadas entre sí secuencialmente. Se persigue el objetivo de que las personas que trabajan en la organización realicen una serie de tareas.

Distinción entre directivos y operarios

• Eficacia: consiguen los objetivos.
• Eficiencia: relación entre los resultados y el consumo de recursos necesarios para alcanzar sus resultados.
• Operarios: personas que se encargan de la ejecución de las tareas operativas de la empresa.
• Directivos: personas que planifican, organizan, dirigen y controlan las tareas que se realizan en ella.

Niveles jerárquicos y tipos de directivos

Se presentan en forma de pirámide:

• Base: operarios.
• Primer nivel: dirigir y controlar directamente el trabajo de los operarios. Supervisores o directivos de primer nivel.
• Cúspide: alta dirección, en lo más alto de la pirámide.
• Nivel medio: entre los directivos de alta dirección y los de primer nivel, tenemos directivos intermedios.

La administración de la empresa como proceso

• Planificación: establecimiento de las metas y especificar las acciones que se deben desarrollar para conseguirlas.
• Organización: determinar funciones y tareas, establecer unidades y departamentos, y la forma en que se van a comunicar.
• Dirección: lograr que todos los empleados de la empresa dirijan sus esfuerzos a la consecución de los fines organizativos.
• Control: se encarga de que todo se haga según lo previsto, de forma que cada vez se aproximen más a los objetivos de la organización.

El directivo en la empresa

Roles interpersonales

Se refieren al gran volumen de actividad que desarrollan los directivos en contacto con otras personas, tanto dentro como fuera de la organización. Roles de cabeza visible, líder y enlace.

• Cabeza visible: directivo como representación de la empresa. Actos protocolarios y profesionales en representación de la empresa como convenciones, conferencias y charlas, recepciones oficiales, etc.
• Líder: estimular y motivar a los empleados que están a su cargo.
• Enlace: establecer una red amplia de contactos, tanto internos como externos.

Roles informativos

Recogida y transmisión de información y de datos.

• Monitor: buscan información fiable, disponible en el momento adecuado, organizada y pertinente (dentro/fuera).
• Difusor: encargado de transmitir información dentro de la organización (dentro).
• Portavoz: el directivo es el interlocutor y el experto en las relaciones dentro del sector (fuera).

Roles decisionales

• Emprendedor: el directivo busca oportunidades para la empresa.
• Gestor de anomalías: análisis y solución de problemas. Si no puede dar la solución por sí mismo, remite el problema a la parte de la empresa que lo pueda resolver.
• Asignador de recursos: asignación de los recursos disponibles a distintas actividades, unidades o puestos.
• Negociador: tiene capacidad para llegar a compromisos en nombre de la empresa.

Cualidades

• Iniciativa: anticiparse a los problemas y buscar soluciones.
• Competitividad positiva: buscar la competitividad fuera de la empresa y la cooperación dentro.
• Ética profesional: el directivo tiene que dar ejemplo a sus subordinados y compañeros.
• Multifuncionalidad: un directivo debe ser capaz de realizar diferentes funciones dentro de su ámbito de trabajo.
• Dotes de comunicación: el directivo debe ser un buen comunicador, el enlace entre el entorno externo e interno de la empresa.
• Trabajo en equipo: integrarse en sus grupos y, muchas veces, la labor de animarlos y liderarlos.
• Orientación al cliente: conseguir clientes y retenerlos.

Toma de decisiones

Proceso

• Identificación del problema.
• Desarrollo de las alternativas: desplegar y enumerar todas las alternativas. Factores más relativos para tomar decisiones.
• Identificación de los criterios.
• Ponderación de los criterios: dar un valor a cada uno de sus valores, asignando pesos distintos a cada criterio según su importancia.
• Evaluación de las alternativas: pros o contras.
• Selección de la alternativa.
• Implantación de la alternativa: poner en práctica la acción para resolver el problema.
• Evaluación de la decisión: hemos acertado o nos hemos equivocado, repitiendo el proceso.

Racionalidad

La toma de decisiones debe ser racional. El problema ha sido identificado de forma clara y precisa, tienen los objetivos claros, etc. Se han barajado todas las opciones, se conocen todas las opiniones, las preferencias son claras y constantes, y no existe límite de tiempo ni de información.

Racionalidad limitada: capacidad limitada de procesar información. Se tiende a mezclar problemas y soluciones. La mayor parte de las tomas de decisiones se dan bajo la racionalidad limitada. Contamos con un tiempo determinado, los directivos tienen una capacidad limitada para procesar la información y se pueden mezclar problemas y soluciones. Se resuelven problemas de manera intuitiva.

Tipos

• Bien estructurados: son directos, rutinarios y la información para la toma de decisiones es fácil de conseguir.
• Mal estructurados: solucionar los problemas bien estructurados: decisiones programadas, son repetitivas, rutinarias, para las que existe un método definido para enfrentarlas y tomarlas. Existe una forma estandarizada de resolver el problema. Los problemas mal estructurados son resueltos mediante decisiones no programadas. Las decisiones no programadas son únicas y no suelen haberse llevado a cabo con anterioridad. No existe una solución o decisión instantánea y ya probada con éxito. El decisor debe ser creativo, desplegar alternativas al problema y dar una solución novedosa.
• Decisiones secuenciales: grupo de decisiones que dependen unas de otras en el tiempo (las decisiones que se toman en un momento afectan a las que se produzcan después, y estas se toman una vez ejecutadas las anteriores). Dependen de circunstancias ajenas a la voluntad del decisor.

Particularidades

Consecuencias: intangibles, no almacenables y dependientes de la persona que lo presta. Atención al cliente y la calidad. Imagen que proyectan los directivos. Punto de referencia y de imitación por parte de los subordinados, como la imagen que dan al cliente de la empresa que representan. Flujos de comunicación. Atención especial a la eficacia.

Gestión de empresas

Se trata más de una actitud y de una forma de hacer las cosas por parte de los directivos, que de una técnica o herramienta concreta.

Visión a largo plazo

La estrategia va más allá de los problemas del día a día. El futuro es lo más importante para la competitividad de la empresa turística para enfrentarse a la estacionalidad y a las decisiones de compra de los turistas.

Visión global

Todo lo que se desarrolle en un departamento tiene que venir de la alta dirección. Se superan las visiones parciales de la empresa turística entre distintas unidades, distintos departamentos o distintos grupos de empleados.

Visión de sistema abierto

La estrategia se encarga de las posibilidades que tiene la empresa turística para adaptarse a su entorno y enfrentarse a él.

Visión competitiva

Las empresas buscan tener una ventaja, es decir, situarse por delante de los rivales.

Visión sociopolítica

Las empresas trabajan con personas y sus relaciones son importantes.

Elementos

• El ámbito o campo de actividad (delimitación): se trata de especificar cuáles son los negocios. El negocio viene definido por la gama de productos y servicios que ofrece la empresa. El producto también tiene dos componentes: la necesidad del cliente y la tecnología en la que se basa.
• Las capacidades distintivas: recursos y habilidades.
• Las ventajas competitivas.

Estrategia y competitividad

La estrategia se relaciona directamente con la competitividad. El entorno de las empresas turísticas está caracterizado por el proceso de globalización, mayor grado de incertidumbre y la importancia de la competitividad para el éxito y supervivencia de la empresa. Existen 3 tipos de factores:

• Factores macroeconómicos: tipos de cambio, tipos de interés, políticas económicas y monetarias, condiciones del mercado de trabajo, entorno medioambiental, etc.
• Factores sectoriales: los resultados de una empresa también dependen del sector en el que se encuentre.
• Factores intraempresariales: la organización de la empresa, recursos materiales y humanos, acceso a la información y posicionamientos estratégicos y tácticos.

Planificación estratégica y niveles

Niveles

• Estrategia corporativa o estrategia global: se ocupa de marcar las grandes metas del conjunto de la organización a largo plazo y de tomar decisiones sobre en qué negocios debe trabajar la empresa.
• Nivel de negocio: se realiza un análisis estratégico para cada negocio. Se toman decisiones sobre qué productos o servicios prestar, etc.
• Funcional: marca las líneas estratégicas para cada función concreta.

Proceso

• Identificación de la misión: se trata de definir el propósito, la meta última de la organización.
• Definir los objetivos: a largo plazo, a medio plazo y a corto plazo.
• Realizar el análisis estratégico: análisis DAFO.
• Elección de la estrategia: la empresa debe realizar acciones y tomar decisiones sobre el camino más adecuado para alcanzar sus metas más importantes a largo plazo.
• Implantación de la estrategia: la estrategia debe ser puesta en práctica a través de un conjunto de actividades y acciones recogidas en planes y programas con distintos plazos temporales.
• Control: se comprueba que los objetivos se están cumpliendo realmente, deben comprobarse las diferencias entre lo diseñado y lo realizado, y prever medidas correctoras.